Cómo gestionar los impuestos empresariales de manera remota

Presentar una declaración de impuestos empresariales estatal o federal requiere una gran cantidad de documentos justificativos. El tipo y la cantidad de estos documentos varía en función de la estructura y el tamaño de su empresa. Independientemente de si su negocio es una pequeña sociedad unipersonal o una gran corporación, es fundamental que proporcione a su preparador de impuestos o contable público autorizado (CPA) toda la información necesaria para justificar su declaración.

En los tiempos que corren, numerosos contables y propietarios de negocios trabajan fuera de la oficina. La imposibilidad de reunirse personalmente para analizar o preparar la declaración fiscal hace que el uso de herramientas de presentación remota sea obligatorio. Si se pregunta cómo puede preparar su declaración de manera remota, rápida y sencilla, siga leyendo para descubrir algunos consejos esenciales.

1. Descubra lo que necesita

Muchos propietarios de negocios tienen la misma pregunta: «¿Qué documentos debo conservar a efectos tributarios?». En su página web, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE. UU. ofrece algunos consejos sobre los registros que debe mantener, entre los que se incluyen registros de bienes raíces, extractos bancarios, informes de inversión y cualquier recibo o comprobante de pago aplicable para las deducciones. Si no está seguro de los tipos de documentos que debe mantener para fines fiscales, consulte a un CPA o un asesor financiero.

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2. Cree un sistema de archivado digital

En materia de preparación de impuestos empresariales, la gestión de documentos es esencial. Su contable necesitará recopilar numerosos documentos empresariales distintos, como registros de gastos, estados de resultados y demás papeleo. Para asegurarse de que dispone de todo lo necesario para preparar sus impuestos de manera remota, considere migrar todos sus archivos en papel a un sistema de archivos digital. Los archivos digitales son fáciles de clasificar, buscar y recuperar. Los escáneres de escritorio modernos de Kodak Alaris pueden transformar los recibos, las facturas, los contratos y otros documentos en un útil catálogo digital de información. Hay opciones de escáneres capaces de procesar de 25 a 200 páginas por minuto.

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3. Hable con su CPA sobre la declaración de impuestos remota

Si el trabajo remoto es algo nuevo para usted y su empresa, dedique tiempo a analizar la situación con su contable. Las empresas de contabilidad han llevado a cabo una transición a soluciones de trabajo remoto y proporcionan servicios virtuales de preparación de impuestos y declaración de impuestos empresariales en línea.

Generalmente, al principio de cualquier colaboración relativa a la contabilidad, suele celebrarse una reunión para determinar el alcance del trabajo. Durante esta reunión, puede preguntarle a su contable fiscal cómo prefiere recibir los documentos importantes. Puede que le soliciten que envíe los distintos formularios y archivos por correo electrónico, o que proporcionen un sistema de intercambio de archivos para cargar el papeleo.

Digitalizar los documentos y proporcionarlos como archivos electrónicos es fundamental para presentar una declaración de impuestos. Además, la declaración de impuestos remota mejora la puntualidad de los pagos impositivos.

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Los documentos digitales en la era del distanciamiento físico

Al igual que la mayoría de los negocios, los contables y otros profesionales que prestan servicios tributarios se han acostumbrado al trabajo remoto. Las declaraciones de impuestos remotas pueden resultar sencillas si cuenta con una forma de compartir documentos importantes con su preparador de impuestos. Los escáneres de escritorio o departamentales son lo suficientemente compactos para adaptase sin problemas al escritorio de su oficina doméstica, pero lo suficientemente potentes para convertir registros y recibos en papel en archivos digitales que puede enviar a su CPA.

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