/ Artículo Guía para crear una empresa de contabilidad libre de papel

De Kara Rayburn, gerente global de Marketing de la Cartera de Productos y Web

Elimine el papel de su empresa de contabilidad con estos consejos.

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Balance sheets, income statements, cash flow statements, administrative paperwork — accounting firms use a lot of documents. But they don’t necessarily have to be printed.

Businesses across all industries are opting for smarter, paper-free solutions, and the accounting industry, in particular, has a lot to gain from going paperless. Learn why and how to create paper-free accounting processes with our guide to paperless accounting firms.

Why Accounting Firms Should Go Paperless

Sustainability
The most obvious reason for going paperless in any business is sustainability, and this hits especially close to home for accounting, which prints the third largest amount of any industry (following the legal and medical industries). A study by PrintAudit found that each employee at an accounting firm prints an average of 35.5 pages per day.

Based on that average, an accounting firm with five employees would take less than three months to print 10,000 pages — the equivalent of a small tree. Imagine how many trees a larger accounting firm could go through in the same amount of time.

Expenses
Printing less means saving money, and no small amount of it: One report estimates that the accounting industry wastes £11 million (or $14.35 million) through inefficient printing every year.

Accounting firms can recuperate a great deal of that amount by going paperless. The Environmental Protection Agency reports that paper-free offices save $80 per employee annually on costs related to printer and copy paper, toner and ink, postage, and file storage. These costs quickly add up for accounting firms with many employees.

Efficiency
Working with physical records takes an unnecessarily large amount of time: printing, filing, and later searching for documents — not to mention repeating this process whenever a document needs to be updated. This entire process can be reduced to a few mouse clicks with paperless accounting solutions.

According to accountant Gregg Bossen, scanning takes less time than filing for bookkeeping, but “[t]he real-time savings come later when a vendor calls and asks about a bill. It takes much longer to get up from a desk and go rifling through files to find the paper copy of a bill than to simply click on it.”

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Space
Document storage could make up as much as 25% of your accounting firm’s office space. In addition to being a large overhead cost, this storage could prevent your firm from expanding or overly clutter the office. Some accounting firms end up having to lease off-site storage space, further adding to costs.

Going paperless, on the other hand, may even allow your firm to move into a smaller office space by eliminating those bulky file cabinets.

Access
Storing documents in the cloud give you instant access to the information you need from anywhere, allowing for flexibility that isn’t possible with paper-based firms.

For example, one of eFileCabinet’s accounting clients travels a lot for work and didn’t enjoy lugging all of their paperwork around. “Checking multiple bags for all of their paperwork was exhausting and expensive,” they remarked. “Paperless systems helped me to lose that ball and chain because I carried my entire office right on my laptop.”

The same flexibility helps if you’re at an off-site meeting and found you’ve forgotten a file you need to reference. Rather than delaying your meeting or having someone fax you the file, you can simply log in and pull up the file on your laptop.

Image
Going paperless can improve your accounting firm’s image in multiple ways. On the most basic level, doing so will free your office of clutter, which can create an unfavorable impression on clients and other visitors.

However, your accounting firm’s brand image is equally important. Going paperless signals to your current and prospective clients that your firm is a sustainably minded, forward-thinking, and technologically advanced business.

Security
Documents stored on the cloud are much safer than their physical counterparts, both from incidents such as storms or fires and from theft. Digital documents are protected using multiple security solutions, encrypted, and restricted to trusted users who have been granted access. As one accountant put it,

“Before, anyone with keys could access any paperwork from any client, whether it was needed for their job or not. But with my document management system, I can set user permissions that restrict who has access to what without sacrificing on efficiency. That means I can view everything my clients send me, while my secretary can access the contact information she needs to do her job correctly.”

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Cómo eliminar el papel de su empresa de contabilidad

Identifique las oportunidades
Revise todos sus procesos empresariales y evalúe cuáles utilizan la mayor cantidad de papel, cuáles pueden generar problemas si se retrasan y cuáles que podrían digitalizarse de manera sencilla. Las mejores oportunidades para la transformación digital se presentan en los procesos que utilizan cantidades significativas de papel y tienen menos obstáculos. Incluso si su empresa tiene previsto digitalizarlo todo, este es el mejor lugar para empezar.

