/ Artículo Guía hacia la eficiencia en la oficina doméstica

De Kara Rayburn, gerente global de Marketing de la Cartera de Productos y Web

Incluya estos elementos clave en su oficina doméstica y multiplique su productividad.

El trabajo remoto solía ser un privilegio al alcance únicamente de ciertos puestos en determinados sectores; sin embargo, en la actualidad, es cada vez más habitual: alrededor del 50 % de la población estadounidense trabaja desde casa al menos parte de la jornada.

Si bien diversos factores contribuyen a esta tendencia, como la digitalización y el aumento del coste inmobiliario, muchos empleadores favorecen el trabajo remoto debido a que este enfoque permite alcanzar una mayor eficiencia. En una encuesta realizada por ConnectSolutions, el 30 % de los participantes afirmó que gracias al teletrabajo consiguen más resultados en menos tiempo, mientras que el 24 % afirmó que consiguen más resultados en el mismo periodo de tiempo.

Independientemente de si es el propietario de su propio negocio o un empleado de una empresa que fomenta el trabajo remoto, el teletrabajo aumenta la eficiencia al eliminar distracciones como reuniones improvisadas, conversaciones en torno al dispensador de agua y compañeros de trabajo ruidosos. Tal y como su nombre indica, el teletrabajo también elimina los desplazamientos, de modo que el tiempo que se pierde debido al tráfico y a la búsqueda de estacionamiento se puede dedicar a trabajar.

Sin embargo, a pesar de su potencial para aumentar la eficiencia, trabajar desde casa también presenta retos únicos. Personalmente, he trabajado desde casa a tiempo completo durante casi tres años y he descubierto que, para poder aprovechar ese potencial, es necesario solucionar estos retos con una oficina doméstica diseñada intencionalmente para tal fin.

Retos asociados a trabajar desde casa

Si bien trabajar desde casa elimina ciertas distracciones, también abre la puerta a otras distintas: tareas domésticas, mascotas, niños en casa cuando tienen vacaciones en el colegio y la tentación de hacer cosas no relacionadas con el trabajo. A menudo, los trabajadores remotos sienten menos presión para mantener un área de trabajo ordenada en casa y esta falta de organización también puede generar distracciones.

El entorno doméstico en sí puede ser un reto si no es adecuado para trabajar. Mientras que los edificios de oficinas suelen estar diseñados para mejorar la productividad a través de una iluminación y espacio adecuados, es probable que su hogar no cuente con estas características. Si el área asignada a su oficina doméstica queda relegada a un rincón abarrotado o un sótano oscuro, su productividad podría verse afectada.

Por último, si su empleador no le proporciona recursos de alta calidad, es posible que su eficiencia se vea obstaculizada por equipos lentos o mobiliario inadecuado.

Elementos esenciales para aumentar la eficiencia en la oficina doméstica

Área de trabajo designada

El primer elemento de una oficina doméstica eficiente, y el más crucial, es contar con un área de trabajo designada. Consejo profesional: si tiene hijos, ¡asegúrese de que tenga una puerta! Cuando la oficina doméstica se encuentra en una zona común del hogar, como el salón o la cocina, la probabilidad de distraerse aumenta.

Si no puede dedicar una habitación entera a trabajar, intente crear límites visuales entre el espacio de trabajo y la zona de estar mediante el uso de estanterías, paneles divisorios, etc. Cuantos menos objetos no relacionados con el trabajo tenga a la vista, menos probable será que se distraiga.

Luz natural

Ubique su oficina doméstica en un área de su hogar que esté expuesta a la luz natural. Colocar el escritorio frente a una ventana le proporcionará una vista agradable y aumentará su productividad. Esta es la vista desde mi oficina, que me resulta muy útil en las llamadas de larga duración.Alaris Home Office Natural Light

Diversos estudios han demostrado los numerosos beneficios para la salud asociados a la exposición a la luz natural. Por ejemplo, la luz azul presente en la luz natural favorece la constricción de las pupilas, lo que incrementa la agudeza visual de los ojos. En otras palabras, la luz natural mejora su capacidad de lectura y su productividad.

Asimismo, la luz natural genera respuestas del sistema endocrino que son necesarias para controlar el sistema inmunológico, el estado de ánimo y el sueño. Una exposición suficiente a la luz natural podría no solo mejorar su claridad mental y visión, sino también disminuir los dolores de cabeza y las migrañas.

