/ Artikel Leitfaden zur Effizienz im Home Office

Nach Kara Rayburn, Global Manager, Portfolio Marketing & Web

Steigern Sie Ihre Effizienz, indem Sie diese Schlüsselelemente in Ihr Heimbüro integrieren.

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Früher war die Fernarbeit ein Privileg, das bestimmten Rollen innerhalb bestimmter Branchen vorbehalten war, aber heutzutage ist sie viel häufiger geworden: Etwa 50 % der US-Bevölkerung arbeitet zumindest zeitweise von zu Hause aus.

Während verschiedene Faktoren zu diesem Trend beitragen, wie z.B. die Digitalisierung und die steigenden Immobilienkosten, bevorzugen viele Arbeitgeber die Fernarbeit wegen der dadurch ermöglichten Effizienzsteigerung. In einer von ConnectSolutions durchgeführten Umfrage gaben 30 % der Teilnehmer an, dass sie bei Fernarbeit mehr in kürzerer Zeit erreichen, und 24 % gaben an, dass sie in der gleichen Zeit mehr erreichen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihr eigenes Unternehmen besitzen oder bei einem Unternehmen angestellt sind, das Remote-Arbeit bevorzugt, erhöht die Telearbeit die Effizienz, da sie Ablenkungen wie spontane Besprechungen, Wasserkühler-Gespräche und laute Mitarbeiter eliminiert. Wie aus dem Namen ersichtlich ist, entfällt durch Fernarbeit auch das Pendeln, so dass die Zeit, die man im Verkehr sitzt und Parkplätze findet, der eigentlichen Arbeit zugute kommt.

Bei all ihrem Potenzial zur Effizienzsteigerung stellt die Arbeit von zu Hause aus jedoch auch einzigartige Herausforderungen dar. Ich habe fast drei Jahre lang in Vollzeit von zu Hause aus gearbeitet und habe festgestellt, dass die Nutzung dieses Potenzials voraussetzt, dass man den Herausforderungen mit einem bewusst gestalteten Home-Office begegnet.

Die Herausforderungen der Heimarbeit

Obwohl die Arbeit von zu Hause aus gewisse Ablenkungen beseitigt, öffnet sie auch die Tür zu neuen Ablenkungen. Diese können in Form von Hausarbeiten, die erledigt werden müssen, Haustieren, Kindern, die an ihren schulfreien Tagen zu Hause sind, und Versuchungen, nicht arbeitsbezogene Dinge zu tun, auftreten. Oftmals fühlen sich Heimarbeiter weniger unter Druck, einen aufgeräumten Arbeitsbereich zu Hause zu halten, und dieser Mangel an Organisation kann auch eine Ablenkung sein.

Die häusliche Umgebung selbst kann eine Herausforderung sein, wenn sie nicht zum Arbeiten geeignet ist. Während Bürogebäude in der Regel so konzipiert sind, dass sie die Produktivität steigern, beispielsweise durch eine angemessene Beleuchtung und ausreichend Platz, ist dies bei Ihnen zu Hause wahrscheinlich nicht der Fall. Wenn Ihr Home-Office-Bereich in eine überfüllte Ecke oder in einen dunklen Keller verbannt wird, kann Ihre Produktivität darunter leiden.

Und schließlich könnte Ihre Effizienz durch langsames Equipment oder ungeeignete Möbel beeinträchtigt werden, wenn Ihr Arbeitgeber keine qualitativ hochwertigen Ressourcen bereitstellt.

Wesentliche Elemente für die Home-Office-Effizienz

Designierter Arbeitsbereich

Das erste und wichtigste Element eines effizienten Home-Office ist ein ausgewiesener Arbeitsbereich. Profi-Tipp: Wenn Sie Kinder haben, sorgen Sie dafür, dass Ihr Bereich eine Tür hat! Wenn Ihr Büro Teil eines größeren Bereichs in Ihrer Wohnung ist, wie zum Beispiel das Wohnzimmer oder die Küche, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Sie abgelenkt werden.

