Die größten Mythen über intelligente Dokumentenerfassung

Die größten Mythen über intelligente Dokumentenerfassung

Wahrscheinlich haben Sie den Begriff „intelligente Dokumentenerfassung“ schon einmal gehört. Wenn Sie die Vorteile jedoch nicht selbst erfahren haben, sind die Chancen groß, dass Ihre Annahmen darüber nicht ganz korrekt sind. Während die intelligente Capture Software im letzten Jahrzehnt stetig weiterentwickelt wurde, hat das Verständnis der Unternehmen dafür nicht unbedingt Schritt gehalten.

Dieser Artikel klärt Sie über die sechs größten Mythen rund um die intelligente Dokumentenerfassung auf, sodass Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, die auf dem tatsächlichen Mehrwert dieser Software basiert.

1. Desktop-Scannen ist für die Digitalisierung ausreichend
Viele Unternehmen denken, dass das Digitalisieren und Archivieren ihrer Papiere per Desktop-Scannen ausreicht. Wenn Sie jedoch nie über das bloße Abfotografieren des Dokuments hinausgehen, wird Ihr Unternehmen gar nicht erst realisieren, welche Kosteneinsparungen und verbesserte Produktivität und Effizienz mit der Dokumentenerfassung möglich sind.

Intelligente Lösungen für die Dokumentenerfassung leisten mehr, als nur ein Dokument zu digitalisieren. Sie verwandeln Dokumente in verwertbare Informationen und ermöglichen es Unternehmen, Dokumente von jedem Ort aus zu erfassen, diese Informationen automatisch mit ihren Geschäftssystemen zu verbinden und diese wichtigen Prozesse nach Bedarf zu skalieren.

Diese Funktionen mögen für kleine Unternehmen, die nur einfache Rückverfolgungen durchführen müssen, nicht notwendig sein, aber Ihr Unternehmen könnte von einer fortschrittlichen Automatisierung, weitreichenden Konnektivität und verteilten Erfassung profitieren.

[Hierzu: Wie das IoT papierbasierte Arbeitsabläufe verbessert

2. Intelligente Dokumentenerfassung ist zu kostspielig
In der Vergangenheit war die Implementierung von Lösungen für die Dokumentenerfassung auf Unternehmensebene kostspielig, doch inzwischen ist ihre Bereitstellung deutlich einfacher und kostengünstiger geworden. Zahlreiche intelligente Dokumentenerfassungslösungen sind sogar in verschiedenen Versionen und Preismodellen verfügbar, um dem Budget und den Anforderungen jedes Unternehmens gerecht zu werden.

Kodak Alaris bietet zum Beispiel sowohl die KODAK Capture Pro Software als auch die KODAK Info Input Solution als Einjahresabonnement an. Dieses Abonnementmodell ermöglicht es Unternehmen, nach Bedarf zu zahlen und:

• die Ausgaben an die Nutzung der Software anzupassen.
• je nach Geschäftsanforderungen zu vergrößern oder zu verkleinern.
• auf die neueste Softwareversion zuzugreifen.
• den Cashflow zu verbessern, indem große Vorabinvestitionen vermieden werden.

Unabhängig von den Kosten für die intelligente Dokumentenerfassung sollten Unternehmen jedoch auch bedenken, dass die Kapitalrendite (Return on Investment, ROI) oft aussagekräftiger ist, als der Anschaffungspreis allein. Der ROI für die Dokumentenerfassung ist oft beträchtlich und kann sogar ein Mehrfaches des Kaufpreises betragen.

In einem solchen Fall lässt sich eine gefühlt große Ausgabe leicht rechtfertigen.

[Hierzu: Lösungen für die Dokumentenerfassung in einer Abonnementwirtschaft

3. Intelligente Dokumentenerfassung ist zu schwierig zu handhaben
Früher waren intelligente Lösungen zur Dokumentenerfassung mit komplexen Enterprise Content Management-Systemen (ECM) verbunden und erforderten umfangreiche Integrationen, umfassende Anwenderschulungen und einen umfangreichen IT-Support. Das ist heute nicht mehr der Fall. — Intelligente Software für die Dokumenterfassung ist jetzt viel unkomplizierter in der Anwendung und einfacher zu handhaben.

Die Dienstleistungen von Kodak Alaris umfassen Managed Capture Services  sowie Lösungen für Software-Versicherungen  und Scanner-Verwaltung, um Ihnen die Implementierung und Verwaltung der intelligenten Dokumentenerfassung zu erleichtern und das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.

