/ Infographic The Road to Digital Transformation

Quocirca research takes a pulse on our progress to paperless

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El camino hacia la transformación digital

Si bien es justo decir que BYOD y el uso más amplio de los dispositivos móviles han dado como resultado una disminución del uso del papel, la realidad es que una oficina sin papel sigue siendo una quimera.

No es que nos falte la tecnología para dejar de utilizar el papel, sino que no queremos deshacernos del papel en nuestras actividades cotidianas. Una de las mayores barreras para la transformación de los procesos basados en papel a procesos sin papel es una resistencia al cambio y, a pesar del argumento de que los flujos de trabajo en papel son un inhibidor de la eficiencia y el crecimiento, las personas siguen utilizando el papel porque es lo que siempre han hecho.

De hecho, uno de los hallazgos clave de un estudio de digitalización y automatización del flujo de trabajo realizado por Quocirca en 2016 fue que el papel sigue siendo un elemento clave en muchas empresas. Quocirca entrevistó a 200 organizaciones en los Estados Unidos, el Reino Unido, Francia y Alemania, y los encuestados informaron que el 27 % de los procesos comerciales se basan en papel. Las principales razones citadas para utilizar el papel fueron: firmas físicas (55 %), los clientes/proveedores lo requieren así (48 %) y, lo más notable, que el personal prefiere el papel (41 %).

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El camino de la digitalización

Las empresas se están ahogando en datos. Todos los días se enfrentan a cantidades exponenciales de información que fluye de y hacia sus organizaciones desde fuentes dispares. Esto ha creado un requisito apremiante para mejorar la eficiencia operativa e impulsar el crecimiento a través de la transformación digital.

Dos tercios (69 %) de los líderes de los procesos de automatización empresariales reconocen, según el informe de Quocirca, que la digitalización de los documentos es muy importante para su estrategia de gestión de la información.

El papel tiene sus limitaciones, debe moverse físicamente, se requiere espacio para almacenarlo, ralentiza la transformación del negocio y puede perderse. Además, a menos que se escaneen documentos impresos, a diferencia de los archivos con copia digital, los datos que contienen no pueden utilizarse en los flujos de datos digitales o accederse a ellos desde sistemas de almacenamiento comunes.

Las empresas deben planificar su estrategia de gestión de la información para conectar sin problemas los mundos de datos físicos y digitales y extraer así el máximo valor de todos sus datos. Pero menos de la mitad de las organizaciones que participaron en el estudio de Quocirca (44 %) han implementado políticas para administrar tanto la información impresa como la digital.

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The Benefits of Paperless

Data chaos is most rampant at the threshold between physical and digital documents and as such, effective document capture, via a combination of scanners, software and services, is vital.

The Quocirca study points to the fact that effective capture is key to the integration of paper and digital documents to deliver faster access to business information, bring improved productivity and enable faster decision-making. The study found that the three key drivers for information capture are improved searchability (38 percent), reduced physical storage (26 percent) and improved shareability (34 percent).

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Cross the finish line

In today’s DX economy, paper-based processes, disconnected information silos, and slow access to information are holding businesses back. Digital transformation is the key to increased productivity, greater business insights, accelerated growth and a sustainable competitive edge.

In an increasingly digital world, organizations are facing entirely new Enterprise Content Management (ECM), information management and data challenges. Even so, it’s easy to forget that many still sit on mountains of paper that need to be digitized and turned into actionable information. Extracting data from paper-based documents and integrating it into electronic workflows, enables organizations to remove manual data entry tasks and time from business processes.

While data chaos can lead to complexity and lost productivity in the workplaces, it does however present an opportunity for organizations to improve their processes, resulting in the frictionless flow of information, simplified workflows and more reliable data. As more organizations implement digital transformation strategies, taking their old fashioned paper-based workflows digital, they are reaping the benefit of an improved ROI and increased customer satisfaction.

Beat the complexity

62 percent of businesses polled by Quocirca said that complexity is the top barrier to deploying document capture technology. The Alaris IN2 Ecosystem has been designed to take the complexity out of information capture. This powerful combination of best-in-class scanners, software, services and partnerships, helps organizations seamlessly extract information from documents to increase productivity, enhance customer experiences and ultimately drive revenue growth.

The Alaris IN2 Ecosystems’ unique approach delivers the right fit with seamless integration into customer environments, the right experience that simplifies information capture, and the right results that deliver superior business value and higher ROI.

To learn more about the Alaris IN2 Ecosystem: www.alarisIN2.com

Perspectivas

3 perspectiva(s)

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Strategies for Digital Transformation

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