Wenn Sie nicht einen ganzen Raum für Ihre Arbeit zur Verfügung haben, versuchen Sie, mit Bücherregalen, Trennwänden und Ähnlichem visuelle Grenzen zwischen Ihrem Arbeits- und Wohnbereich zu schaffen. Je weniger nicht arbeitsbezogene Dinge in Ihrer Blickrichtung liegen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie abgelenkt werden.

Natürliches Licht

Wählen Sie einen Bereich für Ihr Home Office, das natürlichen Lichteinfall hat. Wenn Sie Ihren Schreibtisch vor ein Fenster stellen, haben Sie sowohl eine schöne Aussicht als auch eine höhere Produktivität. Hier ist die Ansicht aus meinem Büro, die bei den langen Gesprächen hilft.Alaris Home Office Natural Light

Studien haben die vielen gesundheitlichen Vorteile natürlichen Lichts aufgezeigt. Beispielsweise trägt das im natürlichen Licht vorhandene blaue Licht zur Pupillenverengung bei und erhöht die Sehschärfe Ihrer Augen. Mit anderen Worten: Natürliches Licht steigert Ihre Lesefähigkeit und Produktivität.

Natürliches Licht löst auch Reaktionen des endokrinen Systems aus, die notwendig sind, um Ihr Immunsystem, Ihre Stimmung und Ihren Schlaf zu steuern. Genügend natürliches Licht könnte Ihre geistige Klarheit und Ihr Sehvermögen verbessern und Kopfschmerzen und Migräne verringern.

Wenn Ihr Heimbüro keinen Zugang zu natürlicher Beleuchtung hat, ist es die nächstbeste Option, Ihre derzeitigen Glühbirnen durch Vollspektrumlampen zu ersetzen. Obwohl sie kein Ersatz für natürliches Licht sind, weisen Vollspektrumleuchten die gleiche ausgeglichene Temperatur auf und bieten Ihnen somit einige der gleichen Vorteile. Das gestochen scharfe weiße Licht, das sie abgeben, ist perfekt für Aktivitäten, die eine Sehschärfe erfordern, wie zum Beispiel Lesen.

High-Speed-Internet

Das Internet soll Ihre Arbeit beschleunigen — nicht verlangsamen. Wenn Sie mit einer schlechten Internetverbindung arbeiten, leidet wahrscheinlich Ihre Effizienz.

Die Uhr bleibt nicht stehen, wenn Sie darauf warten, dass Seiten geladen, Dateien übertragen und Anhänge heruntergeladen werden. Tatsächlich ergab eine Studie aus dem Jahr 2013, dass Arbeitnehmer jedes Jahr etwa eine Woche Wartezeit an langsamen Computern verschwenden.

Schlechte Verbindungen bremsen Sie nicht nur aus, sondern lenken Ihre Aufmerksamkeit auch von Ihrer Arbeit ab und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Sie von anderen Dingen abgelenkt werden. Eine langsame Internetverbindung kann auch unglaublich frustrierend sein — tatsächlich ist dies die Hauptursache für Frust der Arbeitnehmer in Australien — und dies eignet sich nicht für eine starke Arbeitsleistung.

Anstatt sich mit langsamem Internet zu begnügen, sollten Sie die verschiedenen Optionen Ihres Internetanbieters prüfen und entscheiden, welche für Ihr Heimbüro am besten geeignet ist.

Netzwerk-Router

Sie benötigen einen Netzwerkrouter, wenn Sie oder Ihre Familie zu Hause mehr als einen Laptop oder Computer benutzen. Die Wahl des Routers wird noch wichtiger, wenn Familienmitglieder Geräte wie Mobiltelefone, Tablets oder Smart TVs verwenden, während Sie von Ihrem Heimbüro aus arbeiten.

Um sicherzustellen, dass Ihr Netzwerkrouter Ihre WLAN-Konnektivitätsanforderungen erfüllen kann, müssen Sie die Art der von Ihnen verwendeten Geräte sowie die Größe des Bereichs, der abgedeckt werden muss, berücksichtigen. Sie werden zwar einen Router wählen wollen, der Ihre Effizienz optimiert, aber Sie benötigen möglicherweise nicht die höchstmögliche Leistung und sollten nur für die Funktionen bezahlen, die Sie benötigen.

