Organismo gubernamental en Perú logra digitalizar sus documentos de una manera eficiente y veloz.

El ámbito gubernamental cuenta con muchos documentos almacenados en el paso de los años; La instalación de escáneres Kodak i4650 y Kodak Software Capture Pro marcó la diferencia , logrando conservar el estado físico de los mismos gracias al uso del accesorio complementario, cama plana A3.

Contexto:

El organismo gubernamental buscó soluciones de digitalización, adquiriendo una solución integral ya que constaba de Software y Hardware para agilizar el proceso de captura inteligente de información. La entidad contaba con escáneres, sin embargo la velocidad de procesamiento de los mismos no permitían reducir los tiempos de forma significativa en los que incurrían los operadores.

Situación Actual:

La institución maneja al día millones de documentos; papeles sueltos, engrapados, empastados, etc. Estamos hablando de millones de fichas registrales de propiedad a digitalizar por sede, ya que muchas veces un expediente puede estar conformado por una, dos hojas, así como por 500 o 1000, buscando mantener la originalidad de todo expediente en cualquier momento evitando a toda costa el deterioro. Los documentos, una vez digitalizados y almacenados en la bóveda, deberán cumplir el periodo correspondiente para poder ser destruidos.

El cliente pensaba desarrollar una aplicación por su cuenta en función de querer extraer la meta data generada ya que en Perú es difícil encontrar soluciones integrales en las que no tengas que contratar un módulo por a parte que te ayude a generar la meta data, sin embargo nuestro Kodak Software Capture Pro venía integrado al escáner, nosotros al contar con la solución y tecnología el cliente concluyó que no había necesidad del desarrollo de tal aplicación.

Objetivo:

Reducir tiempos y aumentar la velocidad durante el proceso de digitalización, conservando el estado en perfectas condiciones de estos, facilitando la obtención y acceso a la meta data a los usuarios correspondientes dentro de la institución con un formato ligero y un software amigable para la fácil comprensión del proceso requerido.

Solución:

Mediante la colocación de 120 unidades del modelo Kodak i4650 escáner y Kodak Software Capture pro, instaladas por sede, se buscó brindar fácil acceso y conversión de los documentos brindando la experiencia de satisfacer la necesidad de adquirir un Software que complemente la digitalización de los documentos, con el fin de lograr el almacenamiento en servidores propios y asegurar la información.

A demás de la digitalización, se conservó el estado de cada documento delicado, ya que gracias a la cama plana A3, permitía acomodar de forma muy natural el documento para posteriormente ser escaneado. Cabe mencionar que, en cada etapa del proceso de implementación de la solución, se contó con el soporte del equipo técnico de Kodak Alaris para aclarar posibles dudas sobre el entendimiento del panorama de la extracción de meta data y base de datos.

Beneficios y Resultados:

Gracias a la solución integral Kodak Alaris instalada para la captura de información, mejoró el proceso de digitalización, procurando el estado físico de cada tipo de formato gracias a la versatilidad de nuestra cama A3. Lo más valioso en cada proceso es la meta data generada, ya que esta información se envía directamente a una base de datos y es aquí donde marcamos la diferencia con todos los fabricantes actualmente en Perú ya que el cliente no debía adquirir un módulo adicional al software.

Uno de los principales beneficios fue la detección de metales en las hojas, ya que muchas de ellas estabas engrapadas , hubieron comentarios positivos hacia la marca por la solución integral, pero sobre todo por el equipamiento al ser un escáner de alta velocidad, en cuanto a la automatización de proceso respecto a la información cargada en la nube mejoró, ya que algunos procesos sencillos tales como el nombre del documento se registraban de forma manual, ahora gracias al Kodak Software Capture Pro, es posible extraer el índex generando una meta data de forma automática

En conclusión, este proyecto e implementación jugó un papel muy importante para la institución, ya que además de contar con los equipos instalados dentro del corporativo, favoreció a los colaboradores que destinaban una parte considerable de su tiempo a digitalizar estos documentos, al tener la oportunidad de contar con un escáner Kodak Alaris la productividad aumentó en un porcentaje significativo, rindiendo mejores resultados en el día a día en cuanto a preservación de los documentos como tiempos de digitalización.