/ Artikel Leitfaden für eine papierlose Buchhaltungsfirma

Nach Kara Rayburn, Global Manager, Portfolio Marketing & Web

Machen Sie Ihre Buchhaltungsfirma mit diesen Tipps papierlos.

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Balance sheets, income statements, cash flow statements, administrative paperwork — accounting firms use a lot of documents. But they don’t necessarily have to be printed.

Businesses across all industries are opting for smarter, paper-free solutions, and the accounting industry, in particular, has a lot to gain from going paperless. Learn why and how to create paper-free accounting processes with our guide to paperless accounting firms.

Why Accounting Firms Should Go Paperless

Sustainability
The most obvious reason for going paperless in any business is sustainability, and this hits especially close to home for accounting, which prints the third largest amount of any industry (following the legal and medical industries). A study by PrintAudit found that each employee at an accounting firm prints an average of 35.5 pages per day.

Based on that average, an accounting firm with five employees would take less than three months to print 10,000 pages — the equivalent of a small tree. Imagine how many trees a larger accounting firm could go through in the same amount of time.

Expenses
Printing less means saving money, and no small amount of it: One report estimates that the accounting industry wastes £11 million (or $14.35 million) through inefficient printing every year.

Accounting firms can recuperate a great deal of that amount by going paperless. The Environmental Protection Agency reports that paper-free offices save $80 per employee annually on costs related to printer and copy paper, toner and ink, postage, and file storage. These costs quickly add up for accounting firms with many employees.

Efficiency
Working with physical records takes an unnecessarily large amount of time: printing, filing, and later searching for documents — not to mention repeating this process whenever a document needs to be updated. This entire process can be reduced to a few mouse clicks with paperless accounting solutions.

According to accountant Gregg Bossen, scanning takes less time than filing for bookkeeping, but “[t]he real-time savings come later when a vendor calls and asks about a bill. It takes much longer to get up from a desk and go rifling through files to find the paper copy of a bill than to simply click on it.”

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Space
Document storage could make up as much as 25% of your accounting firm’s office space. In addition to being a large overhead cost, this storage could prevent your firm from expanding or overly clutter the office. Some accounting firms end up having to lease off-site storage space, further adding to costs.

Going paperless, on the other hand, may even allow your firm to move into a smaller office space by eliminating those bulky file cabinets.

Access
Storing documents in the cloud give you instant access to the information you need from anywhere, allowing for flexibility that isn’t possible with paper-based firms.

For example, one of eFileCabinet’s accounting clients travels a lot for work and didn’t enjoy lugging all of their paperwork around. “Checking multiple bags for all of their paperwork was exhausting and expensive,” they remarked. “Paperless systems helped me to lose that ball and chain because I carried my entire office right on my laptop.”

The same flexibility helps if you’re at an off-site meeting and found you’ve forgotten a file you need to reference. Rather than delaying your meeting or having someone fax you the file, you can simply log in and pull up the file on your laptop.

Image
Going paperless can improve your accounting firm’s image in multiple ways. On the most basic level, doing so will free your office of clutter, which can create an unfavorable impression on clients and other visitors.

However, your accounting firm’s brand image is equally important. Going paperless signals to your current and prospective clients that your firm is a sustainably minded, forward-thinking, and technologically advanced business.

Security
Documents stored on the cloud are much safer than their physical counterparts, both from incidents such as storms or fires and from theft. Digital documents are protected using multiple security solutions, encrypted, and restricted to trusted users who have been granted access. As one accountant put it,

“Before, anyone with keys could access any paperwork from any client, whether it was needed for their job or not. But with my document management system, I can set user permissions that restrict who has access to what without sacrificing on efficiency. That means I can view everything my clients send me, while my secretary can access the contact information she needs to do her job correctly.”

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Wie Sie Ihre Buchhaltungsfirma papierlos machen

Erkennen Sie die Möglichkeiten
Überprüfen Sie Ihre verschiedenen Geschäftsprozesse und überlegen Sie, welche am meisten Papier verbrauchen, welche Probleme verursachen können, wenn sie aufgehalten werden, und welche leicht digitalisiert werden könnten. Die besten Ansatzmöglichkeiten für die digitale Transformation sind diejenigen, die große Mengen an Papier verbrauchen und weniger Hindernisse darstellen. Auch wenn Ihr Unternehmen letztendlich plant, alles zu digitalisieren, sollten Sie hier beginnen.

Zum Beispiel sind papierlose Abrechnungen und Rechnungen einfach einzurichten und sie ermöglichen es Ihnen, den wiederkehrenden Papierverbrauch zu eliminieren.