Por ejemplo, el cobro y la facturación sin papel son fáciles de configurar y le permitirán eliminar un uso de papel recurrente.

Establezca nuevos procesos
Será necesario implementar nuevos procesos, tanto para determinar cómo se gestionarán los documentos en papel como para evitar la creación innecesaria de documentos en papel.

Cuando empiece a trazar su plan, lo primero que debe abordar es dónde se almacenarán los archivos (lo ideal es una solución de almacenamiento de datos basada en la nube o el almacenamiento de datos en un servidor de archivos) y cómo se organizarán, lo que incluye las convenciones de nomenclatura y archivado. A continuación, debe crear usuarios y asignarles los permisos de seguridad correspondientes. También puede resultar útil activar la protección mediante contraseña para los archivos que contengan información confidencial de los clientes.

Establezca un conjunto de buenas prácticas para la colaboración y el control de versiones, a fin de garantizar que todos los empleados consulten siempre el archivo correcto.

Para evitar la creación de documentos en papel en el futuro, implemente procesos como firmas electrónicas, informes de gastos sin papel y estados e informes financieros sin papel. Cuanto más papel evite crear en primera instancia, menos papel tendrá que digitalizar más adelante.

Invierta en las herramientas adecuadas
Los procesos no funcionarán sin herramientas adecuadas que los respalden, por lo que, a la hora de trazar su plan, deberá considerar lo que necesita.

Un sistema de gestión de documentos efectivo es fundamental para una empresa de contabilidad sin papel, ya que servirá como repositorio digital para todos los documentos. Los sistemas de gestión de documentos permiten indexar los archivos a medida que se cargan, lo que facilita la tarea de mantener los archivos organizados. Al elegir un sistema de gestión de documentos para su empresa de contabilidad, otorgue prioridad a funciones como la indexación y la búsqueda, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la gestión de correo electrónico, de modo que pueda categorizar los documentos independientemente de su formato.

También tendrá que optar por un escáner de calidad para gestionar tanto el papeleo existente en su oficina como el papeleo que se genere en el futuro (con suerte, en menores cantidades).

Al elegir un escáner, debe tener en cuenta las necesidades específicas de su empresa de contabilidad. Por ejemplo, si el tamaño de su empresa es pequeño y tiene previsto digitalizar, como máximo, 10 000 páginas al día y 60 páginas por minuto, el escáner Kodak i2900 podría ser una buena opción. No obstante, el escáner Kodak i3450 resultaría más adecuado para empresas de contabilidad de mayor tamaño que necesiten digitalizar hasta 30 000 páginas al día y 90 páginas por minuto.

Independientemente del escáner que elija, configúrelo para que guarde automáticamente los archivos en su sistema de gestión de documentos o ubicación de datos compartidos, de modo que sus empleados puedan ahorrar tiempo.

Por último, las trituradoras le permitirán eliminar las copias físicas que ya no sean necesarias, así como garantizar la confidencialidad del cliente. Asegúrese de crear un sistema para organizar cualquier archivo que debe estar siempre disponible.

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Refuerce la seguridad
Para poder aprovechar las mejoras de seguridad asociadas al almacenamiento en la nube, debe implementar las medidas de seguridad adecuadas. Además de colaborar con un proveedor de servicios en la nube de confianza que disponga de infraestructura y políticas de TI, deberá implementar lo siguiente en su empresa de contabilidad:

  • Permisos y restricciones de acceso: el sistema de gestión de documentos debería permitirle limitar el acceso a los documentos alojados en una carpeta, o incluso a nivel de archivo o por equipo o función, de modo que pueda garantizar que solo los empleados que necesiten ver un archivo puedan acceder a él.
  • Portales seguros: nunca envíe información confidencial a través del correo electrónico. En su lugar, utilice un portal seguro que cifre la información durante el intercambio.
  • Autenticación multifactor: los ataques de phishing pueden hacer que tanto el personal como los clientes pongan en peligro sus contraseñas. La autenticación multifactor evita el acceso no autorizado, puesto que requiere una verificación adicional antes de permitir el acceso al sistema.

