/ Case study Cómo Digitalizar Historiales Médicos en Tiempo Récord

Los escáneres Kodak Alaris se encargan de los historiales médicos de Royal Free Hospital

Kodak Alaris anunció hoy que su socia, MISL, una agencia con oficinas en el Reino Unido y proveedora de BPO, realizará su trabajo 24 meses antes de lo previsto y tendrá digitalizados todos los historiales médicos de los pacientes de Royal Free London NHS Foundation Trust para Navidad de 2015. Poder hacerlo en solo 21 meses es un gran logro, ya que se digitalizarán alrededor de 750 000 historiales de pacientes con un total de 300 millones de imágenes.

MISL ganó el importante contrato de £4,5 millones para prestar servicios de digitalización de documentos al Royal Free en noviembre de 2013. El proyectó incluyó la digitalización de todo el archivo de historiales médicos del hospital y la digitalización continua de la información de los pacientes a medida que se crean notas clínicas nuevas, lo que se llama digitalización de documentos nuevos. En principio, se esperaba que la duración del proyecto fuera de cinco años, pero MISL terminará antes de lo previsto gracias al nuevo proceso establecido, al duro trabajo de sus empleados y a una inversión en nueva tecnología que ha aumentado la productividad de la agencia en un 20 %.

El Royal Free es un hospital universitario que se encuentra en Hampstead, al norte de Londres, y es uno de los centros médicos de más renombre de todo el país. Esta institución cuenta con experiencia médica de categoría mundial en trasplantes de riñón, hígado y médula, en cirugía mamaria y estética, y en el tratamiento de tumores. También ha sido el “primer” hospital del Reino Unido en conseguir ciertos logros, como por ejemplo, ser el primer hospital en realizar un trasplante de hígado entre un donante adulto vivo y un paciente o ser el primero en introducir los escáneres PET en el ámbito del cáncer de mama. Cada año, este hospital ofrece tratamiento a unos 68 000 pacientes hospitalizados y a unos 500 000 pacientes ambulatorios.

Will Smart, director de información del Royal Free, ha comentado: “La digitalización de nuestra biblioteca de historiales médicos coincide con lo establecido por la agenda de Calidad, Innovación, Productividad y Prevención (QIPP) del gobierno, con el desafío de Jeremy Hunt por el que los hospitales del fideicomiso deben depender menos del papel y, por supuesto, con nuestro deseo de seguir mejorando la atención al paciente. Esto se consigue mediante el acceso rápido a las notas médicas a través de los ordenadores, lo que significa que ahora nuestros médicos tienen los historiales de los pacientes al alcance de la mano”.”

Para cumplir con los requisitos contractuales específicos, MISL contrató personal nuevo, alquiló un nuevo edificio dedicado al proyecto y compró nuevo equipo de TI —una inversión por un total de £500 000—. Como parte de la inversión, MISL compró cinco escáneres de producción Kodak i5600 y seis Kodak i5800, junto con el software de producción de imágenes Kodak Capture Pro Network Edition.

Steven Clarke, director de Ventas y Marketing de MISL comentó: “Cumplimos con los acuerdos de nivel de servicio (SLA), minimizamos los tiempos de inactividad, mejoramos la productividad y garantizamos el cumplimiento de las normas BS100083, todo esto gracias a la adquisición de los últimos escáneres Kodak. La gestión de historiales médicos no se puede comparar con la digitalización de recibos o de extractos bancarios. La vida de una persona puede estar potencialmente en riesgo si las imágenes digitalizadas no alcanzan el nivel de calidad necesario. Es muy fácil olvidarse de esto y precisamente este es el motivo por el que queríamos el mejor equipo posible para llevar a cabo este trabajo”.”

Los acuerdos de nivel de servicio no eran una aspiración; se tenían que cumplir

En función del tipo de documento, MISL y el Royal Free establecieron distintos acuerdos de nivel de servicios. Para la digitalización de los archivos, el tiempo de respuesta estipulado era de cinco días desde la recogida hasta la carga de las imágenes; para la digitalización de documentos nuevos, dos días; y para la digitalización de los registros de accidentes y urgencias, dos horas a partir de la recepción de los documentos en la oficina de MISL. Las imágenes se han transmitido de forma segura a través de una línea alquilada hasta el sistema de gestión de historiales y documentos electrónicos (EDRM) de Open Text del Royal Free.

Alastair Crisp, gestor del programa EDRM del Royal Free, comentó: “MISL nos ha estado enviando más de 500 000 imágenes al día, que se cargan en Open Text y se hacen accesibles para los médicos en el punto de atención”.”

Debido a que el Royal Free se centra en pacientes que necesitan trasplantes, en total más de 600, y a la importancia de estas notas, MISL ha llevado a cabo la digitalización de estos historiales in situ, utilizando el escáner Kodak i5600.

La fiabilidad del equipo de digitalización es, por tanto, fundamental. ““Además de la calidad de imagen, el servicio y la asistencia también fueron imprescindibles para el proyecto, y fueron otro de los motivos por los que elegimos a Kodak Alaris”, sostuvo Francesca Foy, directora de operaciones de MISL. ““El servicio que ofrecen no tiene rival y lo elegimos porque no podíamos permitirnos tener tiempos de inactividad”.”

Además, MISL estableció sólidos planes de recuperación en caso de desastres para garantizar la continuidad del negocio. Clarke sostuvo: “Hemos puesto a prueba nuestros procesos incluso sin que Kodak Alaris tuviera noticia de ello. El rendimiento ha sido excelente, lo que nos ha dado la total confianza de que podríamos cumplir con nuestro compromiso comercial con el fideicomiso”.”

El rendimiento de los escáneres ha ofrecido ganancias de productividad del 20 %

MISL ha experimentado un aumento de la productividad de sus operadores de un 20 % al utilizar los escáneres de producción Kodak i5600 y i5800, en comparación con el equipamiento anterior implementado en las oficinas. Los nuevos escáneres procesan 170 y 210 páginas por minuto respectivamente y no tienen límite de volumen diario. Clarke añadió: “Hemos trabajado con márgenes muy ajustados, por lo que esa mejora del 20 % ha supuesto la contratación de 70 nuevos empleados, en lugar de 84, para trabajar en el proyecto del Royal Free, lo que, en última instancia, implica un gran ahorro para nosotros”.”

Neil Murphy, director de Ventas de Kodak Alaris en el Reino Unido, sostuvo: “La fiabilidad, el rendimiento, el servicio y la asistencia son los puntos clave que nos hacen únicos en el mercado. El proyecto del Royal Free es excesivamente amplio. Además, la calidad de imagen también es fundamental. MISL no podía sobrepasar una tasa de error del 0,01 %, objetivo que ha conseguido. Esto prueba el rendimiento del software de procesamiento de imágenes Kodak Capture Pro, que, además, tampoco tiene costos adicionales por clic, lo que hace que sea la solución perfecta para agencias sensibles a los costos en las que el volumen de procesamiento de papel es altísimo”.”

La marca registrada y la imagen comercial de Kodak se utilizan de acuerdo con la licencia otorgada por Eastman Kodak Company.

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