Tipps zum Scannen persönlicher Dokumente und Organisieren Ihres digitalen Lebens

Experten schätzen, dass rund 80 Prozent des Papiers, das bei Ihnen zu Hause ankommt, unnütz ist. Es sammelt sich stapelweise an und stiehlt Ihnen Zeit, Energie und Ihren Seelenfrieden.

Gemäß dem Pareto-Prinzip, auch bekannt als die 80/20-Regel, sind die anderen 20 Prozent des Papiers, das seinen Weg zu Ihnen findet, nicht nur wichtig —, sondern sehr wichtig. Das sind die wichtigen Dokumente, die Sie nur allzu oft nicht wiederfinden, wenn Sie sie brauchen.

Das Scannen Ihrer Dokumente kann helfen, aber nicht alle digitalen Organisationssysteme sind gleich. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Dokumente scannen und sortieren können, um das Problem der Papierflut ein für alle Mal in den Griff zu bekommen.

Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente

Der erste Schritt, um Ihre Dokumente in den Griff zu bekommen, besteht in der umgehenden Eindämmung der Flut an unerwünschtem Papier. Zwar lässt sich in diesem Bereich keine Perfektion erreichen, aber es hilft schon, die Flut ein wenig einzudämmen. Zu den einfachen Möglichkeiten, die Papierflut zu reduzieren, zählen:

• Die Auswahl papierloser Rechnungen, wann immer dies möglich ist.
• Das Abonnieren von E-Mail- oder SMS-Erinnerungen von Ihrer Arztpraxis und anderen Dienstleistern, wenn möglich.
• Das Kündigen von Abonnements von Zeitungen und Zeitschriften, die Sie nicht mehr interessieren.
• Der Wechsel zu digitalen Abonnements von Publikationen, die Sie immer noch gerne lesen.

Der zweite Schritt besteht darin, die Papierflut zu reduzieren, die Sie selbst erzeugen. Müssen Sie zwanghaft Listen erstellen? Versuchen Sie, statt Zetteln eine App zu verwenden.

Verwenden Sie Notizen, um mit Familienmitgliedern mit unterschiedlichen Tagesabläufen zu kommunizieren? Richten Sie stattdessen einen Familien-Slack-Channel ein oder bringen Sie ein Whiteboard, eine Kreidetafel oder eine andere wiederverwendbare Nachrichtentafel an.

Der dritte Schritt besteht darin, die Beseitigung der Papierberge einfach zu gestalten. Stellen Sie einen Papierkorb in der Garage oder dort auf, wo Sie sonst Post ins Haus tragen. Gewöhnen Sie sich an, Rundschreiben und andere offensichtliche Werbesendungen in den Papierkorb zu werfen, bevor sie überhaupt in Ihr Haus gelangen.

Und schließlich sollten Sie einen speziellen Platz für die 20 Prozent der Papiere einrichten, die Sie tatsächlich benötigen. So werden sie sicher aufbewahrt, bis Sie Zeit haben, sich mit ihnen zu beschäftigen.

[Hierzu: Tipps zur Reduzierung von Papierabfall für Ihr Büro

Digital werden

Sobald Sie Ihre Dokumente auf die wirklich wertvollen Dokumente reduziert haben, sind Sie bereit für die Digitalisierung. Eine Digitalisierung ohne Plan ist jedoch der sicherste Weg in eine Katastrophe. Um zu vermeiden, dass aus dem Papierchaos ein digitales Durcheinander wird, befolgen Sie diese wichtigen Regeln.

1: Dateien auf dieselbe Weise benennen
Legen Sie eine einfache Methode für die Benennung Ihrer Dateien fest und verwenden Sie diese jedes Mal. Hierfür gibt es nicht den einen richtigen Weg. Wichtig ist nur, dass er für Sie funktioniert.

Sie könnten zum Beispiel die Jahreszahl und Schlüsselwörter wie „Quittung“ oder den Namen des Familienmitglieds, zu dem das Dokument gehört, in den Namen einbeziehen. So lassen sich Ihre Dokumente später leicht wiederfinden.

2: Ein digitales Ablagesystem einrichten
Genau wie die Dateinamen muss Ihr System für Sie Sinn ergeben und Sie müssen sich ausnahmslos daran halten. Legen Sie Ordner nach Jahreszahl, für jedes Familienmitglied oder nach Dokumentenkategorie an, um die Handhabung zu erleichtern.