Führen Sie neue Prozesse ein
Es werden neue Prozesse erforderlich sein, die sowohl den Umgang mit Papierdokumenten vorschreiben als auch die unnötige Erstellung von Papierdokumenten verhindern.

Ihr Plan sollte damit beginnen, wo Sie Ihre Dateien speichern (eine Cloud-basierte Datenspeicherlösung oder eine Dateiserver-Datenablage ist ideal) und wie Sie sie organisieren, einschließlich der Benennungs- und Ablagekonventionen. Richten Sie dann Benutzer ein und gewähren Sie ihnen die entsprechenden Sicherheitsberechtigungen. Möglicherweise möchten Sie auch den Passwortschutz für Dateien aktivieren, die sensible Kunden-Daten enthalten.

Erstellen Sie Best Practices für die Zusammenarbeit und Versionierung, um sicherzustellen, dass jeder immer auf die richtige Datei verweist.

Um zu verhindern, dass Ihre Mitarbeiter in Zukunft Papierdokumente erstellen, implementieren Sie Prozesse wie elektronische Unterschriften, papierlose Spesenabrechnungen sowie papierlose Finanzausweise und Berichte. Je mehr Sie die Verwendung von Papier von vornherein vermeiden können, desto weniger müssen Sie später einscannen.

Investieren Sie in die richtigen Werkzeuge
Ihre Prozesse funktionieren nicht ohne die richtigen Werkzeuge, die sie unterstützen. Überlegen Sie also schon bei der Planung, was Sie benötigen.

Ein effektives Dokumentenmanagementsystem ist für eine papierlose Buchhaltung unerlässlich und dient als digitaler Knotenpunkt für alle Ihre Dokumente. Dokumentenmanagementsysteme erleichtern die Organisation von Dokumenten, indem sie Dateien beim Laden indizieren. Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems für Ihre Buchhaltungsfirma sollten Sie auf Funktionen wie Index und Suche, optische Zeichenerkennung (OCR) und E-Mail-Verwaltung Wert legen, damit Sie Dokumente unabhängig vom Dateiformat kategorisieren können.

Sie sollten sich auch für einen hochwertigen Scanner entscheiden, sowohl für den vorhandenen Papierkram in Ihrem Büro als auch für die (hoffentlich geringere) Menge an Papier, die in Zukunft anfallen wird.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Scanners die spezifischen Anforderungen Ihrer Buchhaltungsfirma. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eher klein ist und nicht mehr als 10.000 Seiten pro Tag und 60 Seiten pro Minute scannen möchte, könnte der Kodak i2900 Scanner eine geeignete Wahl sein. Der Kodak i3450 Scanner wäre jedoch eher für größere Buchhaltungsunternehmen geeignet, die bis zu 30.000 Seiten pro Tag und 90 Seiten pro Minute benötigen.

Unabhängig davon, für welchen Scanner Sie sich entscheiden, sollten Sie ihn so einstellen, dass er Ihre Dateien automatisch in Ihrem Dokumentenmanagementsystem oder an einem gemeinsam genutzten Datenspeicherort speichert, um Ihren Mitarbeitern Zeit zu sparen.

Schließlich können Sie mit Aktenvernichtern physische Kopien, die Ihre Firma nicht mehr benötigt, entsorgen und gleichzeitig die Vertraulichkeit Ihrer Kunden sicherstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein System erstellen, um alle Archive zu organisieren, die Sie vorrätig halten müssen.

Hierzu: Wie Sie den besten Scanner für Ihr Büro auswählen

Sicherheit stärken
Um die Vorteile der erhöhten Sicherheit, die der Cloud-Speicher bietet, nutzen zu können, müssen Sie die richtigen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen. Zusätzlich zur Partnerschaft mit einem vertrauenswürdigen Cloud-Anbieter, der über bestehende IT-Richtlinien und eine entsprechende Infrastruktur verfügt, wird Ihre Buchhaltungsfirma eine Implementierung wünschen für:

  • Zugriffsberechtigungen und -beschränkungen: Ihr Dokumentenmanagementsystem sollte es Ihnen ermöglichen, den Zugriff auf Dokumente auf Ordner- oder sogar Dateiebene oder nach Team oder Rolle einzuschränken, so dass Sie sicherstellen können, dass nur diejenigen, die eine Datei sehen müssen, darauf zugreifen können.
  • Sichere Portale: Senden Sie niemals sensible Informationen per E-Mail. Verwenden Sie stattdessen ein sicheres Portal, das die Informationen während des gesamten Austauschs verschlüsselt.
  • Multifaktor-Authentifizierung: Phishing-Betrügereien können dazu führen, dass sowohl Mitarbeiter als auch Kunden ihre Passwörter preisgeben. Die Multifaktor-Authentifizierung verhindert unbefugten Zugriff, indem sie eine zusätzliche Überprüfung erfordert, bevor der Zugriff auf das System gewährt wird.

