En lo que respecta a la transformación digital, las organizaciones han reconocido los beneficios derivados de la digitalización de documentos. No obstante, ahora pueden ampliar su viaje en la transformación digital mediante la eliminación de los procesos manuales y la incorporación de software de captura y automatización de procesos. Cuando su organización automatiza estas tareas o identifica mejores soluciones para llevarlas a cabo, puede obtener un gran abanico de beneficios que ejercen un impacto positivo sobre el rendimiento y la rentabilidad, y protegen la inversión que realizó en sus sistemas administrativos.
Por qué Kodak Alaris
Desde escáneres y software de captura de reconocido prestigio hasta el servicio líder en el sector, Kodak Alaris no tiene rival a la hora de transformar los documentos y los datos en información. En Kodak Alaris, conseguimos que el viaje del documento a la digitalización y después al proceso sea rápido, preciso y fácil. Además, contará con un mayor tiempo de actividad gracias a nuestro servicio y confiabilidad líderes en el sector.
La captura de información se basa en escáneres precisos y confiables
El primer paso de este proceso es la captura de documentos precisa. Los escáneres de Kodak Alaris capturan documentos mediante el uso de nuestra tecnología de digitalización Perfect Page, que optimiza las imágenes y extrae con precisión la información contenida incluso en documentos dañados. Nuestra galardonada manipulación del papel SurePath reduce los pasos manuales y los errores de alimentación y, además, contará con un mayor tiempo de actividad gracias a nuestro servicio y confiabilidad líderes en el sector.
- Según han demostrado las pruebas de BLI, los escáneres de Kodak Alaris pueden alimentar lotes de documentos mixtos mejor que otros escáneres de la competencia: 35 000 páginas sin ningún error de alimentación*
Todo esto significa que, independientemente del proceso que vaya a realizar (digitalización a archivo sencilla, inicio de un proceso empresarial o automatización de procesos repetibles), nuestros escáneres de documentos son la decisión correcta.
Optimización de los procesos mediante el software de captura
Una vez que los datos se han capturado y digitalizado, nuestra oferta de software de captura puede automatizar cualquier proceso empresarial con la tecnología de captura de información inteligente que se adapta a sus procesos empresariales. Una vez que el archivo se ha capturado o se ha recopilado un archivo digital, algunas de las tareas de automatización de procesos más comunes que puede agregar son conversión, mejora, clasificación, extracción de datos, validación de datos y direccionamiento.
Los escáneres y el software de captura de Kodak Alaris pueden ayudarle en cada paso del proceso
Conversión
Las organizaciones reciben constantemente datos en diversos formatos (físico o digital) que contienen conocimientos críticos para la empresa y, generalmente, todos tienen un proceso que se debe seguir. Convertir los documentos basados en papel o los datos digitales al formato digital adecuado es el primer paso crítico en la automatización de cualquier proceso. Los escáneres de Kodak Alaris pueden gestionar rápidamente cualquier cantidad de documentos en papel con una precisión superior a otros escáneres. Keypoint Intelligence - Buyers Laboratory (BLI) ha verificado este hecho con la entrega del premio a la Mejor Gama de Escáneres del Año durante varios años consecutivos.
- Con una línea de escáneres completa, desde personales hasta de escritorio y producción, ofrecemos el escáner adecuado para cualquier empresa y proceso.
- Para la conversión de datos digitales, Info Input Solution puede capturar la información tanto desde escáneres como desde dispositivos móviles y archivos digitales (incluyendo el correo electrónico) a través de una única aplicación para toda su organización, independientemente de la ubicación.
Mejora
La capacidad de mejorar una imagen digital para reducir el ruido innecesario de un documento y resaltar los datos también es importante para la precisión durante el proceso. La precisión de OCR es fundamental para las tasas de automatización de procesos, y el aumento en los niveles de automatización tiene un impacto directo sobre la rentabilidad. Los escáneres de Kodak Alaris con tecnología Perfect Page pueden limpiar y mejorar los documentos automáticamente mediante la eliminación del ruido y la amplificación de los datos. Esta función está integrada en la oferta de escáneres de Kodak Alaris para garantizar una nitidez óptima de los datos, de modo que se maximice la precisión de OCR al tiempo que se crean archivos del menor tamaño posible.
- Las pruebas de BLI han demostrado que Kodak Alaris ofrece una tasa un 20 % superior en promedio a la de los competidores en lectura con OCR y hasta un 70 % superior a la de los dispositivos de menor rendimiento.
- BLI también ha demostrado que los escáneres de Kodak Alaris generan archivos de casi la mitad del tamaño que el de los dispositivos de la competencia*.
El software de captura galardonado de Kodak Alaris también está equipado con potentes herramientas de ajuste de imagen que mejoran la calidad mediante la corrección de las digitalizaciones torcidas, el ajuste del contraste y más. Esto significa que los operadores pueden llevar a cabo ajustes rápidos para obtener imágenes de alta calidad que tengan como resultado un menor gasto y una mayor productividad.
Clasificación
Una vez que los datos se han convertido y mejorado, comprender el tipo de documento que se ha introducido en el sistema y cuál es el siguiente paso para ese tipo de documento es crucial para automatizar los procesos de varios pasos. Con nuestro software Capture Pro o Info Input, estas soluciones pueden recibir imágenes de nuestros escáneres (o escáneres de terceros, teléfonos móviles, correo electrónico y dispositivos multifuncionales) e implementar reglas de clasificación según el contenido o el diseño del documento, los códigos de barras o los datos de índice.
- Asimismo, nuestro software puede determinar el tipo de documento integrado mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) o el reconocimiento de marcas (OMR).
