/ Article Mejor administración de la captura de Documentos

Consejos para lidiar con los difíciles desafíos que supone el papel

La transformación digital no es solo un medio para conseguir una ventaja competitiva, es fundamental para lograr el éxito. Las soluciones avanzadas de captura de documentos y gestión de la información pueden ayudar a las empresas a automatizar y optimizar los flujos de trabajo, lo que les permite a los empleados realizar más trabajo, más rápido. Sin embargo, las promesas generales de aceleración de los procesos y mejora del servicio al cliente pueden, en ocasiones, restarles importancia a las complejidades, incluidos los requisitos técnicos y el desafío de obtener el consenso de los empleados. Si se tienen en cuenta las necesidades existentes de los flujos de trabajo y de los usuarios finales, las empresas pueden evitar los obstáculos que giran en torno a adoptar la nueva tecnología y ver todo el retorno sobre la inversión que esta puede aportar.

Error n.° 1: Integración Lenta y Costosa

Si bien la nueva tecnología da indicios de un cambio positivo para las personas a cargo de la toma de decisiones de la alta dirección y los usuarios finales, también puede representar un proceso engorroso para TI si la integración no es perfecta ni rentable. Conectar los escáneres e instalar software de captura en todos los equipos lleva mucho tiempo, lo que aumenta los costos de implementación y demora la integración total.

Intro: tecnología inalámbrica. Los escáneres que funcionan de forma inalámbrica en la infraestructura y con las aplicaciones existentes agilizan y simplifican la integración. Asimismo, el software del cliente liviano, como la solución Kodak Info Input, se puede implementar y gestionar de forma centralizada a través de la Web. Esto no solo permite un rápido lanzamiento, sino que también reduce los costos asociados con las actualizaciones y garantiza que se lleven a cabo en el mismo momento, lo que maximiza las capacidades del software.

Error n.° 2: Tecnología que No es Amigable

En todas las industrias, los empleados se sienten presionados por completar los procesos de manera eficiente y precisa. Si bien pueden sacar provecho de la nueva tecnología diseñada para ayudarlos a trabajar más rápido, los empleados a quienes se les presenta una nueva solución suelen recurrir a las herramientas antiguas con las que se sienten cómodos. Si la tecnología de digitalización tiene apenas una ligera curva de aprendizaje, el tiempo que estiman que les llevará familiarizarse con el dispositivo o software puede dejar de lado las desventajas de seguir usando procesos manuales lentos. Por el contrario, cuanto más intuitivas sean las soluciones, más rápido formarán parte de las rutinas diarias de los empleados.

Los escáneres inalámbricos, de escritorio y de red de Kodak Alaris presentan una pantalla táctil fácil de usar y pueden configurarse para que ofrezcan una digitalización con un solo toque. De este modo, los empleados pueden iniciar o continuar de manera automática un proceso empresarial directamente desde el dispositivo. Debido a que la tecnología es fácil de usar y se integra en los flujos de trabajo existentes, se la puede adoptar con rapidez y con resultados inmediatos. Además, Info Input es una solución basada en la Web, que se puede integrar dentro de las aplicaciones empresariales existentes que los empleados usan a diario.

Error n.° 3: Ignorar la Política de “BYOD”

La nueva tecnología también tiene que ser compatible con los dispositivos que los empleados usan a diario. El crecimiento de la adopción de la nube y las políticas de “trae tu propio dispositivo” (BYOD) contribuyó al consumismo de TI y no muestra indicios de desaceleración. Según Tech Pro Research, el 60 % de las organizaciones permite que los empleados utilicen sus dispositivos personales para trabajar, y el 14 % tiene la intención de permitirlo en los próximos 12 meses.¹ Permitir que los empleados trabajen con dispositivos con los que están familiarizados no solo aumenta su productividad, sino que también ayuda a reducir los costos de la infraestructura de TI de las empresas.

Los escáneres de escritorio avanzados, como el escáner Kodak i1190WN y el escáner Kodak ScanMate i1150WN, ofrecen conectividad inalámbrica para los dispositivos móviles. En lugar de tener que encender un equipo y conectarse al servidor de la organización cada vez que se tiene que digitalizar un documento, los empleados pueden sincronizar fácilmente el escáner desde el teléfono inteligente o la tableta. Con la aplicación móvil ScanMate+, disponible para iOS y Android, pueden acceder a los documentos digitalizados desde sus teléfonos y preparar el proceso empresarial con solo apretar un botón. Esto no solo permite que los empleados sean más eficientes, sino que asegura que los procesos se inicien antes y se realicen más rápido —una ventaja tanto para las empresas como para los clientes—.

Error n.° 4: Gestión Ineficaz del Cambio

Una inversión en hardware y software puede optimizar los flujos de trabajo, impulsar la productividad y satisfacer las necesidades móviles, pero si no se introduce de manera estratégica, las empresas corren el riesgo de que los empleados no los adopten íntegramente. Un estudio realizado por MIT Sloan Management Review y Capgemini Consulting² revela que, si bien casi todos los empleados consideran que la transformación digital es fundamental, la mayoría cree que la implementación es demasiado lenta en sus organizaciones, lo que sugiere una brecha entre el modo en que las personas a cargo de la toma de decisiones y los empleados ven estos cambios.

Derik Timmerman, cofundador y CEO del proveedor de servicios de información Spreadsheet Sherpa, menciona que existen tres M que deben priorizarse al encaminar el cambio tecnológico: el mensaje, el mensajero y el método. Antes de escribir un mensaje, les recomienda a las empresas consultar a sus empleados e identificar sus frustraciones con la tecnología actual.

““No es solo cualquier mensaje que pueda entenderse. Se trata de comprender cómo crear el mensaje de una forma dirigida totalmente a las problemáticas de las personas que deben adoptarla [la tecnología]”, sostiene Timmerman.

Elegir a un portador del mensaje que sea respetado y en quien se confíe es tan importante como elaborar los mensajes que resuenen entre los empleados. Alguien que trabaje junto al personal en las primeras líneas suele ser una elección más viable para esta función de defensor, en lugar de un gerente, ya que puede servir como un ejemplo cercano para el resto del personal, agrega Timmerman.

Finalmente, el método a través del cual se comunica y lleva a cabo la transformación es fundamental para obtener un resultado satisfactorio. Timmerman sugiere mantener el foco en las problemáticas comunes de los usuarios que se analizaron y en cómo la tecnología los elimina.

Las soluciones avanzadas de gestión de la información son centrales para las operaciones competitivas y productivas. Al tomar medidas que garanticen una implementación y adopción fluidas de escáneres y software de captura, las empresas pueden empezar a ver resultados antes y, básicamente, lograr un mayor retorno sobre la inversión.

  • “Wearables, BYOD and IoT: Current and Future Plans in the Enterprise” [Ropa inteligente, BYOD e Internet de las cosas: tendencias actuales y futuras en el mundo empresarial] publicado por Tech Pro Research, enero de 2015.
  • “Embracing Digital Technology” [Adopción de la tecnología digital], MIT Sloan Management Review y Capgemini Consulting, 7 de octubre de 2013.
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