Unternehmen haben die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten bei der digitalen Transformation erkannt. Jetzt können sie ihren Weg zur digitalen Transformation ausbauen, indem sie sich von manuellen Prozessen lösen und Capture Software sowie Prozessautomatisierung hinzufügen. Wenn Ihr Unternehmen diese Aufgaben automatisieren oder bessere Lösungen für deren Bewältigung finden kann, profitieren Sie von einer Vielzahl an Vorteilen, die sich positiv auf Leistung und Rentabilität Ihres Unternehmens auswirken und die Investitionen schützen, die Sie in Ihre Back-End-Systeme getätigt haben.
Warum Kodak Alaris
Von preisgekrönten Scannern und Capture Software bis hin zum branchenführenden Service - Kodak Alaris wandelt Dokumente und Daten besser als jeder andere in Informationen um. Wir bei Kodak Alaris sorgen für einen schnellen, präzisen und einfachen Weg vom Dokument zur Digitalisierung und dann in einen Prozess. Mit unserer branchenführenden Zuverlässigkeit und unserem Service können Sie auf eine höhere Betriebszeit zählen.
Die Informationserfassung beginnt mit präzisen, zuverlässigen Scannern
Der erste Schritt auf diesem Weg beginnt mit einer präzisen Dokumentenerfassung. Die Scanner von Kodak Alaris erfassen Dokumente mit unserer bildoptimierenden Perfect Page Scanning-Technologie, die Informationen selbst aus beschädigten Dokumenten präzise extrahiert. Unser preisgekröntes SurePath-Papierhandling reduziert manuelle Schritte und Fehleinzüge und dank unserer branchenführenden Zuverlässigkeit und unserem Service können Sie sich auf eine höhere Betriebszeit verlassen.
- BLI-Tests haben ergeben, dass Scanner von Kodak Alaris Stapel von Medien unterschiedlicher Größe besser einziehen können als die Geräte von Wettbewerbern - wir haben Durchläufe mit 35.000 Seiten ohne Fehleinzüge durchgeführt*.
All dies bedeutet, dass unsere Dokumentenscanner für jeden Prozess die richtige Wahl sind – vom einfachen Scannen in eine Datei über den Start eines Geschäftsprozesses bis hin zur wiederholbaren Prozessautomatisierung (Repeatable Process Automation, RPA).
Prozesse können mit Capture Software optimiert werden
Sobald die Daten erfasst und digitalisiert sind, kann unser Portfolio an Capture Software jeden Geschäftsprozess mit intelligenter Informationserfassungstechnologie automatisieren, die sich gut in Ihre Geschäftsprozesse einfügt. Sobald ein Dokument erfasst oder eine digitale Datei eingeholt wurde, können Sie einige der geläufigsten Aufgaben zur Prozessautomatisierung hinzufügen: Konvertierung, Anreicherung, Klassifizierung, Datenextraktion, Datenvalidierung und Weiterleitung.
Capture Software und Scanner von Kodak Alaris können Sie in jeder Phase des Prozesses unterstützen
Konvertierung
In Unternehmen treffen Daten, die unternehmenskritisches Wissen enthalten, konstant in unterschiedlichen Formaten (Papier oder digital) ein und für all diese Daten muss in der Regel ein Prozess befolgt werden. Die Konvertierung von papierbasierten Dokumenten oder digitalen Daten in das richtige digitale Format ist der entscheidende erste Schritt bei der Automatisierung jedes Prozesses. Scanner von Kodak Alaris können Papierdokumente jeglichen Umfangs schnell verarbeiten und das mit einer größeren Genauigkeit als andere Scanner. Diese Tatsache wurde von Keypoint Intelligence - Buyers Laboratory (BLI) in mehreren aufeinanderfolgenden Jahren mit der Scannerlinie des Jahres bestätigt.
- Mit einer vollständigen Reihe an Scannern von Personal über Desktop bis hin zur Produktion haben wir genau den richtigen Scanner für jedes Unternehmen oder jeden Prozess.
- Für die Konvertierung digitaler Daten kann unsere Info Input Solution die Informationserfassung von Scannern sowie von intelligenten Geräten und digitalen Dateien (einschließlich E-Mail) aus einer Anwendung heraus unternehmensweit durchführen – und das standortunabhängig.