3. Einmal handhaben
Sparen Sie Zeit und Energie mit der beliebten „Touch It Once“-Regel. Scannen und speichern Sie Ihre Dokumente umgehend nach dem Öffnen. Wenn das nicht möglich ist, planen Sie einen wöchentlichen Zeitpunkt, an dem Sie alle wichtigen Dokumente, die Sie in dieser Woche erhalten haben, auf einmal einscannen. 

Dies verhindert, dass Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden. Zudem wird sichergestellt, dass Sie digital darauf zugreifen können, wenn Sie sie brauchen.

4. Sicher Speichern
Speichern Sie Ihre Dokumente in der Cloud. Wenn Sie keine Cloud-Option verwenden dürfen, stellen Sie sicher, dass Sie ein System zur Datensicherung eingerichtet haben. Verwenden Sie bei Bedarf einen angemessenen Passwortschutz, um Ihre privaten Dokumente sicher aufzubewahren.

Dokumente scannen wie ein Profi

Wirkt der Umstieg auf die Digitalisierung kaum zu bewältigen? Haben Sie Zweifel, ob Sie mit dem Scannen und Ablegen Ihrer Dokumente mithalten können, sobald Ihr System eingerichtet ist? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein.

Viele Menschen nehmen die Digitalisierung nie in Angriff, weil sie zu eingeschüchtert sind. Andere fangen an, bringen es aber nie zu Ende. Allzu oft ist dieser Misserfolg auf Folgendes zurückzuführen:

• Verwendung der falschen Werkzeuge
• Verwendung des falschen Prozesses
• Probleme aufgrund minderwertiger Scans

Der Schlüssel für eine gut funktionierende, neue papierarme oder papierlose Arbeitsumgebung ist, zu lernen, wie die Profis zu scannen.

[Hierzu: Leitfaden zur Effizienz im Home Office

Profi-Tipp 1: Es kommt darauf an, wie Sie scannen

In einem papierlosen oder papierarmen System wird Ihr Desktop-Dokumentenscanner (oder was auch immer Sie an seiner Stelle zu verwenden versuchen) zu einer einzigen Schwachstelle. Kurz gesagt, wenn er nicht funktioniert wie er soll, funktioniert Ihr gesamtes System nicht.

Um erfolgreich zu sein, können Sie sich nicht auf Ihr Smartphone oder einen minderwertigen Scanner verlassen. Diese und ähnliche Geräte:

• sind langsam und umständlich in der Bedienung
• ermöglichen kein schnelles und problemloses Scannen mehrerer Seiten
• erstellen keine zusammengestellten Scans mit mehrseitigen Dokumenten
• erstellen Scans in schlechter Qualität, die schwer zu lesen und nachzudrucken sind
• können gescannte Dateien in ungewöhnlichen und schwer zu verwendenden Dateiformaten erstellen

In jedem Fall sind Sie am Ende frustriert über den Prozess und die Ergebnisse. Ein Festhalten an Ihrem System, egal wie gut es sonst eingerichtet ist, wird unmöglich sein.

Nur ein qualitativ hochwertiger Scanner für den Heimgebrauch ist geeignet. Mit einem hochwertigen Scanner können Sie:

• Dokumente schnell und einfach scannen
• die gewünschte Scanqualität erzielen
• erfolgreich mit Ihrem System arbeiten

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass allein der Zugang zu einem guten Scanner nicht ausreicht.

Sie brauchen Ihr eigenes Gerät

Der Versuch, den Scanner einer anderen Person zu verwenden, ist zum Scheitern verurteilt. Wenn Sie sich auf den Scanner einer anderen Person verlassen:

• bricht Ihr System zusammen, wenn der Scanner nicht mehr verfügbar ist
• können Sie die Qualität Ihrer Scans nicht kontrollieren
• wird die Arbeit an Ihrem System schwieriger und zeitaufwändiger

Mit der Investition in einen eigenen hochwertigen Desktop-Scanner haben Sie die Macht und Kontrolle.

[Hierzu: Der beste Dokumentenscanner für ein kleines Büro

Profi-Tipp 2: Die richtige Software macht den Unterschied

Koppeln Sie Ihren Scanner direkt nach der Inbetriebnahme mit der Software, die Ihre Digitalisierung auf die nächste Stufe heben wird. Nach dem Scannen großer Volumen besteht eines der größten Probleme bei der Verwaltung eines digitalen Systems darin, die Dateien dorthin zu bringen, wo sie benötigt werden.