Compliance sicherstellen und Risiken eliminieren
Compliance ist für jede Buchhaltungsfirma ein Anliegen, aber einige Maßnahmen können Ihrer Firma helfen, die Vorschriften einzuhalten und Risiken zu reduzieren:

  • Datensicherung: Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Daten, um einen Verlust im Falle eines versehentlichen Löschens von Dokumenten, eines Systemausfalls oder was auch immer sonst passieren könnte, zu verhindern. Wenn Sie Ihre Daten sichern, können Sie verlorene Dateien schnell wiederherstellen.
  • Prüfpfade: Behalten Sie den Überblick, wer was mit einer Datei gemacht hat, indem Sie ein Dokumentenmanagementsystem wählen, das die Historie jedes Dokuments verfolgt. Prüfpfade ermöglichen die Nachvollziehbarkeit für den Fall, dass etwas schief geht.
  • Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien: Buchhaltungsfirmen sollten Dokumente nur so lange aufbewahren, wie sie nützlich sind oder bis sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllt haben - eine unsachgemäße Aufbewahrung von Akten könnte zu Klagen und Haftungsansprüchen führen. Berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Richtlinien zur Dateiaufbewahrung:
    • Staatliche Vorschriften: Die von den staatlichen Wirtschaftsprüfkammern erlassenen Vorschriften variieren von Staat zu Staat.
    • Vertragliche Anforderungen und Vorschriften: Ihre Firma muss möglicherweise spezielle Aufbewahrungsrichtlinien einhalten, wenn Sie mit staatlich regulierten oder finanzierten Kunden arbeiten.
    • Regeln der Offenlegung und Verjährung: Ihre Dokumente oder Ihr Staat können spezielle Regeln für die Offenlegung oder Verjährungsfristen erfordern. Die Beratung durch einen Anwalt ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Firma nichts übersieht.

Informieren und schulen Sie Ihre Angestellten
Anstatt nur zu verkünden, dass die Firma papierlos wird, erklären Sie, warum Sie das tun. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter mit ins Boot holen und in die Veränderung mit einbeziehen, erhöht sich die Akzeptanzrate.

Als Nächstes schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den von Ihnen festgelegten Prozessen, einschließlich der Benennungs- und Ablagekonventionen, der Dokumentenannahme, der Rückablage und der Navigation in Ihrem Dokumentenmanagementsystem.

Vielleicht möchten Sie sogar ihren Input einholen, während Sie die neuen Prozesse noch gestalten - schließlich werden sie diejenigen sein, die sie ausführen.

Papiergewohnheiten einschränken
Egal, wie sehr Sie sich bemühen, alte Gewohnheiten lassen sich nur schwer ablegen. Zum Beispiel kann das Drucken eines Finanzberichts eher eine automatische Reaktion sein als eine bewusste Entscheidung.

Um sie von den Papiergewohnheiten abzubringen, machen Sie es den Mitarbeitern Ihrer Firma so unangenehm wie möglich, Papier zu verwenden, z. B. durch:

  • Deaktivieren von Druckfunktionen an Bürocomputern
  • Bereitstellung von zwei Monitoren, um den Mitarbeitern mehr Platz für die Überprüfung von Dokumenten zu geben
  • Abschaffung von Kopierern, Faxgeräten und Faxdruckern
  • Registrierung für papierlose Abrechnungen

Nach einer Weile werden papierlose Buchhaltungsprozesse zur neuen Gewohnheit, und Sie sind auf dem besten Weg zu einer papierlosen Buchhaltung.

Informieren Sie Ihre Kunden
Sobald Sie Ihre Buchhaltungsfirma auf den papierlosen Weg gebracht haben, sollten Sie Ihre Kunden darüber informieren - sowohl um sie darüber zu informieren, wie sich diese Änderung auf sie auswirkt, als auch als PR-Gelegenheit. Erklären Sie, warum Ihre Firma diese Änderung vornimmt und was die Kunden erwarten können, und gehen Sie auf eventuelle Sicherheitsbedenken ein.

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