Ejecutivos de alta dirección de todo el mundo comentan sobre la transformación digital. Pero es la realidad: Una gran cantidad de procesos empresariales se sigue haciendo en papel. Más del 75 % de los profesionales a nivel mundial dependen del uso de papel en el trabajo. De hecho, más de la mitad de ellos siente un “apego emocional” por los documentos en papel.¹ Entonces, ¿por qué maltratamos nuestros documentos durante el proceso de captura?

Los papeles rotos o arrugados dan dolores de cabeza a futuro, agregan costos y obstaculizan la eficiencia. Sin soluciones de captura inteligente, los datos críticos nunca ingresan en los flujos de trabajo empresariales. A continuación, encontrará información sobre cómo las funciones de digitalización inteligente protegen los datos empresariales en cada etapa:

1. Clasificación: la Clave para Reducir las Tareas Molestas Antes y Después de la Digitalización

La digitalización es solo una parte de la carga de trabajo. Antes de que se pueda capturar la información, los empleados deben retirar las grapas, insertar encabezados o clasificar documentos por tipo o departamento. Después de digitalizar, se deben indexar los documentos, corregir los errores o eliminar las piezas de excepción que deben devolverse a sus propietarios.

““El trabajo que demandan las tareas previas y posteriores a la digitalización suele ser mucho mayor que el de la digitalización en sí”, comenta Tony Barbeau, vicepresidente de Productos y Soluciones de Gestión de la Información de Kodak Alaris.

Estas tediosas tareas son un gran obstáculo para la productividad. Las nuevas funciones de clasificación que proporcionan los escáneres Kodak de alta producción reducen la carga de trabajo previa y posterior a la digitalización. Ya sea que se trate de depositar automáticamente hojas con parches en un cesto por separado para volver a utilizarlas o de separar documentos, como certificados de acciones o licencias de conducir, la clasificación permite ahorrar tiempo valioso.

2. Protección de documentos de cuatro capas: mantener los papeles intactos

“La clasificación sola no es suficiente. “Incluso con la mejor preparación de documentos, existe una cantidad de condiciones que pueden representar un reto para la operación de digitalización”, sostiene Barbeau. Para esto, creamos las cuatro capas de protección. Esta funcionalidad evita lo que Barbeau denomina el “caos de documentos”, es decir, cuando una hoja queda atrapada en el transporte y genera una reacción en cadena de papeles atascados o rotos. La detección de extensión evita que los papeles queden atascados o se superpongan, y que aparezcan como un único documento largo, cuando en realidad, son dos documentos. La detección doble ultrasónica de documentos también garantiza que solo un documento ingrese en el escáner a la vez, que es particularmente útil cuando un documento pequeño se pega a un documento más grande. La protección inteligente de documentos detecta cualquier señal de arrugamiento y detiene el proceso de digitalización de forma inmediata para proteger los papeles. Finalmente, la detección de metales evita que las grapas y los sujetapapeles olvidados traben el proceso o rayen el vidrio del escáner. Los escáneres Kodak i5250, i5650 y i5850 cuentan con estas funciones.

3. Extracción de Códigos de Barras y Datos: Aprovechar al Máximo los Datos

Los códigos de barras aportan datos fundamentales para indexar documentos. Cuando los códigos de barras se interpretan después de digitalizar los documentos, se pueden perder datos fundamentales. Los nuevos escáneres, como las series i4000 e i5000 de Kodak, leen códigos de barras durante la digitalización. Capturan una versión de los códigos de barras sin procesar en alta resolución, que se interpreta con mayor facilidad a través de los motores de reconocimiento de códigos de barras. “Con esta funcionalidad, son menos las ocasiones en las que los empleados deben ingresar manualmente los datos debido a códigos de barras borrosos que el software no pudo leer”, expresa Barbeau.

4. Impresión Inteligente: Facilitar el Seguimiento de Documentos

Los documentos desorganizados son una amenaza costosa para los flujos de trabajo empresariales. Según una encuesta mundial a cargo de la empresa de inteligencia de mercado IDC, la gestión ineficiente de documentos les genera a las organizaciones costos que alcanzan los $19 732 por trabajador de la información al año.² ¿Una solución? Las funciones inteligentes que ayudan a realizar un seguimiento de los documentos en papel. El escáner Kodak i5850 incluye tres funciones inteligentes para imprimir física o digitalmente en documentos e imágenes. El direccionamiento de imágenes, la indexación y el recuento de parches son de utilidad para realizar un seguimiento de los datos en los sistemas empresariales, ya que automatizan las tareas tediosas e impulsan la eficiencia.

Cuando se trata de un par de documentos, volver a digitalizar una página podría no ser un gran problema, pero en un entorno de gran volumen, este tipo de duplicación de trabajo es un gran contratiempo para el ánimo, la productividad y la eficiencia. Estas funciones de los escáneres Kodak resuelven los problemas más grandes que acarrean los procesos de captura de la actualidad y predisponen a las empresas para que obtengan resultados exitosos.