Cómo aprovechar al máximo su escáner de escritorio

Cualquier persona que haya trabajado en una oficina actualizada conoce la importancia de digitalizar y enviar documentos.

Un escáner de escritorio poco confiable puede ser el azote de cualquier oficina. A pesar de la digitalización de la documentación cada vez mayor en el trabajo actual, los documentos físicos continúan teniendo un rol importante. Sin duda es necesario catalogarlos y ponerlos en línea para que estén disponibles, y esa es la función de los escáneres de documentos.

Si su oficina tiene un escáner de escritorio que, en su opinión, no se está utilizando a plena capacidad, posiblemente se pregunte cómo puede aprovecharlo con una mayor accesibilidad. Aquí está todo lo que debe saber para aprovechar su escáner al máximo.

¿Qué tipo de escáner necesita?

Si ya tiene un escáner que lo complace, puede saltearse esta sección. Si no sabe bien si su escáner actual está hecho para procesar lo que necesita, continúe leyendo.

Probablemente, la mayoría de las personas esté satisfecha con sus equipos de oficina. No obstante, también es probable que haya mejores alternativas en el mercado. Hay muchos tipos de escáneres diferentes: escáneres especializados, escáneres con alimentación de hojas y todo tipo de modelos para consumidores y empresas.

Muchas oficinas no se preocupan por obtener escáneres para un mayor uso en volumen de papel. Sabemos por qué. Los escáneres de escritorio o en red que pueden usarse para digitalizar cantidades masivas de documentos a la vez o que distintas personas pueden usar al mismo tiempo pueden parecer excesivos o innecesarios.

No obstante, si halla que su oficina da lugar a una fila importante en el escáner, puede ser momento de considerar una mejora.

Si la digitalización es una parte importante de su día habitual en la oficina, un modelo para consumidores no será suficiente. Los escáneres de escritorio comunes están destinados para que los use cotidianamente una sola persona. Si varias personas los usan a diario para digitalizar docenas de páginas, se sobrecargarán fácilmente.

Al elegir una actualización para el escáner de su oficina, tenga en cuenta cuánto se utilizará. Si la respuesta es que se utilizará con frecuencia, considere una mejora.

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¿Cómo se maximiza la eficiencia?

Nociones básicas de los escáneres

Si ya tiene su escáner ideal, probablemente se pregunte cómo asegurarse de que dure todo lo posible y de que continúe funcionando como debe. La respuesta suena sencilla, pero es difícil de implementar: Utilícelo correctamente.

Cada escáner de escritorio viene con instrucciones detalladas de mantenimiento y operación. No obstante, estas instrucciones en general se omiten en el transcurso cotidiano de las actividades. Es necesario tratar a los escáneres correctamente para que su vida útil sea extensa. Esto implica:

1. Si tiene un escáner/una impresora, asegúrese de que los cartuchos de tinta se reemplacen con frecuencia. Asegúrese de usar únicamente cartuchos aprobados por el fabricante, ya que las imitaciones o los genéricos pueden tener pérdidas y dañar el interior del escáner.
2. Limpie las piezas con frecuencia. Ocasionalmente es necesario desarmar los escáneres y volverlos a armar después de limpiar las piezas. Asegúrese de hacerlo una vez cada pocos meses. De lo contrario, la eficiencia y la capacidad de uso se reducirán.
3. Siga siempre las instrucciones. No alimente los documentos de manera incorrecta ni utilice el escáner con las manos húmedas. Esto no afectará, en general, el estado del escáner; no obstante, si se repite con frecuencia, cuando se dé cuenta ya no podrá usarlo. Lea siempre las instrucciones para asegurarse de no hacer las cosas incorrectamente.

Estos son los tres aspectos más importantes que debe recordar. Mantenga todo limpio, siga las instrucciones y, con los escáneres que utilizan tinta, asegúrese de usar cartuchos aprobados.

Aspectos avanzados

Hay herramientas externas que puede utilizar para asegurarse de que su escáner continúe funcionando correctamente. Están, por ejemplo, las herramientas de software que monitorean el escáner y se aseguran de que esté en buen estado. Scanner Manager de Kodak Alaris suministra alertas proactivas, reduce el tiempo de inactividad, ofrece información operativa específica y le permite mejorar la productividad del flujo de trabajo de captura en toda la organización.

Aunque quizá piense que no es una inquietud importante, los delincuentes cibernéticos pueden dedicarse a los escáneres tanto como a cualquier otro dispositivo conectado a Internet. Es importante que incluyan características de seguridad.

Los escáneres son más inteligentes y avanzados en relación con todo lo que podemos hacer con ellos.

Es posible que su experiencia con los escáneres se reduzca a digitalizar un documento y enviarlo por correo electrónico. ¿Qué ocurre, entonces, si debe digitalizar un desordenado documento escrito a mano? ¿O un documento con manchas? ¿O uno con un contraste inusual que no aparece claramente?

Esta es la función práctica del software avanzado para escáneres. Las herramientas pueden aislar los manuscritos desordenados y resaltar áreas para que todo sea más legible, corregir el color de las imágenes para que sean más agradables visualmente y mucho más. Las distintas marcas de escáneres utilizan distintos tipos de software. Preste atención al software disponible para su escáner a fin de facilitar el uso.

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Administre sus documentos

Una de las mejores maneras de aprovechar al máximo su escáner de escritorio es asegurarse de utilizarlo correctamente. Posiblemente le sorprenda hallar que digitalizó el mismo documento varias veces durante el día debido a una administración incorrecta o por usar un formato inadecuado debido a una configuración predeterminada extraña.

Para que tenga un mayor control en todo momento, le recomendamos un escáner de escritorio que se integra con un sistema de administración de documentos para un seguimiento claro de los documentos digitalizados.

Cuando se trata de actualizar su escáner de documentos o el software para escáneres, Kodak Alaris puede ayudarlo. Comuníquese con nosotros o busque un socio en su zona para comenzar.

Imagen por Pxhere