Cómo proteger sus finanzas contra desastres: digitalización de documentos financieros y otros consejos

En la primera mitad de 2020, se registraron 207 desastres naturales en todo el mundo, una cifra a que alcanza los 284 desastres naturales durante los tres primeros trimestres de 2020 tan solo en Estados Unidos. Por muy sorprendentes que estos números puedan parecer, solo son la punta del iceberg: no tienen en cuenta la pandemia de COVID global, la incertidumbre social y otros eventos que alteran la rutina de las personas.

En un año definido por la incertidumbre y el cambio, las personas de todo el mundo son más conscientes que nunca de la necesidad de proteger sus finanzas frente a desastres. No obstante, para muchos, la idea de abordar este reto puede resultar abrumadora. Afortunadamente, no tiene que serlo.

En este artículo, compartimos una serie de consejos sencillos pero útiles que puede seguir para digitalizar sus documentos financieros y proteger sus finanzas frente a cualquier tipo de desastre.

Haga un balance de sus cosas

El primer paso para proteger sus finanzas contra desastres es adquirir un conocimiento profundo y actualizado de lo que desea proteger. Dedique algo de tiempo a realizar un inventario de sus propiedades. Considere utilizar una aplicación para ayudarle a determinar y controlar:

• Lo que posee
• Dónde se encuentra
• Cuál es su valor

No se limite a realizar el seguimiento de sus posesiones materiales. Incluya en este inventario sus documentos importantes, que pueden ser:

• Títulos de propiedad
• Títulos de vehículos
• Comprobantes de propiedad de cualquier tipo de inversiones
• Documentación de cuentas bancarias, fondos de jubilación y otros activos
• Documentación de hipotecas y otros préstamos o importes adeudados

Durante este proceso, puede que se percate de que le faltan documentos financieros importantes, o que son inexactos o están desactualizados. Si es así, aproveche esta oportunidad para imprimir, solicitar o adquirir copias nuevas y precisas.

Asegúrese de que su seguro esté a la altura

Una vez que disponga de un inventario y sus documentos financieros más recientes, revise sus pólizas de seguros, como las siguientes:

• Seguro de vida
• Cobertura de seguro médico
• Seguro de vivienda, condominio o inquilino
• Seguro del coche
• Cualquier otra póliza que tenga

Utilice una calculadora de seguros en línea o hable con su agente. Asegúrese de que su cobertura sea suficiente para reemplazar, restaurar o reconstruir completamente su casa, vehículo y posesiones en caso de desastre.

• Compare su póliza y su inventario para garantizar que no falte nada ni quede excluido del alcance de su póliza.
• Haga tasar sus artículos valiosos y documente su valor, si es necesario.
• Si tiene una póliza de valor real, considere actualizarla a una póliza de valor de reposición.
• Si es un inquilino o propietario de un condominio, asegúrese de saber exactamente qué cubre y qué no cubre la póliza de su arrendador o asociación de propietarios.

Considere contratar un seguro global, un seguro contra inundaciones y otras coberturas que compensen las deficiencias de las pólizas normales. No hay nada peor que ser víctima de un desastre y descubrir que su seguro no cubre todo lo que pensaba que cubría.

Una vez que haya actualizado su seguro, asegúrese de que dispone de toda la documentación relativa a sus nuevas pólizas en sus registros.

Evalúe su fondo para emergencias

Casi la mitad de los estadounidenses no disponen de ahorros de emergencia suficientes para hacer frente a facturas inesperadas de tan solo 400 USD. Esto puede generar problemas en caso de desastre, cuando podría ser necesario pagar:

• Costos de transporte
• Gastos de reubicación temporal
• Deducibles de seguros
• Servicios de atención sanitaria
• Reparaciones de viviendas o vehículos
• Posesiones de reemplazo

Si ya dispone de un fondo para emergencias, dedique un momento a evaluarlo de nuevo. Asegúrese de que contenga suficientes fondos para su situación actual y que esté accesible en caso de desastre.