Garantice el cumplimiento y elimine los riesgos
El cumplimiento es un asunto peliagudo para todas las empresas de contabilidad, pero unas cuantas medidas pueden ayudarle a respetar las regulaciones y reducir el riesgo:

  • Copias de seguridad de los datos: realice copias de seguridad de los datos con frecuencia para evitar pérdidas en caso de eliminación accidental, errores del sistema o cualquier otra cosa que pueda ocurrir. Si dispone de copias de seguridad, podrá restaurar los archivos perdidos con rapidez.
  • Registros de auditoría: elija un sistema de gestión de documentos que controle el historial de cada documento para poder realizar el seguimiento de las acciones efectuadas por cada usuario. Los registros de auditoría permiten rendir cuentas en caso de que produzca algún problema.
  • Políticas de retención de documentos: las empresas de contabilidad solo deberían retener los documentos mientras sean útiles o hasta que se hayan cumplido los requisitos legales. Un almacenamiento incorrecto de los archivos podría desembocar en acciones judiciales y demandas de responsabilidad. Cuando elabore las políticas de retención de documentos, preste atención a lo siguiente:
    • Normas estatales: las regulaciones estipuladas por las juntas de contabilidad varían en función del estado.
    • Requisitos y regulaciones contractuales: es posible que su empresa deba cumplir con políticas de retención especiales si trabaja con clientes regulados o financiados por el Gobierno.
    • Reglas de descubrimiento y estatutos de limitación: puede que se apliquen reglas de descubrimiento y estatutos de limitación específicos en función de los documentos o el estado. La mejor forma de garantizar que su empresa de contabilidad no pase nada por alto es consultar a un abogado.

Proporcione formación y actualizaciones a su equipo
En lugar de limitarse a comunicar que la empresa va a dejar de utilizar papel, explique el motivo de esta decisión. Si consigue que su equipo acepte y se sume al cambio, la tasa de adopción mejorará.

El siguiente paso consiste en proporcionar formación a sus empleados sobre los procesos que ha establecido, incluidas las convenciones de nomenclatura y archivado, la entrada de documentos, el archivado de documentos existentes y la navegación por el sistema de gestión de documentos.

De hecho, incluso sería recomendable obtener su opinión durante el proceso de desarrollo de los nuevos procesos (al fin y al cabo, serán ellos quienes los lleven a cabo).

Acabe con los hábitos relacionados con el papel
No importa cuánto se esfuerce: los antiguos hábitos no se erradican fácilmente. Por ejemplo, imprimir un estado financiero puede ser más una respuesta automática que una decisión consciente.

Para desalentar los hábitos relacionados con el papel, haga que usar papel sea lo más inconveniente posible para el personal de su empresa; para ello:

  • Desactive las funciones de impresión en los equipos informáticos de la empresa.
  • Proporcione dos pantallas para que los empleados dispongan de espacio adicional para revisar los documentos.
  • Retire las fotocopiadoras, máquinas de fax e impresoras de fax.
  • Regístrese para recibir extractos de facturación sin papel.

Una vez que transcurra algún tiempo, los procesos de contabilidad sin papel se convertirán en un nuevo hábito y se encontrará en una buena posición para conseguir una empresa de contabilidad libre de papel.

Actualice a sus clientes
Una vez que haya conseguido eliminar el papel de su empresa de contabilidad, comuníqueselo a sus clientes, tanto para informarles del efecto que este cambio tendrá sobre ellos, como para aprovechar una gran oportunidad de relaciones públicas. Explique a sus clientes por qué su empresa ha efectuado este cambio y lo que pueden esperar al respecto, y aborde cualquier inquietud sobre seguridad que puedan tener.

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