Si su oficina doméstica no recibe luz natural, la siguiente mejor opción consiste en reemplazar las bombillas normales por bombillas de luz de amplio espectro. Si bien no son un sustituto de la luz natural, las luces de amplio espectro tienen la misma temperatura equilibrada y, por lo tanto, brindan algunos de los mismos beneficios. La nítida luz blanca que emiten es perfecta para actividades que requieren agudeza visual, como la lectura.

Internet de alta velocidad

La conexión a Internet debería agilizar su trabajo, no ralentizarlo. Si trabaja con una conexión deficiente, es posible que su eficiencia se vea afectada.

El tiempo sigue pasando mientras espera a que las páginas se carguen, los archivos se transfieran o los adjuntos se descarguen. De hecho, un estudio realizado en 2013 descubrió que los trabajadores malgastan una semana al año esperando por culpa de la lentitud de los equipos.

Además de ralentizar su actividad, si la conexión es deficiente, su atención se desviará de su trabajo y es probable que se distraiga con otras cosas. Una conexión a Internet lenta también puede ser realmente frustrante (es la principal causa de frustración de los empleados en Australia) y esta irritación no suele estar asociada a un sólido rendimiento laboral.

En lugar de conformarse con una conexión a Internet lenta, revise las distintas opciones de proveedores de servicios de Internet y decida cuál es la mejor para su oficina doméstica.

Enrutador de red

Si su familia utiliza más de un portátil o equipo en casa, necesitará un enrutador de red. La elección del enrutador es aún más importante si los miembros de su familia utilizan dispositivos como teléfonos móviles, tabletas o televisores inteligentes al mismo tiempo que usted trabaja desde su oficina en casa.

Para garantizar que el enrutador de red puede satisfacer sus necesidades de conectividad Wi-Fi, debe tener en cuenta los tipos de dispositivos que utilizará y el tamaño del área que requiere cobertura. Si bien debería elegir un enrutador que optimice su eficiencia, es posible que no requiera el máximo rendimiento posible y debería pagar únicamente por las funciones que necesite.

Si ya dispone de un enrutador pero la intensidad de la señal no es suficiente en su oficina doméstica, considere adquirir un repetidor de señal inalámbrica. Este tipo de dispositivos reciben una señal débil, la amplifican y la retransmiten. De lo contrario, existe una amplia gama de enrutadores de calidad entre los que elegir. Recuerde que no necesita el mejor modelo para optimizar su red y mantener la eficiencia.

Escritorio de pie

Deberá seleccionar un escritorio que se adapte al espacio disponible para su oficina doméstica y, evidentemente, deberá mantenerlo despejado y organizado para ser eficiente. Pero, para multiplicar realmente la eficiencia, un escritorio de pie es la mejor opción. Una de mis compañeras camina en una cinta de correr mientras participa en las llamadas y recorre muchos kilómetros al día.

Si no desea utilizar una cinta de correr, hace ya tiempo que los escritorios de pie se han alzado como una alternativa saludable a pasar todo el día sentado, pero el alivio de un estilo de vida sedentario no es el único beneficio que ofrecen. Un estudio llevado a cabo en 2018 por la Universidad de Leicester reveló que el 43 % de los participantes que empezaron a utilizar escritorios de pie demostraron una productividad mejorada después del primer año, mientras que el 52 % se sintió más comprometido con su trabajo.

Asimismo, un estudio dirigido por la Escuela de Salud Pública de la Facultad de Ciencias de la Salud de la Universidad Texas A&M reveló resultados igualmente alentadores: el 46 % de los empleados del centro de atención telefónica presentaron un aumento de la productividad al utilizar escritorios de pie.

Es probable que dichos aumentos en la productividad se deban al hecho de que estar de pie mejora la circulación sanguínea, de modo que el cerebro recibe más nutrientes y oxígeno, lo que a su vez favorece la neurogénesis (el proceso por el cual se generan nuevas neuronas). Asimismo, el 71 % de los empleados indicó una mejora en el estado mental después de reducir el tiempo que pasan sentados al día en tan solo una hora, lo que demuestra que permanecer de pie mejora la atención.

A la hora de elegir un escritorio de pie, las opciones varían desde las más básicas (y más económicas) hasta las más complejas (y más costosas). Este modelo ofrece una gran portabilidad y está equipado con ventiladores para refrigerar el equipo, mientras que este modelo es compatible con el uso de varios monitores. Ambos son ajustables, de modo que puede alternar entre la posición sentada y de pie a lo largo del día.