- La clasificación determinará si un documento es una factura, un historial médico, una solicitud de préstamo o un expediente fiscal, por ejemplo. Además, Info Input Solution puede ejecutar una captura avanzada de documentos con tan solo una o dos muestras para «aprender» a clasificar los documentos.
Kodak Alaris consigue estos resultados mediante algoritmos de aprendizaje automático patentados. El sistema emplea una variedad de técnicas para clasificar los datos: búsqueda de contenido, imágenes, códigos de barras y una combinación de documentos. Si el nivel de confianza es bajo a la hora de clasificar algún documento, el proceso puede solicitar la intervención de un operador humano para que lo confirme.
Extracción de datos
Extraer la información más crucial de un documento para utilizarla como metadatos o datos de índice es fundamental para el proceso de recuperación. La clasificación automatizada basada en reglas informa al sistema sobre la información clave que debería presentan un documento y, a menudo, dónde se encuentra dicha información. Nuestras soluciones de software pueden identificar, extraer y crear una copia de esa información para utilizarla como metadatos en la siguiente fase del proceso. En el caso de los documentos, los metadatos se pueden utilizar para organizar, encontrar o enviar documentos a otros tipos de sistemas empresariales. Con estas soluciones, puede extraer datos según las reglas empresariales y la información que la empresa necesita mediante búsquedas en una base de datos, y los usuarios pueden configurar el proceso de indexación para extraer automáticamente la información clave contenida en los documentos (mediante el uso de códigos de barras, OCR, ICR u OMR), lo que reduce el tiempo de procesamiento.
Validación de datos
La capacidad de validar la integridad y la precisión de los datos recopilados es importante para la precisión del proceso. Nuestras soluciones también pueden efectuar ciertas comprobaciones de validación de datos sencillas, como garantizar que las casillas se hayan rellenado y que el documento incluya las firmas, a fin de garantizar la integridad de los datos. También podemos realizar algunas comprobaciones sencillas para garantizar la coherencia y precisión de los datos, lo que podría ser tan sencillo como verificar la coincidencia entre el pago mensual indicado en un formulario y el extracto bancario justificante. Si un documento no alcanza los niveles de tolerancia previamente establecidos, se marca para revisión humana.
- Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando el documento presenta borrones, manchas, caracteres borrosos o campos sin rellenar, o si el sistema no está seguro de si ha identificado la línea correcta en un extracto bancario. El sistema emitirá una alerta relativa a estos documentos para su verificación y corrección manual.
Esta funcionalidad es vital para garantizar que ningún dato se procese de manera incorrecta, así como para respaldar las normas reguladoras de la organización y reducir los costos y la insatisfacción del cliente que podría surgir de la pérdida o el procesamiento erróneo de los documentos. Asimismo, cuando los documentos procedan de clientes o proveedores actuales en su sistema de registro, los datos clave se pueden utilizar para buscar esos registros mediante controles de autenticidad.
- Por ejemplo, se puede comprobar si el número, el nombre y la dirección del cliente coinciden con la información almacenada en su registro. El sistema no solo puede efectuar estas comprobaciones y marcar cualquier documento incoherente, sino que también tiene la capacidad de extraer información adicional de estos registros administrativos para añadirla al nuevo documento como índices o metadatos. El enriquecimiento de datos de esta forma aumenta la eficiencia y la precisión de la recuperación y el procesamiento.
Direccionamiento a procesos
Por último, una vez que se han completado todos estos procesos, debe ser capaz de enviar la información al siguiente paso del proceso para la toma de decisiones y el archivado. La conectividad lo es todo. Hacer que el sistema envíe automáticamente la información a un destino mediante la aplicación de reglas empresariales ahorra tiempo y evita errores. Además de una larga lista de destinos de salida normales como correo electrónico, SharePoint y carpetas de archivos desde nuestro software gratuito incluido, Smart Touch, nuestra solución de digitalización inteligente y conectada INfuse, permite crear enlaces directos a sistemas de terceros para que el escáner pueda enviar la información directamente a la aplicación empresarial.
Además, Capture Pro e Info Input pueden enviar la información directamente a sistemas ECM, EMR y FTP seguro. Estos programas utilizan la lectura inteligente de códigos de barras para leer automáticamente códigos de barras y dirigir los datos. Para obtener una solución más personalizada, los servicios profesionales de Kodak Alaris pueden crear conexiones personalizadas con bases de datos y sistemas de terceros.
Lleve sus capacidades de captura al siguiente nivel
Las soluciones de automatización avanzadas, como la automatización de procesos robóticos (RPA) y la inteligencia artificial (IA) pueden llevar la transformación digital aún más lejos. Las imágenes de alta calidad y la información precisa y legible que se obtiene mediante las soluciones de captura de Kodak Alaris son la base para conseguir el éxito en la precisión de los datos, la toma de decisiones avanzada y la automatización de los procesos. Kodak Alaris colabora con líderes de tecnología de todo el mundo para ofrecer soluciones de transformación digital y automatización de primera categoría que dan impulso a las empresas digitales.
En resumen, los procesos automatizados son mucho más rápidos. Cuando una organización opta por una solución de Kodak Alaris, puede incrementar la eficiencia y la precisión de los procesos que antes solían ser manuales, así como añadir automatización e inteligencia que pueden forzar el cumplimiento de normas reguladoras o empresariales. Estos beneficios relacionados con el ahorro de tiempo, la mejora de la precisión y la automatización de los procesos tendrán un impacto positivo sobre el rendimiento y la rentabilidad de su empresa.
* Basado en pruebas externas realizadas por Buyers Lab bajo encargo de Kodak Alaris. Kodak Alaris diseñó la prueba y todos los dispositivos se probaron en situaciones operativas y con métodos operativos similares.
