/ Caso de éxito Organismo gubernamental en Colombia logra atender demandas complejas de digitalización a través de soluciones Kodak Alaris

El ámbito gubernamental cuenta con una de las acciones más demandadas; La instalación de escáneres Kodak S2070 y Kodak S2080w permitieron conservar el estado de los documentos deteriorados , sin perder la  transparencia en cuanto a procesos eficientes de digitalización. Comprendiendo que se trata de  documentos y procesos complejos que deben tratarse con suma cautela y transparencia.

Contexto:

Uno de los organismos gubernamentales en Colombia buscó soluciones de digitalización, ampliando su base instalada la cantidad de equipos al no contar con una cantidad adecuada para agilizar el proceso de captura inteligente de información. Debido a los millares de documentos que manejan al día, resultó necesario renovar el parque de escáneres Kodak Alaris que permitiera a sus colaboradores continuar realizando sus tareas de forma fácil y sin la necesidad de incurrir en tareas manuales.

Situación Actual:

La institución maneja al día millares de documentos, desde una hoja tamaño carta hasta tamaño oficio. Debido a un requisito legal y de transparencia, los expedientes no pueden desprenderse en ningún momento. Esto, busca mantener la originalidad de todo expediente en cualquier momento. Con el fin de evitar la alteración de los documentos o evidencias, la perdida de algún elemento crucial ante la presentación o consulta del expediente, pero más importante, mantener la transparencia de la gestión de los mismos, se indagó en una solución de digitalización que satisficiera reto de mantenerlos intactos, y evitando a toda costa el deterioro.

Los trabajadores son requeridos a contar con cada documento de forma digital derivado de una ley donde se define que las personas que quieran subir una demanda de tutela deberán realizarla de forma digital y con poco peso en el archivo.

Objetivo:

Con el fin de poner a disposición a la ciudadanía en general un producto uniforme donde consultar sus procesos. El organismo se vió en la necesidad de digitalizar acervos históricos de diferentes documentos como casos de tutela o demandas, entre otros.

Todo con un formato ligero y efectivo, sin olvidar que dichos documentos contienen información sensible y resultan complejos de capturar de forma eficiente, debido a los diferentes tipos de tamaño, grosor y antigüedad.

Por otra parte, buscaron optimizar la producción y reducir los tiempos donde el operador solía incurrir en tareas manuales.

Solución:

Mediante la colocación de 2100 unidades del modelo Kodak S2080w escáner y 140 unidades del modelo Kodak S2070 escáner, instaladas centralizadamente, se buscó brindar fácil acceso y conversión de los documentos fusionando la solución de Kodak Alaris con los aplicativos que ya tenía el cliente con el fin de lograr el almacenamiento en servidores propios. Por otro lado el trabajo remoto facilitó que algunos colaboradores contaran con escáneres Kodak Alaris instalados en su domicilio,  facilitando y agregando valor a sus funciones del día a día.

A demás de la digitalización, se preservó la originalidad de todo expediente en cualquier momento, evitando la alteración de los documentos o evidencias, pérdida de algún elemento crucial ante la presentación o consulta del mismo, pero lo más importante se mantuvo la transparencia de la gestión de estos.

Beneficios y Resultados:

Gracias a la solución integral Kodak Alaris instalada para la captura de información, mejoró el proceso de digitalización y se mantuvo el acceso a los documentos de una forma trasparente, procurando el estado físico de cada tipo de formato gracias a la versatilidad de nuestra cama plana.

Uno de los principales beneficios fue el tamaño de los escáneres Kodak Alaris lo cual facilitaba el traslado de los mismos y la cama plana desmontable la cual está incluida como accesorio, ya que se utilizó para escanear documentos tamaño oficial que están encuadernados, en carpetas o engrapados, evitando el deterioro, ya que por temas de seguridad y confidencialidad las hojas no deben ser separadas.

Este proyecto jugó un papel muy importante para la institución, ya que además de contar con los equipos instalados dentro del corporativo, favoreció a los colaboradores que trabajaban de manera remota, teniendo la oportunidad de contar con un escáner Kodak Alaris dentro de sus hogares para así facilitar la ejecución de las tareas asignadas.

Concluyendo, se sumó valor a la atención de los clientes, se logró una importante reducción de tiempos en el proceso de digitalización lo que impactó en la satisfacción de los colaboradores y dinamizó la carga de documentos mediante la fusión de nuestro software con los aplicativos del cliente, logrando un almacenamiento eficiente y optimizado en servidor propio. En síntesis, se alcanzó el objetivo inicial: la reducción de tiempos y la agilización del trabajo operativo, a través de herramientas tecnológicas de última generación, contribuyendo a la productividad del organismo en su conjunto.

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