/ Artículo Herramientas para crear una fuerza de trabajo virtual

De Kara Rayburn, gerente global de Marketing de la Cartera de Productos y Web

El software y la tecnología que posibilitan las reuniones virtuales consiguen que digitalizar y compartir documentos sea más fácil que nunca.

A medida que la Generación X y los mileniales toman las riendas de la fuerza de trabajo, la tecnología digital se está convirtiendo en uno de los principales factores responsables del éxito en la gestión empresarial. Desde el software y las cámaras web que permiten las reuniones virtuales hasta los escáneres de alta calidad que consiguen que digitalizar y compartir documentos sea más fácil que nunca, estas herramientas ofrecen nuevas posibilidades para trabajar de forma remota con una mejor comunicación, operaciones más eficientes y colaboración optimizada.

Software de videoconferencia
Las conferencias telefónicas tradicionales han pasado a la historia. Los programas de conferencia virtual ofrecen una manera sencilla de conectar con los clientes y empleados desde cualquier lugar del mundo, lo que elimina la necesidad de los costosos planes de desplazamiento y fomentan las relaciones entre los miembros del equipo, independiente de la ubicación en la que trabajen. Los indicadores visuales suministrados por el software de conferencia ayudan a mantener el orden en las reuniones, ya que es posible ver a la persona que está hablando y saber cuando les gustaría participar en la conversación. Asimismo, el software de videoconferencia, como Zoom o GoToMeeting, puede facilitar el acceso a la formación, las actividades de consolidación de equipo y otros eventos similares.

Herramientas de uso compartido de archivos
La capacidad de compartir archivos y documentos de forma sencilla es crítica para consolidar un espacio de trabajo virtual productivo. En lugar de tener que enviar una copia de un documento a alguien para su aprobación o celebrar una reunión física con un grupo de empleados para compartir ideas sobre un documento, las herramientas de uso compartido de archivos como Dropbox y Google Drive facilitan y agilizan la colaboración. El uso compartido de archivos también fomenta la colaboración y la innovación, ya que permite a los miembros del equipo aportar nuevas ideas y reforzar la eficiencia de su empresa.

Programas de mensajería instantánea
Los servicios de mensajería instantánea como Slack y Google+ Hangouts permiten completar la planificación de proyectos y el intercambio de ideas sin esfuerzo. La capacidad de chatear con un compañero en tiempo real, independientemente de donde esté ubicado, permite recibir comentarios de forma rápida y elimina la necesidad de participar en largas reuniones o conversaciones de correo electrónico interminables.

Estos programas también son una gran herramienta para el desarrollo del equipo, la organización de eventos y fiestas de trabajo, y las conversaciones y preguntas casuales.

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Software de seguimiento temporal
Los trabajadores remotos no pueden fichar a la entrada y la salida con una tarjeta de registro horario, por lo que los supervisores tienen una visibilidad reducida con respecto al empleo del tiempo y el trabajo completado.

El software de seguimiento temporal no solo sirve para incrementar la productividad, sino que también ofrece un modo preciso de confirmar el tiempo y el dinero dedicado a los proyectos de clientes. El software como Wrike y Toggl aumenta la atención, lo que aporta a los empleados una mejor visibilidad de sus flujos de trabajo y ayuda a los gerentes a detectar los aspectos que deben mejorar.

Otras ventajas del software de seguimiento temporal incluyen la capacidad de organizar un sistema de nómina optimizado, proporcionar una facturación más precisa al cliente e identificar las áreas en las que se pueden reducir gastos. Escáneres

Los escáneres de documentos de alta calidad son la herramienta perfecta para este nuevo entorno de digitalización. Para las empresas desbordadas por documentos en papel, los escáneres diseñados para tareas de alto rendimiento, como el escáner i3500, pueden facilitar la organización de los datos de la empresa, ponerlos a disposición de las personas adecuadas y reducir el uso del papel. Para empresas pequeñas, oficinas domésticas o empresas móviles que operan de cara al cliente, los escáneres portátiles de tamaño reducido, como Scanmate i940, ofrecen un procesamiento de formularios e intercambio de información infalibles desde cualquier lugar. Los programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) como Smart Touch transforman rápidamente el texto y las imágenes del papel en imágenes digitales con capacidad de búsqueda, edición y uso compartido. La digitalización permite compartir información al instante con el resto del equipo, independientemente de la ubicación de trabajo, lo que la convierte en una herramienta fundamental para crear una fuerza de trabajo virtual.

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