Verbesserung
Die Fähigkeit zur Verbesserung digitaler Bilder für eine Reduzierung von unnötigem Rauschen auf einem Dokument und die Optimierung der Daten ist wichtig für die Genauigkeit des Prozesses. Die OCR-Genauigkeit ist der Herzschlag der Prozessautomatisierungsraten und eine Erhöhung des Automatisierungsgrades wirkt sich direkt auf die Rentabilität aus. Scanner von Kodak Alaris mit der Perfect Page-Technologie können Dokumente automatisch bereinigen und verbessern, indem Makel entfernt und Daten optimiert werden. Diese Funktion ist in das Portfolio der Scanner von Kodak Alaris integriert, um sicherzustellen, dass die Datenklarheit optimiert wird, so dass gleichzeitig die OCR-Genauigkeit maximiert und die kleinstmöglichen Dateigrößen erzeugt werden.
- BLI-Tests ergaben, dass Kodak Alaris im Durchschnitt eine um 20 % bessere OCR-Leserate als Wettbewerber bietet und bis zu 70 % besser ist als die Leistungsschwächsten*.
- BLI fand außerdem heraus, dass Scanner von Kodak Alaris Dateigrößen ausgeben, die im Durchschnitt fast ½ so groß sind wie die von Konkurrenzgeräten*.
Die preisgekrönte Capture Software von Kodak Alaris verfügt außerdem über leistungsstarke Bildanpassungswerkzeuge, mit denen sich die Bildqualität durch die Korrektur schiefer Scans, die Anpassung des Kontrasts und vielem mehr verbessern lässt. Das heißt, Bediener können schnelle Anpassungen für qualitativ hochwertige Bilder vornehmen, die zu weniger Ausschuss und höherer Produktivität führen.
Klassifizierung:
Ein entscheidender Faktor für die Automatisierung mehrstufiger Prozesse ist, nach der Konvertierung und Optimierung der Daten zu wissen, welcher Dokumententyp in das System gelangt ist und welcher Schritt als nächstes für diesen Dokumententyp durchgeführt werden muss. Mit unserer Software Capture Pro oder Info Input können diese Lösungen Bilder über unsere Scanner (oder Scanner von Drittanbietern, Mobiltelefone, E-Mails, MFPs) aufnehmen und Klassifizierungsregeln auf der Grundlage von Dokumenteninhalt, Dokumentenlayout, Barcodes oder Indexierungsdaten durchsetzen.
- Unsere Software kann mithilfe von Optical Character Recognition (OCR), Intelligent Character Recognition (ICR) und/oder Optical Mark Recognition (OMR) feststellen, um welche Art von Dokument es sich handelt.
- Anhand der Klassifizierung wird ermittelt, ob es sich bei einem Dokument z. B. um eine Rechnung, eine Patientenakte, eine Darlehensakte oder einen Steuerdatensatz handelt. Unsere Info Input Solution kann zudem eine erweiterte Dokumentenerfassung mit nur einer oder zwei Vorlagen durchführen, um die Klassifizierung der Dokumente zu „erlernen“.
Kodak Alaris erreicht dies über patentierte maschinelle Lernalgorithmen. Das System nutzt eine Vielzahl von Techniken zur Klassifizierung der Daten: Suchinhalte, Bilder, Barcodes und die Zusammenführung zu einem Dokument. Wenn das System ein Dokument zu klassifizieren versucht und die Vertrauensstufe niedrig ist, kann der Prozess einen menschlichen Bediener zur Bestätigung heranziehen.
Datenextraktion
Das Extrahieren der wichtigsten Informationen aus einem Dokument für deren Verwendung als Metadaten oder Indexdaten ist von entscheidender Bedeutung für das Abrufen und Verarbeiten. Eine automatisierte, auf Regeln basierende Klassifizierung informiert das System darüber, welche Schlüsselinformationen in einem Dokument vorhanden sein sollten und häufig auch darüber, wo diese Informationen zu finden sein sollten. Unsere Softwarelösungen können diese Informationen identifizieren, extrahieren und eine Kopie davon erstellen, um sie als Metadaten für die nächste Phase des Prozesses zu verwenden. Im Falle von Dokumenten können Metadaten verwendet werden, um Dokumente zu sortieren, zu suchen und/oder in eine andere Art von Geschäftssystem einzuspeisen. Mit diesen Lösungen können Sie die Daten auf der Grundlage von Geschäftsregeln und Informationen, die ein Unternehmen benötigt, durch Datenbankabfragen extrahieren. Die Benutzer können den Indizierungsprozess so einrichten, dass Schlüsseldaten automatisch aus den Dokumenten extrahiert werden (über Barcode, OCR, ICR oder OMR), wodurch sich die Bearbeitungszeit verkürzt.
