Guía para crear una empresa de contabilidad libre de papel

De Kara Rayburn, gerente global de Marketing de la Cartera de Productos y Web

Elimine el papel de su empresa de contabilidad con estos consejos.

Balances generales, estados de resultados, estados de flujo de efectivo, papeleo administrativo... Las empresas de contabilidad trabajan con una gran cantidad de documentos. Sin embargo, no tienen por qué ser impresos.

En todas las industrias, los negocios están optando por soluciones más inteligentes libres de papel y, en particular, el sector de la contabilidad tiene mucho que ganar a partir de la eliminación del papel. Descubra por qué y cómo crear procesos de contabilidad sin papel con nuestra guía para crear una empresa de contabilidad libre de papel.

Por qué las empresas de contabilidad deberían eliminar el papel de sus procesos

Sostenibilidad
El motivo más evidente para eliminar el papel de cualquier empresa es la sostenibilidad, algo que se aplica especialmente a la industria contable, ya que ocupa el tercer puesto en cuanto a mayor cantidad de papel impreso (seguida por las industrias legal y médica). Un estudio realizado por PrintAudit ha revelado que cada empleado de una empresa de contabilidad imprime de media 35,5 páginas al día.

Si tomamos esta media como referencia, una empresa de contabilidad con cinco empleados tardaría menos de tres meses en imprimir 10 000 páginas, lo que equivale a un árbol pequeño. Imagine cuántos árboles podría utilizar una empresa de contabilidad de mayor tamaño en el mismo plazo de tiempo.

Gastos
Imprimir menos equivale a ahorrar dinero, y en grandes cantidades: un informe estima que la industria contable desperdicia al año 11 millones de libras esterlinas (o 14,35 millones de dólares estadounidenses) en impresión ineficiente.

Mediante la eliminación del papel, las empresas de contabilidad pueden recuperar una gran parte de esa cantidad. Según la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU., las oficinas sin papel ahorran 80 USD por empleado cada año en costos relacionados con impresoras, papel de copia, tóner y tinta, franqueo y almacenamiento de archivos. En las empresas de contabilidad con muchos empleados, estos costos se suman rápidamente.

Eficiencia
Trabajar con registros físicos requiere una innecesaria cantidad de tiempo para imprimir, archivar y, más adelante, buscar los documentos, sin mencionar la necesidad de repetir este proceso cada vez que un documento requiere actualización. Gracias a las soluciones de contabilidad sin papel, todo este proceso se puede condensar en unos sencillos clics con el mouse.

Según el contable Gregg Bossen, la digitalización requiere menos tiempo que archivar documentos para la contabilidad, pero «el auténtico ahorro de tiempo tiene lugar más tarde, cuando un proveedor llama y pregunta sobre una factura. Se tarda mucho más en levantarse del escritorio y buscar entre archivos hasta encontrar la copia impresa de una factura que en simplemente hacer clic en ella».

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Espacio
El almacenamiento de documentos puede ocupar hasta el 25 % del espacio de oficina de su empresa de contabilidad. Además de suponer un gran costo operativo, este almacenamiento podría impedir la expansión de su empresa o abarrotar demasiado la oficina. Algunas empresas de contabilidad se ven obligadas a alquilar espacio de almacenamiento en ubicaciones externas, lo que aumenta aún más los costos.

Por el contrario, eliminar el papel puede incluso permitir que su empresa se mude a un espacio de oficina reducido al eliminar los voluminosos archivadores.

Acceso
El almacenamiento de documentos en la nube le permite acceder a la información que necesita de manera instantánea desde cualquier lugar, lo que aporta una flexibilidad imposible de alcanzar para las empresas basadas en papel.

Por ejemplo, uno de los clientes de eFileCabinet en el sector contable se desplaza a menudo por motivos de trabajo y no estaba satisfecho con tener que cargar con todo su papeleo. «Revisar varias bolsas en busca de papeleo era agotador y costoso», comentó. «Los sistemas sin papel me han permitido quitarme ese peso de encima, ya que ahora puedo llevar toda mi oficina conmigo en mi portátil».

Esta misma flexibilidad también resulta útil si se encuentra en una reunión fuera de la oficina y se percata de que se le ha olvidado un archivo que necesita consultar. En lugar de retrasar la reunión o tener que pedir a alguien que le envíe el documento por fax, solo tiene que iniciar sesión y recuperar el documento a través de su portátil.

Imagen
Eliminar el papel puede mejorar la imagen de su empresa de contabilidad en varios aspectos. En el nivel más básico, al eliminar el papel, eliminará el desorden de su oficina, algo que de otro modo podría provocar una impresión desfavorable en los clientes y otros visitantes.