Wenn Sie bereits einen Router besitzen, aber das Signal in Ihrem Heimbüro nicht stark genug ist, sollten Sie sich nach einem WLAN-Repeater umsehen. Es wird das schwache Signal auffangen, verstärken und wieder aussenden. Ansonsten haben Sie viele hochwertige Router zur Auswahl. Denken Sie einfach daran, dass Sie nicht alles daran setzen müssen, Ihr Netzwerk zu optimieren und effizient zu bleiben.

Stehschreibtisch

Sie müssen sich für einen Schreibtisch entscheiden, der in Ihren Büroraum zu Hause passt, und natürlich wollen Sie ihn übersichtlich und organisiert halten, um effizient zu bleiben. Aber um die Effizienz wirklich zu steigern, ist ein Stehschreibtisch das Mittel der Wahl. Ich habe eine Mitarbeiterin, die auf einem Laufband läuft, während sie telefoniert - sie legt viele Kilometer pro Tag zurück!

Wenn Sie kein Laufband wollen, werden Stehschreibtische schon lange als gesunde Alternative zum ganztägigen Sitzen propagiert, aber die Befreiung von einem sitzenden Lebensstil ist nicht der einzige Vorteil, den sie bieten. Eine Studie der Universität Leicester aus dem Jahr 2018 ergab, dass 43 % der Teilnehmer, die anfingen, Stehschreibtische anstelle normalen Schreibtischen zu benutzen, nach einem Jahr eine Leistungssteigerung feststellen konnten, und 52 % fühlten sich stärker mit ihrer Arbeit verbunden.

Eine von der School of Public Health am Texas AM Health Science Center geleitete Studie ergab ebenso ermutigende Ergebnisse: 46 % der Call-Center-Mitarbeiter waren produktiver, wenn sie Stehschreibtische benutzten.

Diese Produktivitätserhöhungen sind wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass das Stehen die Blutzirkulation anregt, mehr Nährstoffe und Sauerstoff an das Gehirn schickt und die Neurogenese (die Bildung neuer Gehirnzellen) fördert. Es hat sich auch gezeigt, dass das Stehen die Konzentration erhöht: 71 % der Mitarbeiter gaben an, dass sie sich nach einer Reduzierung der täglichen Sitzzeit um nur eine Stunde mental besser konzentrieren können.

Wenn es an der Zeit ist, einen Stehschreibtisch zu wählen, reichen Ihre Möglichkeiten von den einfacheren (und kostengünstigeren) bis zu den komplexeren (und kostspieligeren). Diese Option ist tragbar und verfügt über eingebaute Lüfter zur Kühlung Ihres Computers, während diese Option mit mehreren Monitoren funktioniert. Beide sind verstellbar, so dass Sie im Laufe des Tags zwischen sitzen und stehen wechseln können.

Übersichtlicher Arbeitsbereich

Die Bedeutung eines aufgeräumten Arbeitsplatzes ist wichtiger, als Sie sich vorstellen können. Als OfficeMax 1.000 Erwachsene befragte, stellte es dies fest:

  • 90 % glaubten, dass sich Unordnung negativ auf ihr Leben und ihre Arbeit auswirkt.
  • 77 % berichteten, dass Unordnung ihre Produktivität untergräbt.
  • Mehr als die Hälfte der Teilnehmer gab an, dass mangelnde Organisation ihre Motivation und ihren Geisteszustand beeinträchtigt.

Ein unübersichtlicher Arbeitsbereich kann auch Stress verursachen — ob Sie ihn erkennen oder nicht. Wegen der Unordnung fühlen Sie sich vielleicht überfordert, ohne überhaupt zu wissen, warum. Profi-Tipp: Wenn ich meinen Schreibtisch jeden Abend aufräume, wenn ich meinen Computer ausschalte, bleibt er sauber.

Fazit: Um klar zu denken, motiviert zu bleiben und produktiv und effizient zu sein, muss man sich von dem Durcheinander befreien. Glücklicherweise kann dies so einfach sein wie das Entfernen unnötiger Papiere und Gegenstände und die Einrichtung eines effektiven Organisationssystems.