Datenvalidierung
Die Vollständigkeit und Genauigkeit der von Ihnen erfassten Daten kontrollieren zu können, spielt eine entscheidende Rolle für die Prozessgenauigkeit. Zudem können unsere Lösungen einige einfache Datenvalidierungsprüfungen durchführen, z. B. die Sicherstellung, dass Felder ausgefüllt und Unterschriften vorhanden sind, um die Vollständigkeit der Daten zu gewährleisten. Wir sind auch in der Lage, einige einfache Prüfungen durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Daten konsistent und korrekt sind. Dies kann so einfach sein, wie die Überprüfung, ob der angegebene Monatslohn auf einem Formular und der zugehörige Kontoauszug übereinstimmen. Wenn Dokumente unter die vorgegebenen Toleranzgrenzen fallen, werden sie zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter markiert.
- Dies kann z. B. der Fall sein, wenn Flecken, Kleckse, verschwommene Zeichen oder fehlende Felder vorhanden sind oder wenn sich das System nicht sicher ist, ob es die richtige Zeile in einem Kontoauszug erkannt hat. Das System macht Sie auf diese Dokumente aufmerksam, damit Sie sie manuell überprüfen und korrigieren können.
Diese Funktionalität ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass keine Daten falsch verarbeitet werden. Sie unterstützt den regulatorischen Standard eines Unternehmens, reduziert die Kosten und senkt die Kundenunzufriedenheit aufgrund verlorener oder falsch verarbeiteter Dokumente. In Fällen, in denen Dokumente von aktuellen Kunden oder Lieferanten in Ihrem Datensystem eingegangen sind, können Sie anhand von Schlüsseldaten nach diesen Datensätzen suchen und eine Authentizitätsprüfung durchführen.
- Stimmen zum Beispiel die angegebene Kundennummer, der Name und die Adresse mit den Angaben in Ihren Unterlagen überein? Das System kann nicht nur diese Prüfungen durchführen und inkonsistente Dokumente markieren, sondern auch zusätzliche Informationen aus diesen Backend-Datensätzen extrahieren und sie dem neuen Dokument als Index oder Metadaten hinzufügen. Indem Daten auf diese Weise angereichert werden, wird das Abrufen und Verarbeiten effizienter und genauer.
Routing zu einem Prozess
Schließlich müssen Sie nach Abschluss all dieser Prozesse diese Informationen zwecks Entscheidungsfindung und Archivierung an den nächsten Prozessschritt weiterleiten können. Konnektivität ist der Dreh- und Angelpunkt. Automatisches, systemgesteuertes Routing an einen bestimmten Endpunkt mithilfe durchgesetzter Geschäftsregeln spart nicht nur Zeit, sondern verhindert zudem Fehler. Neben einer langen Liste von Standard-Ausgabezielen wie E-Mail, SharePoint und Dateiordnern aus unserer kostenlosen, gebündelten Software, Smart Touch, können direkte Verknüpfungen von unserer INfuse Smart Connected Scanning Solution zu Systemen von Drittanbietern hergestellt werden, damit der Scanner direkt an die Geschäftsanwendung senden kann.
Capture Pro und Info Input können Informationen direkt an ECM, EMR-Systeme und sicheres FTP senden. Sie verwenden Intelligent Barcode Reading, um Barcodes automatisch zu lesen und Daten weiterzuleiten. Für eine noch individuellere Lösung können die professionellen Services von Kodak Alaris kundenspezifische Verknüpfungen zu Systemen und Datenbanken von Drittanbietern erstellen.
Heben Sie Ihre Erfassung auf die nächste Stufe
Fortschrittliche Automatisierungslösungen wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) bringen die digitale Transformation weiter voran. Die hochwertigen Bilder und präzisen, lesbaren Informationen, die von intelligenten Erfassungslösungen von Kodak Alaris bereitgestellt werden, bilden die Grundlage für den Erfolg von präzisen Daten, fortschrittlichen Entscheidungen und Prozessautomatisierung. Kodak Alaris arbeitet mit weltweit führenden Technologieunternehmen zusammen, um erstklassige Lösungen für die digitale Transformation und Automatisierung bereitzustellen, die das digitale Geschäft vorantreiben.
Kurzum: Automatisierte Prozesse sind deutlich schneller. Wenn sich ein Unternehmen für eine Lösung von Kodak Alaris entscheidet, kann es ehemals manuelle Prozesse effizienter und präziser gestalten und sie mit Automatisierung und Intelligenz ausstatten, um geschäftliche oder gesetzliche Vorschriften durchzusetzen. All diese Zeiteinsparungen, die verbesserte Genauigkeit und die automatisierten Prozesse wirken sich positiv auf die Leistung und Rentabilität eines Unternehmens aus.
*Basierend auf Tests von Drittanbietern, die von Buyers Lab durchgeführt und von Kodak Alaris in Auftrag gegeben wurden. Der Test wurde von Kodak Alaris konzipiert und alle Geräte wurden unter ähnlichen Betriebsbedingungen und mit ähnlichen Betriebsmethoden getestet.