Asimismo, la imagen de marca de su empresa de contabilidad es igual de importante. El hecho de no utilizar papel demuestra a sus clientes actuales y potenciales que su empresa se basa en una mentalidad sostenible, visión de futuro y tecnología avanzada.

Seguridad
Los documentos almacenados en la nube ofrecen un nivel de seguridad muy superior al de los documentos en papel, tanto frente a eventos como tormentas o incendios, como frente a robos. Los documentos digitales se protegen mediante el uso de varias soluciones de seguridad y cifrado, y el acceso a ellos se limita a usuarios de confianza con autorización. En palabras de un contable:

«Antes, cualquiera que tuviera una llave podía acceder al papeleo de cualquier cliente, independientemente de si lo necesitaban para su trabajo o no. Pero ahora, con el sistema de gestión de documentos, puedo configurar permisos de usuario que restrinjan quién puede acceder a qué sin que eficiencia se vea afectada. Como resultado, yo puedo ver todo lo que los clientes me envían, mientras que mi secretaria puede acceder a la información de contacto que necesita para hacer su trabajo correctamente».

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Cómo eliminar el papel de su empresa de contabilidad

Identifique las oportunidades
Revise todos sus procesos empresariales y evalúe cuáles utilizan la mayor cantidad de papel, cuáles pueden generar problemas si se retrasan y cuáles que podrían digitalizarse de manera sencilla. Las mejores oportunidades para la transformación digital se presentan en los procesos que utilizan cantidades significativas de papel y tienen menos obstáculos. Incluso si su empresa tiene previsto digitalizarlo todo, este es el mejor lugar para empezar.

Por ejemplo, el cobro y la facturación sin papel son fáciles de configurar y le permitirán eliminar un uso de papel recurrente.

Establezca nuevos procesos
Será necesario implementar nuevos procesos, tanto para determinar cómo se gestionarán los documentos en papel como para evitar la creación innecesaria de documentos en papel.

Cuando empiece a trazar su plan, lo primero que debe abordar es dónde se almacenarán los archivos (lo ideal es una solución de almacenamiento de datos basada en la nube o el almacenamiento de datos en un servidor de archivos) y cómo se organizarán, lo que incluye las convenciones de nomenclatura y archivado. A continuación, debe crear usuarios y asignarles los permisos de seguridad correspondientes. También puede resultar útil activar la protección mediante contraseña para los archivos que contengan información confidencial de los clientes.

Establezca un conjunto de buenas prácticas para la colaboración y el control de versiones, a fin de garantizar que todos los empleados consulten siempre el archivo correcto.

Para evitar la creación de documentos en papel en el futuro, implemente procesos como firmas electrónicas, informes de gastos sin papel y estados e informes financieros sin papel. Cuanto más papel evite crear en primera instancia, menos papel tendrá que digitalizar más adelante.

Invierta en las herramientas adecuadas
Los procesos no funcionarán sin herramientas adecuadas que los respalden, por lo que, a la hora de trazar su plan, deberá considerar lo que necesita.

Un sistema de gestión de documentos efectivo es fundamental para una empresa de contabilidad sin papel, ya que servirá como repositorio digital para todos los documentos. Los sistemas de gestión de documentos permiten indexar los archivos a medida que se cargan, lo que facilita la tarea de mantener los archivos organizados. Al elegir un sistema de gestión de documentos para su empresa de contabilidad, otorgue prioridad a funciones como la indexación y la búsqueda, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la gestión de correo electrónico, de modo que pueda categorizar los documentos independientemente de su formato.

También tendrá que optar por un escáner de calidad para gestionar tanto el papeleo existente en su oficina como el papeleo que se genere en el futuro (con suerte, en menores cantidades).

Al elegir un escáner, debe tener en cuenta las necesidades específicas de su empresa de contabilidad. Por ejemplo, si el tamaño de su empresa es pequeño y tiene previsto digitalizar, como máximo, 10 000 páginas al día y 60 páginas por minuto, el escáner Kodak i2900 podría ser una buena opción. No obstante, el escáner Kodak i3450 resultaría más adecuado para empresas de contabilidad de mayor tamaño que necesiten digitalizar hasta 30 000 páginas al día y 90 páginas por minuto.

Independientemente del escáner que elija, configúrelo para que guarde automáticamente los archivos en su sistema de gestión de documentos o ubicación de datos compartidos, de modo que sus empleados puedan ahorrar tiempo.

Por último, las trituradoras le permitirán eliminar las copias físicas que ya no sean necesarias, así como garantizar la confidencialidad del cliente. Asegúrese de crear un sistema para organizar cualquier archivo que debe estar siempre disponible.

