/ Article Aumente sus Ganancias Incluyendo la Digitalización Dentro la Oferta de MPS

Los escáneres dedicados están abriendo nuevos flujos de ingreso para los proveedores de servicios administrados de impresión.

Para los canales en el negocio de servicios de impresión, existe un alto potencial de venta de escáneres y software de captura. En su informe Managed Print Services Landscape 2018 sobre el panorama de los servicios administrados de impresión, Quocirca señala que los MPS son un habilitador clave para agilizar la transformación digital (DX) mediante la digitalización y automatización de flujos de trabajo.

A pesar de que muchos equipos multifunción (MFP) ofrecen funcionalidades de digitalización además de las funciones principales de impresión, copia y fax, no siempre es una solución estándar aplicable a todas las situaciones. Los escáneres dedicados y el software de captura también caben perfectamente como parte de cualquier solución de MPS. Hay una sinergia natural entre la impresión y la tecnología de captura. Los escáneres y las soluciones de software de captura se han diseñado para sustentar las estrategias de transformación digital y tienen el potencial de solucionar muchas de las inquietudes de los clientes, relacionadas con la impresión, incluyendo la optimización de los procesos empresariales, la automatización de los flujos de trabajo y la garantía de seguridad de la información. Además, añadiendo escáneres de producción a su oferta, los canales pueden ampliar su alcance a otras áreas empresariales que no requieren MFP, como los departamentos de correspondencia.

Los proveedores de servicios de impresión cuyos clientes emplean MFP para digitalizar documentos podrían, de hecho, estar dejando pasar negocios y dinero. Si bien los clientes de servicios administrados suelen alquilar el hardware por una tarifa mensual fija y pagar las impresiones por página, los volúmenes de digitalización nunca se facturan ni hay un costo por página escaneada. Sin embargo, mantener la función de digitalización de una MFP sí forma parte del paquete de servicio de asistencia del revendedor y esto puede resultar costoso.

Según socios de Alaris, el 18 % de las llamadas de asistencia están relacionadas con los escáneres y de estas más de tres cuartas partes (el 79 %) requieren una visita in situ para solucionar el problema. Para los proveedores de MPS, solucionar un problema relacionado con un escáner supone un costo medio de 197 USD por visita y, con ganancias por servicio tan bajas como 28 USD por dispositivo (blanco y negro) al mes, las evidentes pérdidas se pueden incrementar rápidamente.

Trabajando más eficientemente

Con un MFP, digitalizar varias páginas requiere tiempo, ya que se deben digitalizar una por una. De hecho, digitalizar un documento de diez páginas en un MFP normalmente toma 67 segundos, en comparación con los 17 segundos que se tarda un escáner dedicado como el escáner Kodak i3300. Además, mientras que un MFP está en uso realizando una tarea de digitalización, otros usuarios que necesitan imprimir o realizar copias no pueden completar su trabajo de forma eficiente.

Pero esto no es todo: los equipos multifunción y los escáneres ofrecen funciones distintas para guardar imágenes digitalizadas. Por ejemplo, a nivel de entrega, un MFP ofrece opciones básicas de envío, mientras que los otros permiten digitalizar directamente a aplicaciones como SharePoint. Los escáneres Alaris están equipados con software y controladores estándar para la integración con entornos Windows, MAC y LINUX, de modo que ofrecen una integración directa con las principales soluciones de gestión documentos, lo que a su vez permite una ejecución optimizada de los flujos de trabajo más complejos.

La mayoría de los dispositivos multifunción cuentan con opciones básicas de captura y procesamiento de imágenes que pueden resultar adecuadas cuando los documentos digitalizados apenas requieren mejora de la imagen. Sin embargo, los flujos de trabajo más complejos y las empresas que desean automatizar las tareas manuales para aumentar la eficiencia obtendrán grandes ventajas derivadas de las potentes funciones de captura, adquisición y procesamiento de imágenes asociadas con un software de captura especializado.

El software de captura automatiza los procesos empresariales basados en documentos transformando el papel en información empresarial crítica. Integrar estos datos críticos en los procesos empresariales existentes de forma optimizada aumenta la eficiencia de los flujos de trabajo y la productividad de los trabajadores. Los empleados pueden completar tareas complejas con tan solo pulsar un botón, mejorar la integridad de los datos y reducir el tiempo y los costos dedicados a la gestión de documentos.

Seguridad: un tema importante dentro de los MPS

El informe sobre MPS publicado por Quocirca en 2018 reveló que la pérdida de datos sigue siendo un problema generalizado en empresas de todos los tamaños que emplean estos servicios. En 2018, el 65 % de los participantes declaró haber sufrido al menos una pérdida de datos, lo que supone un incremento con respecto al 60 % de 2017.

La nueva generación de soluciones de digitalización de Alaris es compatible con los protocolos estándar de seguridad empresarial de la industria como HTTPS, WPA Enterprise y encriptación TLS para digitalización en red. Estos modelos también ofrecen la capacidad de enviar desde diferentes ubicaciones, la imagen del documento digitalizado y sus metadatos a los procesos empresariales en los que se va a ejecutar una acción (transacción). Esto no solo ayuda a adjuntar los documentos de forma segura a los sistemas empresariales de tipo transaccional, sino que también elimina los errores derivados del procesamiento por lotes.

Por otro lado, los datos digitalizados se procesan únicamente a través de la memoria volátil, lo que protege la información confidencial al eliminar los datos de imagen cuando se apaga el dispositivo.

Gestión de flotillas

Gestionar una flota de escáneres puede convertirse en todo un reto, pero las soluciones de Alaris consiguen que resulte sencillo. Por ejemplo, la API web disponible en los escáneres de la serie Alaris S2000 integra aplicaciones empresariales directamente con el escáner sin necesidad de utilizar un controlador, lo que elimina los inconvenientes asociados a la actualización periódica de varios controladores.

Asimismo, la oferta de productos Alaris Info Input proporciona soluciones móviles y basadas en la web para ayudar a las empresas a simplificar la captura de documentos. Los usuarios pueden acceder a Info Input desde cualquier lugar y utilizarlo en distintas plataformas, varios navegadores e infinidad de dispositivos, incluyendo escáneres compatibles con TWAIN, dispositivos móviles iOS y Android, y navegadores web de MFP.

Como un único proveedor con una gama completa de soluciones de captura de información, Alaris puede ayudar a los socios de canal a satisfacer las necesidades diversas y cambiantes de los clientes, así como a mejorar sus beneficios. Mediante la asociación con Alaris, los revendedores pueden ampliar sus capacidades de captura, lo que les permitirá conseguir nuevos negocios en un sector con flujos de digitalización de alto volumen, reducir el desgaste de las MFP para reducir los costos de servicio y ampliar su alcance dentro de las operaciones de sus clientes, obteniendo nuevos flujos de ingresos.

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