Organizationssystem

Wenn Sie die Papiere und willkürlichen Gegenstände von Ihrem Schreibtisch entfernen, verbannen Sie sie nicht einfach in eine andere Ecke Ihres Büros — rganisieren Sie sie so, dass Sie sie bei Bedarf leicht finden können.

Die Art des Organisationssystems, das Sie wählen, sollte von Ihrem Raum und den Materialien, die Sie organisieren müssen, abhängen. Für viele Heimbüros genügt ein mit Hängemappen ausgekleideter Aktenschrank. Achten Sie auch hier wieder darauf, dass Sie Ihre Dokumente in diesen Ordnern auf logische Weise unterbringen und alles klar und einheitlich beschriften.

Wahrscheinlich benötigen Sie auch Stauraum für Ihr gesamtes Büromaterial, wie z.B. Schreibutensilien, Haftnotizen, Visitenkarten und so weiter. Ein einfacher Lagerwagen sollte ausreichen, in dem Sie alles verstauen können, bis Sie es brauchen.

Dokumentenscanner

Mit Dokumentenscannern können Sie papierlos arbeiten, was die Effizienz Ihres Heimbüros in mehrfacher Hinsicht verbessern kann: durch die Beseitigung des störenden Papierwirrwarrs, durch die Möglichkeit, Dokumente digital zu organisieren, und durch die Beschleunigung von Arbeitsabläufen.

Wir haben bereits festgestellt, dass ein unordentlicher Arbeitsplatz zu verminderter Produktivität und Motivation sowie zu erhöhtem Stress führen kann. Da sie die Papiere digitalisieren, die unweigerlich auf Ihrem Schreibtisch landen, reduzieren Dokumentenscanner die Möglichkeit von Unordnung. Und wenn sie einmal nicht mehr im Blikfeld sind, können diese Papiere Sie nicht mehr ablenken.

Während Sie ein physisches Organisationssystem für wichtige Originaldokumente pflegen müssen, verringert die Digitalisierung anderer Dokumente sowohl die Anzahl der benötigten Aktenschränke als auch den Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten. Es minimiert auch das Risiko eines Datenverlusts, da Sie sich keine Sorgen über das Verlegen wichtiger Unterlagen machen müssen. Im Durchschnitt verbringen die Menschen jedes Jahr eine Woche mit der Suche nach verlorenen Papieren und anderen Gegenständen, und diese Zeit zehrt an der Produktivität.

Dokumentenscanner können bestimmte Arbeitsabläufe, wie z.B. die Formularverarbeitung, beschleunigen. Während die manuelle Eingabe von Daten zeitaufwändig ist und das Versenden von Dokumenten den Arbeitsablauf komplett zum Erliegen bringt, dauert das Scannen und Versenden von Dokumenten per E-Mail nur wenige Minuten.

Wenn es um die Auswahl von Dokumentenscannern für Heimbüros geht, sind Ihre Möglichkeiten fast endlos; aber wenn Sie nach einem Scanner suchen, der die Effizienz Ihres Heimbüros verbessert und selbst effizient ist, sind sowohl der Alaris E1025 Scanner als auch der Alaris S2040 Scanner eine gute Wahl.

Beide Optionen zeichnen sich durch eine vereinfachte Einrichtung aus, mit der Sie das Gerät einschalten und in weniger als 10 Sekunden loslegen können. Sie können auch das Scannen mit einem Tastendruck für mehrere verschiedene Aufträge konfigurieren, so dass es keine verwirrenden mehrstufigen Scanvorgänge mehr gibt. Und wenn Sie eine drahtlose Verbindung benötigen, verfügt der S2060w über die gleichen Funktionen und Sie können sie überall dort platzieren, wo Sie sie benötigen!

Diese Scanner verfügen über viele der gleichen Merkmale, wie z.B. die Perfect Page-Technologie, optische Zeichenerkennung und die Fähigkeit, Pässe und andere kleine, zerbrechliche Dokumente sicher zu scannen. Die S2040 und S2060w verfügen jedoch über eine höhere tägliche Scan-Kapazität, integrierte Bildverarbeitung und aktive Einzugstechnologie für einen zuverlässigen Einzug.

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