Consejos para digitalizar documentos personales y organizar su vida digital

Los expertos afirman que el 80 % del papel que recibe en su hogar es un amasijo inservible: se acumula en pilas y hace mella en su tempo, energía y tranquilidad.

Según el principio de Pareto, también conocido como la «regla del 80/20», el 20 % restante del papel que cae en sus manos no es solo importante, es realmente importante. Se trata de documentos esenciales que, a menudo, le resulta difícil encontrar cuando los necesita.

Digitalizar estos documentos puede servirle de ayuda, pero no todos los sistemas de organización digital ofrecen los mismos beneficios. En este artículo, descubrirá todo lo que necesita saber sobre cómo digitalizar sus documentos y mantenerlos organizados para solucionar de una vez por todas el problema de la acumulación y el desorden de papeles.

Cómo controlar los documentos

El primer paso para controlar los documentos consiste en detener la oleada de papel no deseado. Es imposible alcanzar la perfección a este respecto, pero incluso una pequeña reducción del flujo será de ayuda. Algunas formas sencillas de reducir la avalancha de papel que recibe son:

• Optar por facturación electrónica siempre que sea posible.
• Suscribirse al servicio de recordatorios por correo electrónico o mensaje de texto del médico u otros proveedores de servicios siempre que pueda.
• Cancelar las suscripciones a periódicos y revistas físicos que ya no le interesen.
• Cambiar a suscripciones digitales de las publicaciones que aún disfrute.

El segundo paso consiste en reducir la cantidad de papeles que genera usted mismo. ¿Crea listas compulsivamente? Pruebe a utilizar una aplicación en lugar de trozos de papel.

¿Escribe notas para comunicarse con los miembros de su familia que tienen horarios distintos? Cree un canal de Slack para la familia o instale una pizarra, ya sea tradicional o blanca, o cualquier otro método de transmisión de mensajes reutilizable.

El tercer paso es facilitar la eliminación del papel. Coloque una papelera de reciclaje en el garaje o en cualquier lugar por el que el correo entre a su hogar. Desarrolle el hábito de tirar a la papelera circulares y cualquier otro correo basura antes incluso de que entren a su casa.

Por último, establezca un lugar designado para el 20 % de los papeles que realmente necesita. De este modo, permanecerán seguros hasta que tenga tiempo de abordarlos.

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El salto al mundo digital

Una vez que ha reducido la pila de papeles a aquellos que tienen un valor real, está listo para dar el salto al mundo digital. Pero digitalizar sin un plan es un método abocado al desastre. Para evitar transformar el desorden en papel en desorden digital, siga estas reglas básicas.

1. Nombre los archivos de la misma forma
Establezca un método sencillo para nombrar los archivos y utilícelo sin excepciones. Esto se puede hacer de muchas formas, pero lo más importante es que funcione para usted.

Considere incluir el año y palabras clave como «factura» o el nombre del miembro de la familia con el que el documento guarda relación. Esto facilitará la recuperación de documentos más adelante.

2. Configure un sistema de archivo digital
Al igual que con el nombre de los archivos, lo importante es que tenga sentido para usted y que lo siga sin excepción. Cree una carpeta por año, por miembro de la familia o por categoría de documentos para que resulte fácil de usar.

3. Tóquelo una vez
Si sigue la popular regla «Tóquelo una vez», ahorrará tiempo y energía. Una vez que abra un documento, digitalícelo y guárdelo de inmediato. Si este enfoque no es posible, programe una hora cada semana para digitalizar por lotes todo el papeleo importante que ha recibido esa semana.

De este modo, evitará que los documentos se pierdan o sufran daños y, además, se asegurará de que estén accesibles digitalmente cuando los necesite.

4. Guarde los archivos de manera segura
Almacene los archivos en la nube. Si debe utilizar opciones que no están basadas en la nube, asegúrese de implementar un sistema de copia de seguridad. Utilice protección mediante contraseña adecuada siempre que sea necesario para mantener la seguridad de los documentos privados.

Cómo digitalizar documentos como un profesional

¿Dar el salto al mundo digital le resulta abrumador? ¿Tiene dudas sobre si será capaz de mantenerse al día con la digitalización y el archivado de documentos una vez que haya configurado el sistema? Si es así, no es el único.

Muchas personas nunca emprenden el proceso de transformación digital porque se sienten intimidadas. Otras empiezan esa transformación, pero nunca la terminan. A menudo, este fracaso se debe a lo siguiente:

• Uso de las herramientas equivocadas
• Uso del proceso incorrecto
• Problemas derivados de digitalizaciones de baja calidad

La clave para que su nueva vida sin papel o con poco papel funcione como una máquina bien engrasada es aprender a digitalizar como un profesional.

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Consejo profesional 1: Cómo digitaliza importa

En un sistema sin papel o con poco papel, el escáner de documentos de escritorio (o cualquier dispositivo que intente utilizar en su lugar) se convierte en un punto único de fallo. En resumen, si el escáner no funciona como debería, el sistema completo no funcionará.