Espacio de trabajo despejado

La importancia de mantener el orden en su espacio de trabajo es mucho mayor de lo que podría imaginar. OfficeMax realizó una encuesta a 1000 adultos y descubrió que:

  • El 90 % consideraba que el desorden ejerce un impacto negativo sobre su vida y su trabajo.
  • El 77 % afirmó que el desorden reduce su productividad.
  • Más de la mitad de los participantes indicó que la falta de organización perjudica su motivación y estado de ánimo.

Un espacio de trabajo desordenado también puede generar estrés, independientemente de si lo percibe o no. Debido al desorden a su alrededor, es posible que se sienta abrumado sin saber por qué. Consejo profesional: limpiar mi escritorio cada noche cuando apago el equipo me ayuda a mantenerlo ordenado.

Conclusión: para pensar con claridad, mantener la motivación y trabajar de forma productiva y eficiente, debe mantener el orden. Por suerte, esto es tan sencillo como retirar los papeles y objetos que no sean necesarios y seguir un sistema de organización eficaz.

Sistema de organización

Cuando quite los papeles y los objetos de su escritorio, no se limite a colocarlos en otro rincón de su oficina; organícelos para poder encontrarlos con facilidad cuando los necesite.

El tipo de sistema de organización que decida seguir depende del espacio disponible y de los materiales que necesite organizar. Para muchas oficinas domésticas, un archivador con carpetas debería ser suficiente. Una vez más, asegúrese de colocar los documentos en estas carpetas de forma lógica y etiquételo todo de forma clara y consistente.

También es probable que necesite un lugar donde guardar el material de oficina, como los útiles de escritura, las notas adhesivas, las tarjetas de visita y demás. Para ello, un simple carrito organizador donde pueda colocarlo todo hasta que lo necesite debería bastar.

Escáner de documentos

Los escáneres de documentos le permiten eliminar el uso del papel, lo que puede fomentar la eficiencia en su oficina doméstica de diversas formas, como la eliminación de montañas de papel, la capacidad de ordenar los documentos de forma digital y la agilización de los flujos de trabajo.

Como hemos comentado anteriormente, un espacio de trabajo desorganizado puede reducir la productividad y la motivación, además de generar estrés. Puesto que estos escáneres digitalizan los papeles que inevitablemente terminarían desorganizando su escritorio, los escáneres de documentos reducen la posibilidad de desorden. Además, una vez digitalizados, esos papeles ya no generarán distracciones.

Si bien es necesario mantener un sistema de organización física para documentos originales importantes, la digitalización de otros documentos disminuye la cantidad de archivadores que necesitará y reduce la cantidad de tiempo que dedicará a buscar documentos. Asimismo, minimiza el riesgo de pérdida de datos, ya que no tendrá que preocuparse de traspapelar documentos importantes. De media, las personas pasan una semana buscando documentos perdidos y otros elementos cada año, y ese tiempo disminuye la productividad.

Los escáneres de documentos pueden agilizar determinados flujos de trabajo, como el procesamiento de formularios. Mientras que la introducción manual de datos requiere una gran cantidad de tiempo y el envío de documentos por correo postal interrumpe el flujo de trabajo por completo, la digitalización y el envío de documentos por correo electrónico se pueden completar en cuestión de minutos.

A la hora de elegir escáneres de documentos para oficinas domésticas, las opciones son prácticamente infinitas. No obstante, si está buscando un escáner que mejore la eficiencia de su oficina doméstica y que sea eficiente en sí mismo, tanto el escáner Alaris E1025 como el escáner Alaris S2040 son excelentes opciones.

Ambos ofrecen una configuración simplificada que le permite encender el escáner e iniciar la digitalización en menos de 10 segundos. Además, puede configurar la digitalización de un solo toque para varios trabajos distintos, lo que elimina los confusos procesos de digitalización de varios pasos. Si necesita conectividad inalámbrica, el escáner S2060w está equipado con las mismas funciones, además de la posibilidad de colocarlo donde se necesite.

Estos escáneres comparten una amplia gama de funciones, como la tecnología Perfect Page, el reconocimiento óptico de caracteres y la capacidad de digitalizar pasaportes y otros documentos pequeños y frágiles. Sin embargo, los escáneres S2040 y S2060w ofrecen una mayor capacidad de digitalización diaria, el procesamiento de imágenes integrado y la tecnología de alimentación activa para una inserción de documentos fiable.

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