Smartphones und minderwertige Scanner speichern Ihre Dateien unter Standardnamen an Standardablageorten. Sobald Sie ein Dokument gescannt haben, müssen Sie es manuell ansteuern und umbenennen. Anschließend müssen Sie es an seinen Bestimmungsort verschieben.

Abhängig von Ihrem Scanner und dessen System kann dies die Verwendung von Air Drop, das Versenden einer E-Mail oder andere Zwischenschritte beinhalten. Möglicherweise müssen Sie später sogar noch einmal zum Zielort navigieren, um das Dokument in die richtige Unterdatei zu verschieben.

Diesen Vorgang müssen Sie für jede einzelne Datei wiederholen. Das ist zeitaufwändig und mühsam.

Darüber hinaus stellen viele Scanner keine durchsuchbare digitale Kopie Ihres Textdokuments bereit, sondern wandeln es in ein Bild um, das Sie manuell überprüfen müssen.

Optimierung durch Software

Mit der richtigen Software können Sie diesen gesamten Prozess jedoch auf ein paar schnelle Klicks reduzieren. Mit der Smart Touch-Scansoftware können Sie:

• Dokumente als PDF scannen
• Dokumente als Word-Datei scannen
• Dokumente in anderen Formate Ihrer Wahl scannen
• Ihre Scans hinsichtlich Lesbarkeit und Durchsuchbarkeit optimieren
• Auch mit weniger sauberen Dokumenten saubere Scans erstellen
• Dokumente in einem Schritt dorthin weiterleiten, wo sie benötigt werden (einschließlich Cloud-Zielen)

Was bedeutet das für Sie?

• Sie erhalten jedes Mal Scans in Top-Qualität
• Sie verbringen weniger Zeit mit dem Scannen und Ablegen Ihrer Dokumente
• Ihr Risiko, Dokumente zu verlieren, ist geringer
• Das Scannen eines Dokuments in guter Qualität ist mit weniger Stress verbunden
• Ihre Dokumente sind durchsuchbar
• Sie können Text-, Bild- und andere Dokumenttypen gleich gut verarbeiten

Die Kombination der richtigen Software mit dem richtigen Scanner kann die Benutzerfreundlichkeit Ihres digitalen Systems enorm steigern.

Profi-Tipp 3: Sichern Sie Ihr System mit dem richtigen Support

Auch die besten Systeme sind den Unzulänglichkeiten des wirklichen Lebens unterworfen. Lassen Sie Ihr System nicht durch Verschleiß, Abnutzung und Fehler entgleisen, von denen Sie wissen, dass sie unweigerlich auftreten werden.

Planen Sie voraus. Entscheiden Sie sich ab dem Moment der Inbetriebnahme Ihres Scanners und Ihrer Software für ausgezeichnete Wartungs- und Supportdienste.  So stellen Sie sicher, dass sich auftretende Probleme nicht zu einer Katastrophe entwickeln.

Die richtigen Supportdienste und Garantien können einen möglichen Notfall zu einer kleinen Störung abmildern. Aus diesem Grund bietet Kodak Alaris Software-Versicherungen und technische Unterstützung für all unsere Produkte zusammen mit zahlreichen Serviceplänen vom Advanced Unit Replacement (AUR) bis zur Reparatur vor Ort.

Diese Funktionen schützen Ihre Dokumente, Ihr System und Ihren Seelenfrieden. Investieren Sie im Voraus in diese Funktionen und Sie werden es nicht bereuen.

[Hierzu: Wie Sie Ihre Finanzen katastrophensicher machen

Das wichtigste Geheimnis für eine gute digitale Organisation

Das wichtigste Geheimnis für eine gute digitale Organisation ist, über die Werkzeuge und das System zu verfügen, die Sie für langfristigen Erfolg benötigen. Sobald Sie wissen, wie Sie Dokumente gut scannen können, und über die entsprechenden Werkzeuge verfügen, sind Sie für den Erfolg gerüstet.

Kodak Alaris kann helfen. Suchen Sie nach einem Handelspartner in Ihrer Nähe und erfahren Sie, wie unsere Desktop-Dokumentenscanner und Softwarelösungen noch heute bei der Organisation Ihrer Dokumente helfen können.