Para tener éxito, no puede basar su sistema en un smartphone o un escáner de baja calidad. Estos dispositivos y otros similares:

• Son lentos y su uso resulta engorroso.
• No permiten digitalizar varias páginas con facilidad y rapidez.
• No generan digitalizaciones organizadas de documentos de varias páginas.
• Generan digitalizaciones de baja calidad que dificultan la lectura y la reimpresión.
• Pueden crear archivos digitalizados en formatos raros y difíciles de usar.

En todo caso, el proceso y sus resultados serán fuente de frustración. Independientemente de lo bien que haya configurado el resto del sistema, le resultará imposible utilizarlo.

La única opción viable es utilizar un escáner de buena calidad. Con un escáner de alta calidad, podrá:

• Digitalizar documentos con rapidez y facilidad.
• Generar digitalizaciones con la calidad que necesita.
• Utilizar su sistema con éxito.

Sin embargo, es importante considerar que tener acceso a un buen escáner no es suficiente.

Necesita uno para usted

Intentar utilizar el escáner de otra persona también es una receta para el fracaso. Cuando depende del escáner de otra persona:

• El sistema se desintegra si dicho escáner deja de estar disponible.
• No puede controlar la calidad de las digitalizaciones.
• El uso del sistema se vuelve más difícil y tedioso.

Al invertir en su propio escáner de escritorio de calidad, tendrá el control en sus manos.

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Consejo profesional 2: El software adecuado marca la diferencia

Una vez que tiene su escáner, es el momento de emparejarlo con el software que llevará la digitalización al siguiente nivel. Tras realizar una digitalización en masa, uno de los mayores problemas con respecto a la gestión del sistema digital es enviar los archivos adonde deben estar.

Los smartphones y los escáneres de baja calidad guardan los archivos con nombres predeterminados en ubicaciones predeterminadas. Una vez que ha digitalizado un documento, debe acceder a él y cambiar el nombre manualmente. A continuación, tiene que moverlo al destino correspondiente.

En función del escáner y su sistema, esto puede implicar el uso de AirDrop, el correo electrónico u otros pasos intermedios. Incluso es posible que tenga que acceder al punto de destino más adelante para mover el documento al subarchivo correcto.

Luego, debe repetir este proceso para cada archivo. Es un proceso lento y tedioso.

Además, numerosos escáneres no proporcionan una copia digital del documento de texto que permita realizar búsquedas, sino que la convierten en una imagen que debe revisar manualmente.

Optimización basada en software

No obstante, con el software adecuado, puede condensar todo ese proceso en unos cuantos clics. El software de digitalización Smart Touch le permite:

• Digitalizar documentos a PDF.
• Digitalizar documentos a Word.
• Digitalizar documentos a otros formatos de su elección.
• Optimizar las digitalizaciones para mejorar la legibilidad y capacidad de búsqueda.
• Obtener digitalizaciones nítidas de documentos originales no tan nítidos.
• Enviar documentos al destino correcto (incluidos destinos en la nube) en un solo paso.

¿Qué significa esto para usted?

• Obtendrá digitalizaciones de máxima calidad sin excepciones.
• Dedicará menos tiempo a digitalizar y archivar documentos.
• Tendrá menos riesgo de perder documentos.
• Experimentará menos estrés sobre cómo digitalizar bien un documento.
• Podrá realizar búsquedas en sus documentos.
• Podrá manipular documentos de texto, de imagen y de otros tipos con la misma facilidad.

La combinación del software adecuado con el escáner adecuado puede conseguir que utilizar su sistema digital sea coser y cantar.

Consejo profesional 3: Respalde su sistema con la asistencia adecuada

Incluso los mejores sistemas están sujetos a las imperfecciones de la vida real. No permita que el uso, el desgaste y los errores que sabe que pueden ocurrir supongan un obstáculo para su sistema.

Planifique de antemano. Opte por un buen servicio de mantenimiento y asistencia desde el momento en que instale el escáner y el software. De este modo se asegurará de que, cuando algo inevitablemente suceda, no sea una catástrofe.

Las garantías y los servicios de asistencia apropiados pueden transformar en un pequeño inconveniente lo que de otro modo habría sido una emergencia. Por este motivo, Kodak Alaris ofrece garantía de software y asistencia técnica para todos nuestros productos, así como planes de servicio que varían desde la sustitución avanzada de unidades (AUR) hasta las reparaciones in situ.

Estas funciones protegen sus documentos, su sistema y su tranquilidad. Invierta en ellas desde el primer momento y no se arrepentirá.

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El mayor secreto para una buena organización digital

El mayor secreto para conseguir una buena organización digital es contar con las herramientas y el sistema que necesita para el éxito a largo plazo. Una vez que sepa cómo digitalizar bien los documentos y tenga las herramientas necesarias para ello, dispondrá de todo que necesita para triunfar.

Kodak Alaris puede ayudarle. Encuentre un socio minorista en su región y descubra cómo nuestros escáneres de documentos de escritorio y nuestras soluciones de software pueden ayudarle a organizar sus documentos hoy mismo.