/ Fallstudie Regierungsbehörde profitiert von großem Sparpotenzial mit kleinen Scannern

Onondaga County digitalisiert Dokumente, um Papierlagerkosten nahezu zu beseitigen. 

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Das in Syracuse in New York ansässige Onondaga County Department of Social Services stellt medizinische, juristische und soziale Dienstleistungen bereit, um Bürgern zu mehr Unabhängigkeit zu verhelfen. In den letzten fünf Jahren ist die Abteilung von einem papierbasierten System auf einen digitalen Workflow umgestiegen, für den sich die Abteilung auf etwa 800 Scanner von Kodak Alaris verlässt.

Wie die meisten Regierungsbehörden passt sich das Onondaga County Department of Social Services an die Realität sinkender Budgets an. Die Senkung der Kosten für die Lagerung und das Wiederfinden von Papierdokumenten war eine eindeutige Chance, Kosten einzusparen. „So hat alles angefangen“, so Edward A. Hughes, Assistant Welfare Management System Coordinator. „Unser herkömmliches, manuelles Verfahren war zu teuer. Wir hatten einfach zu viele Dokumente. Und sie aus dem Lagerhaus zu holen, war immer zeitaufwendig und mühsam.“ Die Abteilung verwendete seit Jahrzehnten dasselbe System. Die Papierakten wurden von Hand zusammengestellt und indiziert, dann in Kartons verstaut und zur Lagerung in ein lokales Lagerhaus transportiert. Fünf Vollzeitmitarbeiter haben das Lagerhaus verwaltet. Wenn ein Dokument benötigt wurde, das bereits archiviert worden war, musste jemand hingehen, das Dokument suchen und zurück ins Büro bringen. Die Abteilung musste eine kostengünstigere Möglichkeit zur Verwaltung der anhaltenden Papierflut finden. „Aus diesem Grund haben wir uns für diesen Weg entschieden und damit begonnen, Dokumente zu scannen und elektronisch zu indizieren und archivieren“, so Hughes. Und damit haben sie einen Weg zu erheblichen Kosteneinsparungen gefunden.

Der Kodak ScanMate i1150 Scanner ist perfekt für uns. Er tut, was wir von ihm wollen, und auch der Preis stimmte. Wir könnten nicht glücklicher sein.

Erste Schritte mit den Scannern

Der Übergang zu einem digitalen Workflow begann mit dem Erwerb von 250 Kodak ScanMate i1120 Scannern. Nachdem die Abteilung viele verschiedene Produkte in Betracht gezogen hatte, wurde man auf die einzigartige Kombination aus einfachem Betrieb, zuverlässiger Leistung und erschwinglichem Preis des i1120 Scanners aufmerksam. Zudem ließen sich die Scanner problemlos in die vorhandene New York State-Softwareplattform integrieren.

Für eine höhere Produktivität hält Hughes alles bewusst einfach. „Alle unsere Computer sind gleich. Das gleiche Betriebssystem, der gleiche Browser und die gleiche Software“, so Hughes. „Unsere Mitarbeiter müssen lediglich eine Handvoll Papierbögen in die Hand nehmen und sie in den Einzug einlegen – selbst, wenn es sich um Dokumente unterschiedlicher Größe handelt. Der Scanner übernimmt dann den Rest.“

Die benutzerfreundliche Bedieneroberfläche des Scanners erfordert zudem wenig Schulungsaufwand. Neue Mitarbeiter können die Indizierungs- und Scanvorgänge normalerweise in weniger als zwei Stunden erlernen.

Die ScanMate Scanner haben sich von Anfang an als äußerst zuverlässig erwiesen. „Wir scannen nun seit fünf oder sechs Jahren und hatten in dieser Zeit nur vier Reparaturfälle“, so Hughes. „Ich persönlich halte das hinsichtlich der Zuverlässigkeit für eine ziemlich gute Bilanz. Und wir verwenden diese Geräte enorm viel.“ Die Scanner werden für fünf oder sechs Jahre betrieben und dann durch neuere Modelle ersetzt.

Mehr Scanner, mehr Produktivität

Der ursprüngliche Workflow mit gemeinsam genutzten Scanstationen wurde durch ein System mit einem einzigen Scanner für fast alle 825 Mitarbeiter der Abteilung ersetzt. „Mit der ScanMate-Reihe verfügen wir über kostengünstige Scanner, die alles tun, was wir möchten – und dazu noch auf einen Schreibtisch passen. Darum hielten wir es für effizienter, wenn alle unsere Mitarbeiter ihre eigenen Scanner bekommen“, so Hughes. „Darauf arbeiten wir jetzt hin.“

Der Übergang zu einem digitalen Workflow begann mit dem Erwerb von 100 Kodak ScanMate i1150 Scannern. Und diese Entscheidung basierte wieder darauf, ein begrenztes Budget optimal auszuschöpfen. „Die Priorität der Leitung lautet jetzt, das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erhalten. Wir haben einfach nicht mehr so viel Geld zur Verfügung, wie dies einmal der Fall war“, so Hughes. „Was auch immer wir anschaffen, wir brauchen ein gutes Angebot sowie Zuverlässigkeit und Einfachheit.“

Hughes freut sich auch über mehr Produktivität, die durch den Transaktionsmodus des i1150 Scanners, der die ersten zehn Dokumente eines Stapels um 60 % schneller als bei normaler Geschwindigkeit scannt, erreicht werden konnte.

In der zweiten Generation der Verbesserung hält diese durch das Onondaga County Department of Social Services übernommene Lösung ihr ursprüngliches Versprechen. „Die elektronische Speicherung ist viel schneller, viel einfacher und deutlich billiger“, so Hughes. „Diese Methode ist auch zuverlässiger.

Wenn in Ihrem Lagerhaus ein Feuer entsteht, sind alle Dokumente weg. Wenn Sie Ihre Dateien aber auf einem gesicherten Server gespeichert haben, können Sie sie nicht verlieren.“

Schließen Sie das Dokumentenlager

Nachdem er die Kontrolle über die tägliche Flut an Dokumenten gewonnen hat, wendet sich Hughes nun dem Bestand an Papierdokumenten zu, die sich noch immer im Lagerhaus befinden. „Wir tragen die Dokumente zusammen, sodass wir sie alle scannen können,“ sagt er. „Letztendlich können wir das Lagerhaus schließen und müssen nicht mehr für die Aufbewahrung von Papierdokumenten bezahlen.“ An diesem Punkt schließt sich der Kreis des erfolgreichen Übergangs zu einem digitalen Workflow, angetrieben durch Kodak Alaris.

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