Si no tiene un fondo para emergencias, revise la guía sobre cómo establecer uno de la Oficina para la Protección Financiera del Consumidor. Trace un plan para establecer un fondo para usted y su familia.

Proteja sus contraseñas y documentos financieros

Una vez que sus asuntos financieros estén en orden, el siguiente paso es asegurarse de que tendrá acceso a todo su arduo trabajo después de que ocurra un desastre. La manera más sencilla y eficaz de lograrlo es digitalizar sus documentos y guardarlos en la nube.

Al guardar los documentos en la nube, se asegurará de que no estén disponibles en un solo lugar o en un solo dispositivo. También le permite protegerlos mediante contraseña y, al mismo tiempo, hacer que sean accesibles por parte de familiares, amigos y otras personas que puedan requerir acceso a ellos en su lugar si se ve afectado por un desastre.

Entre los documentos que debe digitalizar y guardar, se incluyen los siguientes:

• El inventario de su hogar
• Títulos y escrituras
• Información de cuentas bancarias y fondos de jubilación
• Pólizas de seguro y tasaciones de valor de artículos valiosos
• Comprobantes de propiedad de inversiones y bienes raíces
• Declaraciones de impuestos
• Copias de pasaportes, certificados de nacimiento y certificados de matrimonio
• Testamentos, fideicomisos y otros documentos financieros o legales

También puede resultar útil digitalizar y guardar lo siguiente:

• Fotografías y documentos con valor personal o sentimental
• Listas de nombres de usuario y contraseñas
• Listas de contactos
• Otros documentos de referencia que contengan información que le gustaría tener a mano si se viera obligado a abandonar su hogar por culpa de un desastre.

Digitalizar documentos y guardarlos en la nube es fundamental incluso si cuenta con una caja de seguridad, una caja fuerte personal o cualquier otro tipo de almacenamiento seguro de copias impresas. Esto se debe a que, en un desastre regional o de gran escala, es posible que las copias físicas se pierdan o destruyan. Esto se aplica a las copias que guarde tanto en casa como en otros lugares.

Debido a su naturaleza, las copias en la nube no son vulnerables a pérdidas de este tipo: podrá recuperarlas en cualquier momento y desde cualquier lugar, independientemente de la magnitud del desastre. Las copias en la nube también se pueden compartir fácilmente, lo que puede facilitar y agilizar la recuperación.

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La importancia de un escáner de escritorio de calidad

A la hora de proteger sus documentos, no es suficiente saber qué debe digitalizar y dónde debe almacenar los documentos. También es de suma importancia contar con un escáner de buena calidad y el software de digitalización de documentos adecuado.

¿Por qué ambos son importantes?

En primer lugar, necesita un escáner con la capacidad de gestionar grandes volúmenes, puesto que las declaraciones de impuestos y las pólizas de seguro pueden tener decenas de páginas. Escanear y cargar documentos largos de este tipo puede convertirse en una pesadilla si no dispone del equipo adecuado.

Puede tardar horas en alimentar las páginas una a una y, a continuación, puede tardar más horas todavía en intentar clasificar y guardar las páginas digitalizadas individualmente en archivos coherentes. No obstante, el escáner y el software adecuados pueden completar esta tarea en cuestión de segundos sin problemas.

En segundo lugar, necesita un escáner que ofrezca el máximo nivel de calidad y legibilidad. No sirve de nada digitalizar documentos que, cuando los recupera o los vuelve a imprimir más adelante, no son claros, nítidos y legibles.

Por último, necesita disponer de un escáner en su hogar para una mayor accesibilidad. Si no tiene acceso al escáner a medida que avanza en las demás etapas del proceso de protección de sus documentos financieros, corre el riesgo de perder, olvidar o pasar algo por alto.

Por lo tanto, invertir en un escáner de calidad es un paso fundamental para proteger su futuro financiero.

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