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Refuerce la seguridad
Para poder aprovechar las mejoras de seguridad asociadas al almacenamiento en la nube, debe implementar las medidas de seguridad adecuadas. Además de colaborar con un proveedor de servicios en la nube de confianza que disponga de infraestructura y políticas de TI, deberá implementar lo siguiente en su empresa de contabilidad:

  • Permisos y restricciones de acceso: el sistema de gestión de documentos debería permitirle limitar el acceso a los documentos alojados en una carpeta, o incluso a nivel de archivo o por equipo o función, de modo que pueda garantizar que solo los empleados que necesiten ver un archivo puedan acceder a él.
  • Portales seguros: nunca envíe información confidencial a través del correo electrónico. En su lugar, utilice un portal seguro que cifre la información durante el intercambio.
  • Autenticación multifactor: los ataques de phishing pueden hacer que tanto el personal como los clientes pongan en peligro sus contraseñas. La autenticación multifactor evita el acceso no autorizado, puesto que requiere una verificación adicional antes de permitir el acceso al sistema.

Garantice el cumplimiento y elimine los riesgos
El cumplimiento es un asunto peliagudo para todas las empresas de contabilidad, pero unas cuantas medidas pueden ayudarle a respetar las regulaciones y reducir el riesgo:

  • Copias de seguridad de los datos: realice copias de seguridad de los datos con frecuencia para evitar pérdidas en caso de eliminación accidental, errores del sistema o cualquier otra cosa que pueda ocurrir. Si dispone de copias de seguridad, podrá restaurar los archivos perdidos con rapidez.
  • Registros de auditoría: elija un sistema de gestión de documentos que controle el historial de cada documento para poder realizar el seguimiento de las acciones efectuadas por cada usuario. Los registros de auditoría permiten rendir cuentas en caso de que produzca algún problema.
  • Políticas de retención de documentos: las empresas de contabilidad solo deberían retener los documentos mientras sean útiles o hasta que se hayan cumplido los requisitos legales. Un almacenamiento incorrecto de los archivos podría desembocar en acciones judiciales y demandas de responsabilidad. Cuando elabore las políticas de retención de documentos, preste atención a lo siguiente:
    • Normas estatales: las regulaciones estipuladas por las juntas de contabilidad varían en función del estado.
    • Requisitos y regulaciones contractuales: es posible que su empresa deba cumplir con políticas de retención especiales si trabaja con clientes regulados o financiados por el Gobierno.
    • Reglas de descubrimiento y estatutos de limitación: puede que se apliquen reglas de descubrimiento y estatutos de limitación específicos en función de los documentos o el estado. La mejor forma de garantizar que su empresa de contabilidad no pase nada por alto es consultar a un abogado.

Proporcione formación y actualizaciones a su equipo
En lugar de limitarse a comunicar que la empresa va a dejar de utilizar papel, explique el motivo de esta decisión. Si consigue que su equipo acepte y se sume al cambio, la tasa de adopción mejorará.

El siguiente paso consiste en proporcionar formación a sus empleados sobre los procesos que ha establecido, incluidas las convenciones de nomenclatura y archivado, la entrada de documentos, el archivado de documentos existentes y la navegación por el sistema de gestión de documentos.

De hecho, incluso sería recomendable obtener su opinión durante el proceso de desarrollo de los nuevos procesos (al fin y al cabo, serán ellos quienes los lleven a cabo).

Acabe con los hábitos relacionados con el papel
No importa cuánto se esfuerce: los antiguos hábitos no se erradican fácilmente. Por ejemplo, imprimir un estado financiero puede ser más una respuesta automática que una decisión consciente.

Para desalentar los hábitos relacionados con el papel, haga que usar papel sea lo más inconveniente posible para el personal de su empresa; para ello:

  • Desactive las funciones de impresión en los equipos informáticos de la empresa.
  • Proporcione dos pantallas para que los empleados dispongan de espacio adicional para revisar los documentos.
  • Retire las fotocopiadoras, máquinas de fax e impresoras de fax.
  • Regístrese para recibir extractos de facturación sin papel.

Una vez que transcurra algún tiempo, los procesos de contabilidad sin papel se convertirán en un nuevo hábito y se encontrará en una buena posición para conseguir una empresa de contabilidad libre de papel.

Actualice a sus clientes
Una vez que haya conseguido eliminar el papel de su empresa de contabilidad, comuníqueselo a sus clientes, tanto para informarles del efecto que este cambio tendrá sobre ellos, como para aprovechar una gran oportunidad de relaciones públicas. Explique a sus clientes por qué su empresa ha efectuado este cambio y lo que pueden esperar al respecto, y aborde cualquier inquietud sobre seguridad que puedan tener.

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