Evoluciones en las imágenes de documentos

Cómo aportar inteligencia a los flujos de trabajo automatizados

La captura y el procesamiento de imágenes de documentos están desempeñando una función fundamental en las transformaciones digitales y en los procesos integrales de diferentes funciones empresariales y operaciones orientadas al cliente.

Junto con las realidades cambiantes de la organización, está evolucionando el procesamiento de imágenes de documentos. Solo piense en el vínculo entre el consumismo, la virtualización, la Web, la nube y los dispositivos móviles (espacios de trabajo) y, por el otro lado, en la digitalización descentralizada y la captura/el procesamiento de imágenes de documentos. O bien, considere las evoluciones en TI donde el enfoque cambia, por un lado, a los sistemas de interacción y valor para clientes/empresas y, por el otro lado, la creciente necesidad de aportar inteligencia a los procesos de captura, procesamiento, conversión y extracción de documentos.

Captura de documentos y reconocimiento (inteligente) de datos

El primer paso en la automatización de los procesos para el ingreso de documentos, independientemente de su formato (papel o electrónico/digital), es capturar datos usando un reconocimiento (inteligente) de documentos. Luego, se pueden usar capas adicionales de inteligencia para otras tareas habituales, como el direccionamiento de datos/información, su procesamiento, archivado, etc.

Sin embargo, como muestra la investigación que realizamos con la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), aún queda cierto trabajo por realizar en los niveles fundamentales. Si bien, en algún momento, el 56 % de los profesionales encuestados usa algún tipo de reconocimiento de datos durante los procesos de captura y gestión de documentos, esta cifra apenas supera la mitad y lo cierto es que el reconocimiento de datos no se utiliza en los procesos clave en los que debería usarse.

El reconocimiento inteligente de documentos aporta beneficios reales para las empresas, empezando por la captura en sí con escáneres y por las soluciones de captura. Los procesos optimizados les permiten a las organizaciones reducir costos y, aún más importante, centrarse en la ecuación de valor y negocio del proceso de la información. Esto suele girar en torno a la optimización de la experiencia del cliente, la rentabilidad y la mejora de los procesos. El enfoque en la experiencia del cliente va —y debería ir— de la mano con la optimización de los procesos. ¿Cuáles son los resultados? Mejor eficiencia, mayor velocidad y adaptación por parte del cliente.

Pasar del papel a los procesos empresariales

En un mundo cada vez más digital, las organizaciones se enfrentan a desafíos completamente nuevos relacionados con ECM, la gestión de la información y los datos. Aun así, es fácil olvidar que muchas organizaciones todavía se sientan en montañas de papel que necesitan ser digitalizadas y transformadas en información procesable. El procesamiento de imágenes de documentos y el procesamiento electrónico de imágenes son operaciones cruciales para la mayoría de las empresas, en especial, a medida que atraviesan importantes transformaciones.

En las últimas dos décadas, las organizaciones han estado ocupadas solucionando problemas que surgen por el uso del papel y continúan haciéndolo.

Evolucionamos de la captura a lo siguiente:

  • Captura avanzada: Extracción de datos en papel y su vinculación a sistemas de registro.
  • Gestión de procesos empresariales: Por ejemplo, automatización de facturas.
  • Colaboración: SharePoint y otras plataformas.

Ahora, nos estamos abriendo paso hacia una situación completamente integrada. No obstante, al mismo tiempo, aún continúan los problemas que generan los papeles. De hecho, a medida que ingresa nueva documentación digital a la organización, casi de manera automática la imprimimos y, de este modo, la convertimos en papel. Piense, por ejemplo, en mensajes de correo electrónico con o sin archivos adjuntos en PDF. De hecho, se estima que el 45 % de los documentos que se digitalizan fueron originalmente documentos digitales. (Roland Simonis, seminario web de AIIM de 2013).

En la Conferencia sobre Captura de Harvey Spencer Associates de 2014, a la que también asistimos, Ralph Gammon, editor del conocido boletín informativo de la industria sobre procesamiento de imágenes y captura de documentos “Document Imaging Report”, brindó una excelente descripción sobre los diez años de la evolución del mercado de la captura y resumió, en su blog, cinco tendencias que, en la última década, eran clave en el mercado.

  • La consolidación de la captura de documentos con gestión de contenido empresarial (ECM). Esta es la etapa, mencionada anteriormente, en la que entró en juego la captura avanzada y permitió la extracción de datos del papel para vincularlos con los llamados sistemas de registro, los que, en sus orígenes, eran básicamente las plataformas ECM (ahora evolucionando hacia los sistemas de interacción).
  • Un cambio rotundo de los proveedores de hardware hacia los servicios y software de captura. Si bien el equipo físico es por definición una solución, una solución integral suele ser más holística. Se pueden ampliar las soluciones para que abarquen los servicios y software de captura, a fin de resolver un problema empresarial mayor de los clientes que el que puede lidiar el hardware únicamente. Asimismo, resulta fundamental para la fusión contar con un ecosistema de socios para analizar las necesidades de los clientes e implementar una solución integrada.
  • El surgimiento de las tecnologías móviles y en la nube. La industria continúa evolucionando con soluciones móviles y basadas en la nube. La captura de documentos basada en la Web cambiará la percepción de la captura, y con la captura móvil, desaparecen los límites de tiempo y lugar.
  • El surgimiento de SharePoint como una plataforma ECM. Esto aporta colaboración a la ecuación. Además, aquí entra en juego la gestión de procesos empresariales (BPM) con algunas de las otras tendencias de Ralph.
  • La aceptación de la captura distribuida. Esto es, de hecho, lo que vemos que está sucediendo cada vez más con las evoluciones, como la captura basada en la Web, las soluciones móviles y, por supuesto, la nube. No reemplaza los otros tipos de captura, sino que los complementa para formar una fusión contextual en evolución. Al igual que en muchas otras áreas, aquí híbrido pareciera convertirse en el sinónimo de TI para “adaptado según el contexto particular del negocio, del cliente y de la tecnología” y gana importancia la digitalización en el punto de entrada.
  • Salas de correspondencia y BPO

    Gran parte de la captura y del procesamiento de imágenes de documentos continúa teniendo lugar en las salas de correspondencia, donde observamos diversas evoluciones y oportunidades para gestionar el ingreso de documentación en la sala de correspondencia digital.

    A menudo, muchos procesos de captura de documentos se realizan a través de BPO (subcontratación de procesos de negocios) por parte de oficinas de servicios y subcontratistas de procesos de documentos (DPO). Estos tipos de socios se especializan en el procesamiento de imágenes, el procesamiento y la gestión de documentos en el punto de entrada de los servicios. Debido a que las necesidades de los clientes se tornan más sofisticadas, BPO se centra más en un enfoque general donde el procesamiento de imágenes y la captura de documentos forman parte de una conversación más amplia orientada en la empresa. DPO se especializa más en la transformación digital específica de la industria.

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