[Hierzu: Einbindung der intelligenten Erfassung in Ihre Strategie zur digitalen Transformation

4. Mein Unternehmen ist nicht groß genug für einen Bedarf an intelligenter Dokumentenerfassung
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie nicht groß genug sind, keine ausreichend komplizierten Arbeitsabläufe haben oder nicht genug Papier scannen, um intelligente Dokumentenerfassung zu benötigen. Auch wenn die Vorteile der intelligenten Dokumentenerfassung für große Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Anwendern offensichtlicher sind, können Unternehmen jeder Größe oder Größenordnung davon profitieren.

Die Entscheidung, ob Ihr Unternehmen eine intelligente Dokumentenerfassung benötigt, hat weniger mit der Größe und Komplexität zu tun, sondern vielmehr mit Ihrem derzeitigen Stand auf dem Weg zur digitalen Reife — und nur wenige Unternehmen haben das Ende dieses Weges bereits erreicht.

Ganz gleich, ob Sie die Dokumentenerfassung für die Eröffnung neuer Konten, die Schadenbearbeitung, Steuern, Banktransaktionen, Strafregisterauszüge oder etwas anderes einsetzen – Ihr Unternehmen wird von optimierten Prozessen profitieren, die wichtige Informationen so schnell wie möglich an die richtigen Personen weiterleiten.

[Hierzu: Amerikanisches Top- Versicherungsunternehmen vertraut an Tausenden von Standorten auf Scanner von Kodak Alaris für die Dokumentenerfassung

5. Intelligente Dokumentenerfassung ist nicht skalierbar
Die Preisgestaltung für die Dokumentenerfassung basierte ursprünglich auf dem Scanvolumen und war für viele kleine und mittelgroße Unternehmen zu teuer.

Glücklicherweise ist dieses Preismodell nicht mehr üblich, sodass Unternehmen jeder Größe die Dokumentenerfassung einfach und kostengünstig skalieren können, wenn sie ihre Arbeitsabläufe weiter prüfen und zusätzlichen Bedarf entdecken. Mit Modellen auf Abonnement-Basis, wie diejenigen aus dem Angebot von Kodak Alaris, kann der Umfang besonders einfach erhöht oder verringert werden, wenn sich die Geschäftsanforderungen ändern. 

[Hierzu: Die Zukunft der intelligenten Dokumentenerfassung

6. Man kann keine Erfassung über die Cloud bereitstellen
Ein weiterer Mythos über die Dokumentenerfassung, der früher einmal wahr war, aber heute nicht mehr stimmt: dass intelligente Dokumentenerfassung über On-Premise-Lösungen bereitgestellt werden muss.

Moderne intelligente Capture Software kann über eine Cloud-fähige, skalierbare Architektur bereitgestellt werden. Die Daten Ihres Unternehmens können extern in einem sicheren Rechenzentrum gespeichert werden. Hierdurch werden Hardware-Support und die Kosten an Ihren Bürostandorten minimiert und die Unterstützung durch Ihr IT-Team ermöglicht.

Modelle mit Cloud-basierter Dokumentenerfassung gewährleisten außerdem die Sicherheit der Informationen Ihres Unternehmens im Falle einer Naturkatastrophe — – ein entscheidender Aspekt jedes Betriebskontinuitätsplans.

[Hierzu: Alaris unterstützt die Cloud-First-Strategie von Ascentas

Der beste Zeitpunkt für die Investition in eine Lösung für die intelligente Dokumentenerfassung ist immer jetzt.

Die KODAK Capture Pro Software ist in vier verschiedenen Versionen erhältlich, um Ihr Unternehmen dort abzuholen, wo es gerade steht. Dabei können Sie mit all diesen Versionen Papier in hochwertige Bilder umwandeln und für optimierte und präzise Arbeitsabläufe sorgen. Die KODAK Info Input Solution, eine webbasierte Lösung für die Dokumentenerfassung, ermöglicht eine effizientere Erfassung und standortunabhängigen Zugriff auf Informationen. Die INfuse Smart Connected Scanning Solution von Kodak Alaris ist eine neue, sichere und fortschrittliche Lösung, die eine Erfassung direkt in einen Geschäftsprozess ermöglicht.

Für welche Softwareoption Sie sich auch entscheiden – Kodak Alaris steht Ihnen mit Software-Versicherungen, technischer Unterstützung und einem Support Center zur Seite. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten, unsere Partner zu finden und zu erfahren, wo Sie Software von Kodak Alaris in Ihrer Nähe kaufen können.