Estudio de caso de Data repro com ltd

Data Repro Com Ltd lleva a cabo la implementación de una sofisticada solución de digitalización, almacenamiento y gestión activa de documentos con la ayuda de la tecnología de captura de información de Kodak Alaris

La migración de documentos en papel a digitales y de sistemas integrados antiguos a modernos es una tarea ardua de por sí. Si además se añade el traslado físico a una nueva oficina junto con la integración de registros de otra agencia gubernamental y la necesidad de acceder a los documentos en papel, introducir nuevos registros durante la transición, etc., resulta evidente que las dificultades se multiplican con rapidez.

Los primeros pasos de una inmensa transición

La comisión provincial se enfrentaba a esta situación. Tras seleccionar a OpenText para su nuevo sistema de gestión de contenido (CMS), OpenText se puso en contacto con su socio de externalización de información, la oficina de servicios con sede en Toronto Data Repro Com Ltd (DRC), con el objetivo de ejecutar la transición. La lista de objetivos era larga y compleja, e incluía retos como los siguientes:

• DRC tenía que recuperar los archivos y llevar a cabo su inventario, así como empaquetarlos en cajas y trasladar las más de 4500 cajas de registros críticos en menos de un mes desde una ubicación existente.
• También tenía que digitalizar los archivos principales (los más necesarios) para su almacenamiento en un recurso de archivos compartidos temporal y seguro. Esto se tenía que lograr antes del inicio de la fase de producción de su sistema electrónico de gestión de registros y documentos (EDRMS), basado en su servidor de contenido.
• Al mismo tiempo, la comisión necesitaba continuar con su actividad diaria, por lo que el acceso rápido a los registros ya trasladados era fundamental. Además, se debían aceptar registros nuevos cada día.
• Y para complicar aún más la implementación, quedaba pendiente el tema de la integración de documentos de una nueva línea de negocio (otra agencia provincial).

DRC comenzó por reubicar miles de cajas desde la agencia hasta las instalaciones de almacenamiento seguras de DRC, aprovechando los estrictos procedimientos de cadena de custodia de DRC y el sistema interactivo de control de inventario de registros. A continuación, se implementó el servicio de digitalización, almacenamiento y gestión activa de documentos de DRC, que permitió al personal de la comisión visualizar el contenido y su estado para todas las líneas de negocio almacenadas. De forma similar al sistema de decomiso de registros internos de la agencia, DRC importó metadatos de varios sistemas de línea de negocio en un formato de base de datos estandarizado. “Nuestra solución se iba a utilizar para almacenar nuevos documentos en el futuro, de modo que también configuramos un proceso para catalogarlos”, ha comentado Barry Braun, vicepresidente de Desarrollo Empresarial de DRC.

De forma simultánea, el departamento de Gestión de Registros e Información recibía a diario entre 50 y 75 solicitudes de documentos. Los usuarios iniciaban sesión en Datatrac, el portal de solicitud y gestión de inventario de archivos de DRC, donde buscaban documentos o solicitaban aquellos que se debían entregar al día siguiente, o en el mismo día en casos críticos. Tras el procesamiento de las solicitudes, la base de datos de inventario de archivos se actualizaba automáticamente para reflejar quién había solicitado el archivo y dónde se encontraba, así como si estaba disponible en papel o en formato digital. Como parte de un estricto proceso de cadena de custodia, cada conjunto de documentos entregados iba acompañado de un acuse de entrega. Cada día, se entregaban archivos a la agencia y se recogían para devolverlos a DRC, que los volvía a archivar en una instalación segura dedicada al almacenamiento de registros.

La tecnología de Kodak Alaris agiliza el proceso

Como parte de un estricto control de seguridad, la comisión obligó a DRC a segregar la iniciativa de captura. En este aspecto, DRC aprovechó la portabilidad y la velocidad de los escáneres Kodak i4650 para crear una zona segura en la que integrar estos versátiles escáneres. En un principio, la agencia solicitó digitalización bitonal con colores planos, ya que les preocupaba que el tamaño de los archivos fuera demasiado grande. DRC recomendó la captura a todo color y utilizó la compresión posterior a la digitalización para reducir el tamaño de los archivos al mismo nivel que en blanco y negro, pero con una calidad casi fotográfica de 24 bits. “La capacidad de los escáneres i4650 de operar a la velocidad nominal máxima con una gran cantidad de funciones de procesamiento y mejora de imágenes activadas nos ha permitido mantener la productividad y la calidad”, ha expresado Braun. De cara al futuro, DRC ha propuesto que la agencia adquiera escáneres i4650 para sus operaciones internas de captura.

Kodak Capture Pro Software también ha aportado la capacidad de digitalizar códigos de barras, lo que ha ayudado a DRC a asociar e identificar documentos para compararlos con los registros en papel. “Esto ha supuesto una gran ayuda a la hora de localizar datos sin documentos o documentos sin datos”, ha destacado Braun. “Además, al contrario que otros tipos de software de la competencia, Capture Pro no nos penaliza por el volumen (con cargos por clic), de modo que nos permite mantener unos costos reducidos a pesar de lidiar con grandes volúmenes de documentos”.

Finalización de una etapa y planificación de la siguiente

Durante un periodo de 13 meses, mientras se llevaba a cabo la recuperación, digitalización y gestión activa de los documentos, también se prepararon los documentos para transportarlos a las instalaciones gubernamentales de almacenamiento de registros. Datatrac, el sistema de gestión de inventario de archivos de DRC, será la fuente de información actualizada para la gestión de los archivos. Esto permitirá reubicar las cajas y los registros desde DRC hasta el centro de registros gubernamental de forma ordenada, así como migrar el contenido digital a EDRMS. Además de generar los manifiestos de salida y preparar más de 300 cajas al día para su recogida por parte del personal gubernamental de registros, DRC también proporcionará informes de reconciliación integrales al final del proyecto.

“Todos los aspectos de esta operación han superado nuestras expectativas con respecto a la calidad”, ha expresado un miembro del equipo con respecto al final del proyecto. “El almacenamiento de documentos y la gestión de archivos han sido los procesos más eficientes”. Y estos procesos incluían aspectos críticos como la seguridad, la captura, el acceso, la transición, la logística, el cumplimiento, etc.

“Probablemente, esta es la solución de digitalización, almacenamiento y gestión activa de documentos más sofisticada que una oficina de servicios ha implementado hasta la fecha”, ha afirmado Barry Braun. Ahora, tanto él como DRC están preparados para los siguientes pasos, así como para seguir ayudando a esta agencia provincial a avanzar con paso seguro hacia el futuro digital.