/ Artikel Die eigenen Daten auch unterwegs mitnehmen

3 Möglichkeiten, die Arbeit unterwegs zu automatisieren

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Die Arbeit, die Ihre Teams leisten, trägt zum Unternehmenswachstum bei. Wenn Sie in einem wachsenden Unternehmen tätig sind, kann das sehr aufregend sein: neue Kunden, neue Projekte und eine bessere Zukunft. Die Kehrseite ist jedoch, dass dieses Wachstum häufig Komplexität mit sich bringt.

Heutzutage erzeugen wir mehr Informationen als jemals zuvor. Tatsächlich sollen aktuellen Schätzungen zufolge bis 2020 1,7 MB neuer Daten pro Sekunde für jeden Menschen auf der Welt erstellt werden. DasZeitalter des Datenchaos hat sich bereits auf eine Vielzahl von Unternehmensprozessen negativ ausgewirkt. Der Schlüssel zur Nutzung der Vorteile von Daten liegt in der Vereinfachung von Systemen, damit wichtige Informationen problemlos aus dem Datenchaos herausgefiltert und bessere geschäftliche Entscheidungen getroffen werden können.

Aufgrund der Mobilität und geografischen Verteilung von Mitarbeitern, kann von überall aus gearbeitet werden. Informationen müssen unterwegs in Systeme eingegeben werden und bei Bedarf problemlos abgerufen werden können. Hier können webbasierte Erfassungslösungen nützlich sein. So geht's:

Zunächst muss Papier aus dem Prozess eliminiert werden.

Trotz des weitverbreiteten Interesses an digitaler Technologie, arbeiten viele Unternehmen immer noch mit papierbasierten Prozessen. Darüber hinaus sehen 46 % der Unternehmen die Beseitigung von Papierprozessen als einzige Chance zur Produktivitätssteigerung. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen papierbasierte Prozesse verwenden, bedeutet das einen hohen manuellen Aufwand. Dokumente gehen immer wieder durch viele Hände, bis sie beim richtigen Empfänger angekommen sind, bis wichtige Informationen in digitale Systeme eingegeben und die Dokumente zur Archivierung abgeheftet wurden. Wenn Sie diese Dokumente gleich zu Beginn des Prozesses digitalisieren, insbesondere in kundennahen Umgebungen mit vielen Arbeitsschritten, z. B. bei der Kundenanlage [LINK TO CUSTOMER ONBOARDING], können Sie arbeitsintensive Tätigkeiten mit geringem Mehrwert automatisieren. Dadurch hat Ihr Team die Hände frei für wichtige Aufgaben.

Viele Unternehmen beginnen ihren digitalen Transformationsprozess mit dem Scannen von Dokumenten und der Archivierung in digitalen Archiven. In einigen Unternehmensumgebungen ist dies ausreichend. Um einen echten Nutzen aus Ihren Daten zu ziehen, benötigen Sie jedoch Erfassungslösungen, die wichtige Informationen automatisch herausfiltern und sie mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpfen. Unternehmensdaten sind bei Bedarf sofort verfügbar, um notwendige Entscheidungen zur Gewinnsteigerung und Verbesserung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit zu treffen.

Als Nächstes müssen die Eingaben zusammengeführt werden.

In einer perfekten Welt gäbe es in keinem Prozess irgendwelche Ausnahmen. Jede Rechnung könnte elektronisch verschickt werden. Alle neuen Client-Anwendungen könnten über ein gemeinsames Webformular gesendet werden. Wir wissen natürlich, dass dies nicht der Realität entspricht. Wir leben in einer Welt mit vielen Kommunikationskanälen, in der unsere Mitarbeiter und unsere Kunden auf verschiedenen Wegen miteinander kommunizieren und uns Dokumente in vielen verschiedenen Formaten senden.

Dies kann in einem Unternehmen schnell im Datenchaos enden. Wenn Dokumente in verschiedenen Formaten in einen Prozess eingespeist und über unterschiedliche Kanäle verarbeitet werden, ist man schnell geneigt, diese Dokumente als Ausnahmen eines bestehenden Prozesses oder in getrennten Silos zu bearbeiten. Effizienter und zudem wirkungsvoller für Ihre geschäftliche Flexibilität ist es jedoch, Daten aus mehreren Quellen gleich zu Beginn in einen einzigen Geschäftsprozess zu integrieren.

Beispiel: Mithilfe webbasierter Erfassung können Ihre mobilen Mitarbeiter viel Zeit sparen.

Für globale Ziele und Kundenbeziehungen verantwortliche Mitarbeiter sind immer in Zeitnot. Ihre Terminpläne werden stark von Meetings und Geschäftsreisen bestimmt. Sie können es sich nicht leisten, Zeit zu verlieren, wenn veraltete Prozesse Verzögerungen verursachen.

Je weniger sich ein mobiler Mitarbeiter mit Overhead-Aufgaben befassen muss, desto besser für das gesamte Unternehmen.

Durch webbasierte Erfassung können mobile Mitarbeiter einfach unterwegs Fotos von Quittungen machen. Das Dokumentenmanagementsystem erledigt dann den Rest. Die Quittungen sind jetzt in den richtigen Händen, sodass der Mitarbeiter sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

Zudem können Sie die Kontrolle zentralisieren und Fernstandorte nutzen.

Einer der überzeugendsten Gründe für die Implementierung einer webbasierten Erfassungslösung ist die Entlastung der IT-Abteilung. Die webbasierte Erfassung bietet folgende Vorteile:

  • Skalierbarkeit: Webbasierte Erfassungslösungen sind in der Cloud gespeichert. Somit entfällt jeglicher Aufwand (bzw. die Investition), die eine lokal installierte Lösung erfordert. Die Anpassung der Benutzerzahl und anderer Lizenzierungsfaktoren ist bei diesem Modell wesentlich einfacher.
  • Verwaltung per Fernzugriff: IT-Support-Mitarbeiter müssen die Software nicht lokal installieren oder Benutzer in jeden neuen Prozess einweisen. Der Einsatz eines webbasierten Tools hat den Vorteil, dass Treiber und Anwendungen innerhalb kürzester Zeit zentral bereitgestellt werden können.

Das Ergebnis? Flexibilität und Geschwindigkeit ermöglichen schnellere Ergebnisse.

Die Vorteile der webbasierten Erfassung für verteilte Teams und mobile Mitarbeiter liegen auf der Hand: Bessere Benutzererfahrung und interne Effizienz. Die Anwendung der webbasierten Erfassung ist nicht schwierig. Zur sicheren Einrichtung und Bereitstellung dieser Lösungen bedarf es lediglich einer Internetverbindung.

Webbasierte Erfassung und Unternehmenswachstum sind miteinander verknüpft. Was also hält führende Unternehmen davon ab, in die Technologie der Zukunft zu investieren? Erfahren Sie, wie Sie durch digitale Transformation das Wachstum ankurbeln.

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