Cumplimiento con REAL ID: soluciones de digitalización inteligente que todos los DMV necesitan

La ley REAL ID entrará en vigor en poco más de un año, de modo que los estados deben preparar sus oficinas del Departamento de Vehículos Motorizados (DMV, por sus siglas en inglés) para una mayor afluencia de solicitudes y los retos asociados con el mantenimiento del cumplimiento. Es normal que haya algunos obstáculos en el proceso, pero los DMV pueden facilitar el proceso de solicitud mediante la adquisición de las herramientas adecuadas para el trabajo.

¿En qué consiste la ley Real ID?

A raíz de los ataques terroristas del 11 de septiembre, la Comisión Nacional de Ataques Terroristas contra los Estados Unidos (a la que generalmente se hace referencia como «Comisión del 11-S») decidió que «la identificación segura debería comenzar en los Estados Unidos» y recomendó al gobierno federal «establecer normas para la emisión de certificados de nacimiento y documentos de identificación, como permisos de conducir». Aproximadamente un año después, el presidente George W. Bush promulgó la ley REAL ID de 2005.

El Título II de la ley REAL ID, «Seguridad mejorada para la licencia de conducir y las tarjetas de identificación personal», establece los requisitos mínimos para las tarjetas de identificación y las licencias de conducir emitidas por los estados. De forma adicional, la ley prohíbe a las agencias federales aceptar licencias y documentos de identificación emitidos por estados que no cumplan con dichas normas para fines oficiales, tales como:

• Entrar a plantas de energía nuclear.
• Acceder a instalaciones federales.
• Embarcar en vuelos comerciales regulados por el gobierno federal.

Para la población general, el aspecto más relevante de estas regulaciones es el requisito de presentar una tarjeta de identificación en cumplimiento con la ley REAL ID para embarcar en vuelos domésticos. Originalmente, la entrada en vigor de este requisito estaba prevista para el 1 de octubre, pero debido a la pandemia de COVID-19, se pospuso un año.

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Retos de cumplimiento con REAL ID

Actualmente, los 50 estados de Estados Unidos están equipados para emitir documentos de identificación en cumplimiento con la ley REAL ID, mientras que en Samoa Americana y las Islas Marianas del Norte el proceso de revisión para la implementación de dicha ley está en curso.

Sin embargo, lograr el cumplimiento no implica que el trabajo del estado haya terminado: dado que el requisito de mostrar un documento REAL ID para los desplazamientos domésticos entrará en vigor en tan solo un año, se prevé un aumento drástico de solicitudes de este tipo de documentos de identificación. Esto es lo que ocurrió tanto en Carolina del Norte como en Tennessee a medida que se acercaba la fecha original del 1 de octubre de 2020, lo que se tradujo en colas de espera de más de tres horas en las oficinas del DMV, ya de por sí ajetreadas.

El proceso de solicitud de documentos REAL ID puede requerir bastante tiempo.

Los solicitantes deben presentar documentación que demuestre su nombre legal, fecha de nacimiento, número del seguro social y ciudadanía o condición migratoria, así como dos formas de comprobante de domicilio. A continuación, el DMV debe revisar, organizar y digitalizar los documentos, todo de manera manual. Si durante el proceso de autenticación posterior se detecta que falta cualquier parte de la solicitud o es ilegible, la solicitud se rechaza directamente y el solicitante deberá volver a la oficina del DMV para presentar una nueva solicitud.

Además de estos retos, los DMV se enfrentan a una acumulación de trabajo pendiente debido a la pandemia de COVID-19: el DMV de Oregón estimó que el retraso afectaría a más de 100 000 personas tras un cierre de solo dos meses, y su portavoz predijo que este «periodo de intensa actividad» durará hasta el año que viene, o quizás más. Ponerse al día al tiempo que intentan compaginar el incremento de visitas como consecuencia de la ley REAL ID y, con toda probabilidad, mientras se siguen respetando las medidas de distanciamiento social supondrá un gran esfuerzo para las oficinas del DMV de todo el país.

Facilitación de las solicitudes de REAL ID

Si bien los DMV no pueden reducir por arte de magia la cantidad de solicitudes de REAL ID o el retraso en el trabajo debido a los cierres, tampoco tienen por qué seguir lidiando con un proceso de solicitud de documentos REAL ID lento y propenso a errores.

Teniendo esto en cuenta, Kodak Alaris ha proporcionado diversas soluciones para incrementar la precisión y la eficacia del proceso de solicitud de REAL ID.

Solución de digitalización inteligente y conectada INfuse
En colaboración con Integrated Document Technologies (IDT), Kodak Alaris ha creado una solución de digitalización basada en la nube que prácticamente elimina la posibilidad de errores.

Esta solución se ha desarrollado sobre la base de la solución de digitalización inteligente y conectada INfuse de Kodak Alaris y se ha integrado con CAPSYS CAPTURE ONLINE de IDT, de modo que puede verificar de manera eficaz si una solicitud cumple con los requisitos de documentación de REAL ID en tiempo real durante el proceso de digitalización.

Con tan solo pulsar un botón, los DMV pueden digitalizar todos los documentos necesarios, comprobar si presentan errores y aceptar o rechazar la solicitud. Las solicitudes rechazadas se pueden revisar en ese mismo momento, es decir, que no hay necesidad de que el solicitante vuelva a casa, espere a que se complete el proceso de autenticación y regrese a la oficina del DMV para presentar una nueva solicitud.

La implementación de esta solución actualizada tendrá como consecuencia natural una mejora de la experiencia del usuario (tanto para los trabajadores que procesan las solicitudes como para los solicitantes). El ahorro de costos asociado también será significativo: un estado con 180 oficinas del DMV que actualmente emplee una solución de digitalización basada en PC podría ahorrar más de 1,9 millones de dólares estadounidenses en el curso de tres años.

De forma adicional, nuestra solución de digitalización REAL ID también ofrece los siguientes beneficios:

• No se requiere software de aplicación, PC ni formación del personal
• Integración directa con los sistemas empresariales del DMV para agilizar el procesamiento de solicitudes
• Opción de implementación local o en la nube
• Capacidad de garantizar la seguridad de la información de identificación personal (PII) y el cumplimiento de los requisitos gubernamentales mediante la implementación de Microsoft® Windows Azure Government

Escáneres de la serie S2000
Otra opción para las oficinas del DMV que todavía emplean escáneres antiguos y software obsoleto es sencillamente actualizar a una solución de digitalización más eficiente, como el escáner KODAK S2050.

Este es el enfoque por el que optó la Administración de Vehículos Motorizados (MVA) de Maryland cuando se percató de la imposibilidad de integrar eficazmente sus escáneres desfasados con los accesorios de cama plana para digitalizar los documentos necesarios para las solicitudes de REAL ID.

Tras un pedido inicial de 450 escáneres S2050 y 450 accesorios de cama plana de Kodak Alaris para oficinas de todo el estado, la MVA de Maryland duplicó esta cantidad de pedido. Tanto entonces como ahora, los empleados están impresionados por la velocidad de los escáneres, las capacidades de autenticación y mejora de imagen, y la posibilidad de digitalizar documentos antiguos y frágiles de manera segura.

Para obtener más información sobre cómo el escáner KODAK S2050 puede ayudar a las MVA y los DMV a alcanzar el cumplimiento con REAL ID, lea nuestro estudio de caso. Para obtener más información sobre la serie S2000 o nuestra solución INfuse para DMV, contáctenos hoy mismo.

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