Principales mitos sobre la captura inteligente de documentos

Principales mitos sobre la captura inteligente de documentos

Es muy probable que haya escuchado el término de moda «captura inteligente de documentos» pero, si no ha experimentado sus beneficios de primera mano, lo más probable es que sus suposiciones no sean del todo precisas. Si bien el software de captura inteligente de documentos ha avanzado constantemente durante la última década, el conocimiento de las empresas sobre este tema no se ha mantenido exactamente al día.

En este artículo, se explican los seis mitos principales en torno a la captura inteligente de documentos, de modo que pueda tomar una decisión informada sobre el valor que este tipo de software aporta en realidad.

1. La digitalización de escritorio es suficiente para la transformación digital
Numerosas empresas consideran que digitalizar y archivar el papel a través de la digitalización de documentos es suficiente. No obstante, si no avanza más allá del simple hecho de tomar una foto del documento, su organización no podrá conseguir los ahorros de costos y las mejoras en cuanto a eficiencia y productividad que se derivan de la captura de documentos.

Las soluciones de captura inteligente de documentos no se limitan a digitalizar un documento, sino que transforman los documentos en información que se puede utilizar, permiten a las organizaciones capturar documentos desde cualquier ubicación, conectar esa información con los sistemas empresariales automáticamente y ampliar estos procesos críticos cuando sea necesario.

Es cierto que todas estas capacidades pueden no ser necesarias para las empresas de pequeño tamaño que simplemente requieren un archivado sencillo, pero también es muy probable que su empresa pueda beneficiarse de una automatización más avanzada, una conectividad generalizada y una captura distribuida.

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2. La captura inteligente de documentos es demasiado costosa
La implementación de soluciones de captura de documentos de nivel empresarial solía resultar costosa, pero en la actualidad es mucho más sencilla y asequible. Muchas soluciones de captura inteligente de documentos incluso están disponibles en distintas versiones y modelos de precios para adaptarse a las necesidades y el presupuesto de las distintas empresas.

Por ejemplo, Kodak Alaris ofrece el software KODAK Capture Pro y KODAK Info Input Solution como suscripciones de un año. Gracias a este modelo de suscripción, las empresas pueden pagar poco a poco y:

  • Alinear los gastos con el uso del software.
  • Ampliar o reducir la solución en función de las necesidades de la empresa.
  • Acceder a la versión de software más reciente.
  • Mejorar el flujo de efectivo mediante la eliminación de grandes inversiones de capital inicial.

 

Independientemente del costo de la captura inteligente de documentos, las organizaciones deberían tener en cuenta que el retorno de la inversión (ROI) suele ser más revelador que el precio inicial por sí solo. El ROI de la captura de documentos suele ser significativo y, potencialmente, hasta varias veces el precio de compra.

En esta situación, un gasto que podría parecer excesivo se puede justificar fácilmente.

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3. La captura inteligente de documentos es demasiado difícil de gestionar
Las soluciones de captura inteligente de documentos solían conectar sistemas de gestión de contenido empresarial (ECM) complejos y requerían integraciones a gran escala, formación exhaustiva del usuario y amplio soporte de TI. Sin embargo, esto ya no es así: el software de captura inteligente de documentos es ahora mucho más fácil de usar y gestionar.

Los servicios de Kodak Alaris incluyen servicios de contenido gestionado, así como garantías de software y soluciones de gestión de escáneres que facilitan la implementación y la gestión del software de captura inteligente de documentos para que pueda obtener el máximo rendimiento de su inversión.

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4. Mi empresa no es lo suficientemente grande como para requerir la captura inteligente de documentos
No son pocas las empresas que asumen que su tamaño no es suficiente, que no tienen flujos de trabajo tan complejos o que no digitalizan suficiente papel como para necesitar la captura inteligente de documentos. Puede que los beneficios de la captura inteligente de documentos resulten más obvios para las empresas de gran tamaño con cientos o miles de usuarios, pero, en realidad, las empresas de cualquier tamaño o escala pueden obtener beneficios.

De hecho, determinar si su empresa requiere captura inteligente de documentos guarda menos relación con el tamaño y la complejidad que con la etapa del viaje hacia la madurez digital en la que se encuentra, y pocas organizaciones han llegado al fin de ese viaje.

Ya sea que utilice la captura de documentos para la apertura de cuentas, el procesamiento de reclamaciones, impuestos, transacciones bancarias, antecedentes penales o cualquier otra cosa, su organización se beneficiará de los procesos optimizados que envían la información importante a las personas adecuadas de la forma más rápida posible.

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5. La captura inteligente de documentos no ofrece escalabilidad
Originalmente, el precio de la captura de documentos se basaba en los volúmenes de digitalización y su costo era prohibitivo para muchas pequeñas y medianas empresas.

Por suerte, este modelo de precios ya no es común, lo que permite a empresas de todos los tamaños escalar la captura de documentos de manera sencilla y asequible a medida que evalúan sus flujos de trabajo y descubren necesidades adicionales. Los modelos basados en suscripción, como los que ofrece Kodak Alaris, consiguen que ampliar o reducir el servicio sea especialmente fácil cuando cambien las necesidades de la empresa. 

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6. La captura no se puede entregar a través de la nube
Otro mito sobre la captura de documentos que solía ser cierto, pero ya no lo es: la captura inteligente de documentos se debe entregar a través de soluciones in situ.

El software de captura inteligente de documentos moderno se puede entregar mediante una arquitectura escalable y compatible con la nube. Los datos de su empresa se pueden almacenar de manera remota en un centro de datos seguro, lo que minimiza la asistencia y los costos de hardware en las ubicaciones de oficina y permite el soporte de su equipo de TI.

Los modelos de captura de documentos basados en la nube también protegen la seguridad de la información de su empresa frente a desastres naturales: un aspecto crítico de los planes de continuidad empresarial.

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El mejor momento para invertir en una solución de captura inteligente de documentos siempre es ahora.

El software KODAK Capture Pro está disponible en cuatro versiones distintas para adaptarse a las necesidades actuales de su empresa y todas ayudan a convertir rápidamente el papel en imágenes de alta calidad para optimizar la agilidad y la precisión de los flujos de trabajo. KODAK Info Input Solution es una solución de captura de documentos basada en la web que permite capturar la información de manera más eficiente y acceder a ella desde cualquier lugar. Por último, la solución de digitalización inteligente y conectada INfuse de Kodak Alaris es una solución nueva, segura y avanzada que permite capturar directamente a los procesos empresariales.

Independientemente de la opción de software que elija, Kodak Alaris estará a su lado para ayudarle mediante garantías de software, asistencia técnica y el centro de asistencia. Contáctenos hoy mismo para obtener respuestas a sus preguntas y explore nuestros socios para descubrir dónde puede comprar el software de Kodak Alaris en su región.

Alaris Capture Pro

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  • Ideal para aplicaciones empresariales en las que se usa gran cantidad de papel
  • Amplia integración con sistemas ECM
  • Módulos de importación y redes disponibles

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