So holen Sie das Maximum aus Ihrem Desktopscanner heraus

Wer bereits in einem modernen Büro gearbeitet hat, weiß, welchen Stellenwert das Scannen und Versenden von Dokumenten hat.

Ein unzuverlässiger Desktopscanner kann zum Albtraum im Büro werden, da Papierdokumente an heutigen Arbeitsplätzen weiterhin eine große Rolle spielen, obwohl ein zunehmendes Volumen an arbeitsrelevanten Unterlagen digitalisiert wird. Diese Unterlagen müssen natürlich erst katalogisiert werden und in altmodischer Form verfügbar sein. So kommen an dieser Stelle Dokumentenscanner ins Spiel.

Wenn in Ihrem Büro also ein Desktopscanner steht, der Ihrem Gefühl nach nicht voll ausgenutzt wird, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie ihn benutzerfreundlicher oder besser zugänglich machen könnten. Hier erfahren Sie, wie Sie das Maximum aus Ihrem Desktopscanner herausholen.

Welche Art Scanner benötigen Sie?

Wenn Sie bereits einen Scanner besitzen, mit dem Sie zufrieden sind, können Sie diesen Abschnitt gerne überspringen. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr derzeitiger Scanner für Ihre Anforderungen geeignet ist, sollten Sie weiterlesen.

Auch wenn die meisten Menschen vermutlich von Vornherein mit ihren Bürogeräten durchaus zufrieden sind, besteht doch die Möglichkeit, dass es bessere Alternativen gibt. Es gibt viele verschiedene Arten von Scannern: Profi-Scanner, Einzugsscanner, Büroscanner und Modelle für Privatpersonen.

Viele Unternehmen machen sich nicht die Mühe, die Scanner zu erwerben, die für die Nutzung größerer Papiermengen ausgelegt sind, und wir verstehen auch, warum. Der Einsatz von Desktopscannern oder Netzwerkscannern, die enorme Papiermengen gleichzeitig verarbeiten oder von mehreren Benutzern gleichzeitig bedient werden können, mag übertrieben oder unnötig erscheinen.

Wenn in Ihrem Büro jedoch regelmäßig Mitarbeiter wartend vor dem Scanner stehen, sollten Sie vielleicht über eine Neuanschaffung nachdenken.

Wenn in Ihrem Büro viel gescannt werden muss, ist ein Verbrauchermodell keine gute Wahl. Reguläre Desktopscanner sind für den täglichen Gebrauch durch eine Person konzipiert. Wenn jedoch täglich mehrere Personen das Gerät nutzen, um Dutzende Seiten Material zu drucken, ist Ihr Scanner schnell überfordert.

Stellen Sie sich bei der Überlegung, ob Sie Ihren Scanner erneuern sollten, die Frage, wie stark er genutzt wird. Wenn die Antwort „ziemlich stark“ lautet, sollten Sie über die Anschaffung eines leistungsstärkeren Modells nachdenken.

[Hierzu: Wie Sie den besten Scanner für Ihr Büro auswählen]

Wie maximieren Sie also Ihre Effizienz?

Grundlagen zu Scannern

Wenn Sie Ihren optimalen Scanner bereits gefunden haben, fragen Sie sich vielleicht, was Sie tun können, damit er Ihnen möglichst lange erhalten bleibt und weiter funktioniert, wie er soll. Theoretisch ist die Antwort auf diese Frage einfach, praktisch nicht unbedingt: Verwenden Sie ihn sachgemäß.

Jeder Desktopscanner wird mit detaillierten Anweisungen zur Wartung und Bedienung geliefert, nur werden sie meist nicht mehr beachtet, sobald jemand herausgefunden hat, wie das Gerät funktioniert. Scanner erfordern eine sachgemäße Behandlung, wenn sie lange funktionieren sollen. Dazu gehören folgende Punkte:

1. Sorgen Sie bei Druckermodellen dafür, dass die Farbpatronen regelmäßig ausgetauscht werden. Nutzen Sie ausschließlich vom Hersteller zugelassene Patronen, da Imitate oder Drittanbieterpatronen auslaufen und das Innere des Scanners beschädigen könnten.
2. Reinigen Sie die Teile regelmäßig. Scanner müssen gelegentlich in Einzelteile zerlegt, neu zusammengebaut und gereinigt werden. Achten Sie darauf, dass dies alle paar Monate geschieht, um einen merklichen Rückgang der Effizienz und der Nutzbarkeit des Geräts zu vermeiden.
3. Befolgen Sie stets die Anweisungen. Legen Sie Unterlagen nicht falsch herum ein und nutzen Sie das Gerät nicht mit nassen Händen. Ihr Scanner nimmt davon zwar nicht unbedingt gleich Schaden, verschleißt sich aber bei häufiger Fehlbedienung deutlich schneller als nötig. Lesen Sie die Anweisungen, damit Sie das Gerät auch sicher richtig bedienen.

Auf diese drei Punkte sollten Sie besonders achten. Halten Sie das Gerät sauber, befolgen Sie die Anweisungen und verwenden Sie im Falle von Druckermodellen nur zugelassene Patronen.

Was fortgeschrittene Nutzer wissen sollten

Es gibt ein paar externe Hilfsmittel, die Sie einsetzen können, um sicherzustellen, dass Ihr Drucker einwandfrei funktioniert. Dazu gehören Softwaretools, die Ihren Scanner überwachen und dafür sorgen, dass er stets betriebsbereit ist. Scanner Manager von Kodak Alaris sendet beispielsweise frühzeitige Warnmeldungen, reduziert Ausfallzeiten, liefert Erkenntnisse zum Betrieb und hilft Ihnen, die Produktivität des Erfassungsworkflows in allen Unternehmensbereichen zu steigern.

Außerdem kann – wie jedes andere mit dem Internet verbundene Gerät – auch ein Scanner zur Zielscheibe von Cyberkriminellen werden. Vielleicht halten Sie dieses Risiko für gering, doch sind entsprechende Sicherheitsfunktionen äußerst wichtig.

Scanner sind intelligenter und können viel mehr, als die meisten von uns erwarten würden.

Vielleicht haben Sie einen Scanner bisher nur zum Scannen und Versenden von Dokumenten per E-Mail genutzt. Was passiert jedoch, wenn Sie es mit einem schlecht leserlichen, handschriftlichen Dokument zu tun haben? Oder mit einem, das Flecken aufweist? Oder wenn ein ungewöhnlicher Farbkontrast darauf verhindert, dass ein Bild erkennbar wird?

In solchen Situationen kann man fortschrittliche Scannersoftware gut gebrauchen. Die Tools sind beispielsweise in der Lage, schlecht leserliche Manuskripte zu isolieren und den betroffenen Bereich hervorzuheben, damit der Inhalt besser lesbar wird, oder Bilder farblich zu korrigieren, damit sie visuell ansprechender werden. Verschiedene Scanner-Marken nutzen verschiedene Softwareprogramme. Achten Sie also darauf, welche Software für Ihr Modell verfügbar ist und erleichtern Sie damit die Nutzung des Geräts.

[Hierzu: Immer die perfekte Seite scannen]

Scannen Ihrer Dokumente

Wer das Maximum aus seinem Desktopscanner herausholen möchte, sollte in erster Linie auf eine sachgemäße Verwendung achten. Manchmal werden Sie überrascht feststellen, dass Sie aufgrund mangelnder Organisation im Laufe eines Tages dasselbe Dokument mehrere Male gescannt haben oder aufgrund einer ungewöhnlichen Standardeinstellung das falsche Format verwendet haben.

Damit Sie solche Fehler in Zukunft vermeiden können, empfehlen wir Ihnen, einen Desktopscanner zu nutzen, der sich in ein Dokumentenmanagementsystem integrieren lässt und Ihnen hilft, den Überblick über bereits gescannte Dokumente zu behalten.

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, Ihren Dokumentenscanner zu modernisieren oder eine Scannersoftware anzuschaffen, sind Sie bei Kodak Alaris richtig. Kontaktieren Sie uns direkt oder suchen Sie einen Kodak Alaris-Partner in Ihrer Nähe.

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