En la actualidad, el proceso de afiliación de clientes en un banco sigue siendo una experiencia manual que suele conllevar la finalización, el procesamiento y el almacenamiento de una gran cantidad de documentos. Este proceso resulta aún más lento si la situación del cliente implica necesidades de cumplimiento y retención de documentos. Estos procesos tediosos no solo suponen un obstáculo para el banco, sino que también generan inconvenientes para el cliente, cuyas expectativas consisten en abrir una cuenta en el menor tiempo posible.

Sin embargo, existe una solución mejor, más rápida y avanzada. El software de captura más innovador puede agilizar el proceso de afiliación de clientes in situ y eliminar la necesidad de enviar documentos a una ubicación central de digitalización y almacenamiento. Desafortunadamente, de acuerdo con Kollabria Research, si bien el 87 % de las aplicaciones empresariales se basan en la Web, solo el 2 % de las empresas utilizan tecnología basada en la Web para la captura de documentos.

Una adopción lenta implica un proceso de afiliación lento

Estas cifras no sorprenden a Adrian Francoz, fundador y CEO de Zeta Sky, una empresa proveedora de servicios de TI especializada en soluciones en la nube. Francoz opina que ese 87 % probablemente incluye aplicaciones, como correo electrónico hospedado y servicios de copia de seguridad remota, que resultan más fáciles de implementar por parte de las empresas en la primera fase de la transformación digital.

““En el terreno de la gestión de documentos y el almacenamiento preciso de archivos, no hay duda de que las empresas todavía están rezagadas”, sostiene Francoz. “Los principales obstáculos en la adopción de nuevas tecnologías son el apego a los sistemas antiguos, los costos adicionales que supone la migración a una nueva solución de almacenamiento de documentos y las preocupaciones relacionadas con la seguridad”, ha añadido. Sin embargo, Francoz considera que la adopción de soluciones de captura de documentos basadas en la Web se encuentra en una fase de crecimiento. ““De cinco a diez años, la situación será totalmente opuesta”.” Allen Falcon, CEO de la empresa proveedora de soluciones en la nube Cumulus Global, comparte la opinión de Francoz.

““La principal tendencia consiste en transformar la información en formato digital tan pronto como sea posible, sobre todo en procesos como la afiliación de clientes que se basan en tipos o conjuntos de documentos conocidos”, sostiene Falcon. ““Durante la afiliación de clientes, puede que sea necesario rellenar formularios en papel que requieren firmas físicas, posiblemente para cumplir con los requisitos normativos. Es preciso que esos documentos se transformen en archivos digitales, con el objetivo de poder organizarlos y recuperarlos”.”

La Mejor Forma de Avanzar

La solución idónea para optimizar la eficiencia se basa en optimizar la primera línea de los procesos, es decir, conseguir que los empleados que procesan documentos de clientes puedan llevar a cabo tareas de digitalización desde aplicaciones empresariales con las que se sientan cómodos. La clave consiste en eliminar el uso de varias aplicaciones y marcar los documentos automáticamente con un identificador de seguimiento, de modo que su posterior recuperación resulte más sencilla.

“La principal tendencia consiste en transformar la información en formato digital tan pronto como sea posible, sobre todo en procesos como la afiliación de clientes que se basan en tipos o conjuntos de documentos conocidos”, sostiene Allen Falcon, CEO de Cumulus Global.

Esta clase de ventajas es lo que KODAK Info Input Solution ofrece. Info Input es una aplicación segura basada en Java y orientada a su uso en navegador, que permite a los empleados capturar documentos desde prácticamente cualquier sistema. Almacena los documentos digitalizados en un concentrador seguro y centralizado, que permite a los trabajadores organizar y recuperar la información de forma fácil y rápida. Asimismo, Info Input se puede integrar con aplicaciones de línea de negocios y de gestión de contenido empresarial, de modo que las funciones de digitalización y gestión de documentos se pueden incorporar a flujos de trabajo y estructuras de datos existentes sin complicaciones.

Esta forma de unificar la digitalización y la gestión de datos tiene la ventaja adicional de eliminar el aislamiento de la información. La mayor parte de los bancos organiza sus procesos empresariales, como la gestión de documentos y la afiliación de clientes, en función del producto ofrecido. Es decir, los empleados responsables de la apertura de cuentas gestionan los documentos relacionados con esos productos, los responsables de la concesión de préstamos gestionan documentos relacionados con préstamos, y así sucesivamente. Sin embargo, para ofrecer un servicio satisfactorio a un cliente que interactúa con más de un grupo de productos se requiere un enfoque holístico.