Perú hace uso de las soluciones Kodak Alaris, digitalizando millones de documentos

La instalación de escáneres Kodak Alaris del modelo Kodak i4650 escáner con ADF y Kodak Software Capture Pro, permitió la digitalización de la amplia variedad de documentos relacionados con el sector gubernamental, logrando una significativa reducción de tiempos, gestionando las necesidades del usuario al extraer la información requerida de forma satisfactoria.

Contexto:

Uno de los organismos legales en Perú, buscó soluciones de digitalización, ampliando su base instalada la cantidad de equipos al no contar con una cantidad adecuada para agilizar el proceso de captura inteligente de información. Debido a los millares de documentos que manejan al día, resultó necesario renovar el parque de escáneres Kodak Alaris que permitiera a sus colaboradores continuar realizando sus tareas de forma fácil y sin la necesidad de incurrir en tareas manuales.

Situación Actual:

La institución maneja al día millones de documentos, los cuales poseen su propia estructura, funciones y competencias. Contando con documentos de asuntos civiles, penales y laborales en los diferentes distritos del país. Debido a un requisito legal y de transparencia, los expedientes no pueden desprenderse en ningún momento y deben permanecer intactos en todo momento refiriéndose al proceso de digitalización, evitando la alteración del orden de los documentos y casos, mantener la transparencia de la gestión de estos es de crucial para este organismo, por lo que indagamos la situación e implementamos una solución de digitalización que satisficiera las necesidades comentadas anteriormente.

Objetivo:

Hacer más eficiente el proceso de digitalización, optimizando y reduciendo los tiempos del operador, y no sólo eso, si no, el procedimiento de nombrar el documento.

Todo con un formato ligero y efectivo para así poder enviarlo a una aplicación con la que cuenta el cliente, sin olvidar que dichos documentos contienen información sensible y resultan complejos de capturar de forma eficiente, debido a los diferentes tipos de tamaño, grosor y antigüedad.

Solución:

Mediante la colocación de 40 unidades del modelo Kodak  i4650 escáner, al concretar la instalación de escáneres se realizó un piloto y se hicieron pruebas de concepto en todas las entidades donde se permitió llevar el escáner físicamente y dar una capacitación a los operadores en vivo para asegurarse del uso correcto de nuestras soluciones brindando fácil acceso y conversión de los documentos ya que es de suma importancia asegurarnos del entendimiento correcto sobre el panorama de  la extracción de meta data y base de datos ya que el cliente solía usar una interfaz diferente.

La digitalización se realizó por medio de y Kodak Software Capture Pro que permite la digitalización de manera rápida y precisa, ejecutando la extracción de la data hacia la base de datos de cliente, integrándose fácilmente a las aplicaciones actuales del cliente y sus procesos institucionales.

Beneficios y Resultados:

Gracias a la solución integral Kodak Alaris conformada por varios elementos e instalada para la captura de información, la velocidad, mejoramiento de imagen y detección de metales agrego valor a la propuesta de una forma destacable, ya que esta entidad al contar con millones de documentos, a veces suelen escaparse grapas, siendo un diferenciador.

El Kodak Software Capture Pro comparte información ahora en toda la institución de manera segura, generando imágenes de alta calidad, ofreciendo data precisos para las aplicaciones con las que cuenta el cliente, uno de los múltiples beneficios es que puedes usarlo sin conexión a Internet logrando estar disponible siempre, listo para ser consultado.

Concluyendo, se sumó valor logrando una reducción de tiempos en el proceso de digitalización , satisfaciendo al personal interno dinamizando la carga de documentos mediante la fusión de nuestro software con los aplicativos del cliente, alcanzando el objetivo inicial: la reducción de tiempos y la agilización del trabajo operativo, con un formato ligero y efectivo de forma eficiente gracias a nuestras soluciones sostenibles que facilitan el desarrollo de las instituciones.