Estudio de caso de RIS

Escáneres fiables "todoterreno" forman la base de soluciones de gestión de la información

Cuando Keith Haynie, copropietario de Records Imaging Systems junto con su hermano Kevin, dice que está "encantado" con el rendimiento de los escáneres de Kodak Alaris, impregna cada palabra con la sinceridad y el encanto sureños. "Antes utilizábamos escáneres de otro fabricante tanto de forma interna como en las soluciones que vendemos, pero nos dimos cuenta de que después de un par de años empezaban a dar problemas". Con "problemas" Keith se refiere a que los escáneres sufrían más atascos, requerían mantenimiento o reparaciones con frecuencia y la calidad de imagen se deterioraba. Como consecuencia, se reducía la productividad y aumentaban los costes, la energía y el tiempo.

Hoy, cuando dice que está "encantado" con los escáneres Kodak i4250 e i4850, quiere decir que ofrecen fiabilidad y funcionan a la velocidad nominal día tras día, requieren menos intervención manual y ayudan a su oficina de servicios a producir más con menos recursos.

Records Imaging Solutions (RIS) abrió sus puertas en Little Rock (Arkansas, EE. UU.) en 1969 bajo la dirección del padre de los Haynie. Empezó como un negocio de micropelícula que ofrecía a sus clientes los servicios característicos de una oficina de procesamiento de imágenes. Entre sus clientes se incluían desde grandes hospitales hasta pequeñas clínicas, agencias gubernamentales tanto locales como estatales, empresas de transporte, centros educativos y muchos más. Con el tiempo, RIS vio la necesidad de empezar a ofrecer servicios de digitalización y, de hecho, consiguieron su primer trabajo de captura antes de contar con un escáner.

Desde la micropelícula hasta la digitalización: una evolución que responde a las necesidades del mercado

Como ingeniosos empresarios, los hermanos Haynie se apresuraron en adquirir un escáner y pronto desarrollaron un amplio negocio de digitalización tanto para clientes existentes como para muchos nuevos. Asimismo, empezaron a ofrecer a sus clientes soluciones integrales de software de gestión de la información mediante la integración del software Digitech System y OpenText. En muchas ocasiones, los escáneres se vendían como parte del sistema.

Cuando utilizaba escáneres de otros dos conocidos fabricantes, RIS experimentó problemas tanto de forma interna como en las instalaciones de sus clientes. "En ambas marcas, hemos visto escáneres que no tenían la capacidad de gestionar una amplia gama de documentos", ha explicado Haynie. "Muchas de las configuraciones de digitalización requerían un ajuste constante, teníamos que realizar muchas tareas de preparación y clasificación previa, y ciertos tamaños y pesos de documentos generaban atascos y errores de alimentación". RIS se enorgullece de prestar gran atención a la calidad de imagen: revisan cada imagen generada en las operaciones de su oficina de servicios. Realizar comprobaciones de calidad aleatorias no es su estilo. Por ello, estos problemas generaban frustración y pérdida de tiempo.

La primera experiencia con los escáneres de Kodak Alaris resultó reveladora y gratificante

Para poner fin a este descontento, los hermanos Haynie analizaron otras opciones de digitalización y aprovecharon la oportunidad de evaluar un escáner Kodak i4850 de forma gratuita. En un par de días, la decisión estaba tomada. "Realizamos el pedido de un escáner i4250 incluso antes de terminar el periodo de prueba", ha comentado Haynie.

¿Cuál es el factor diferenciador que hace que los escáneres de Kodak Alaris sean mejores? Estas son las principales observaciones que Haynie ha realizado en su experiencia práctica:

La digitalización de documentos de distintos tamaños y grosores no resulta un problema.

• "Desde los materiales más delgados hasta cartulina".
• RIS incluso alimenta carpetas de archivos con texto mediante el uso de la opción de ruta de papel directa incluida en el escáner Kodak de la serie i4000.
• Los documentos antiguos, frágiles y delicados se digitalizan del mismo modo.
• El escáner accesorio de cama plana de tamaño A3 es ideal para documentos frágiles o encuadernados.

La calidad de imagen es superior a la del documento original.

• "Trabajamos con papel de fax térmico antiguo, en el que el fondo se oscurece con el tiempo y el texto se aclara, pero nuestros escáneres de Kodak Alaris mejoran el contraste de forma sorprendente".

La función de omisión del color es excelente.

• Las marcas realizadas con un subrayador amarillo sobre una página en blanco con texto en negro se omiten a la perfección y lo mismo ocurre con los cuadros de texto rellenos de gris.

Las configuraciones de imagen no requieren prácticamente ningún ajuste.

• Para el 90 % de las digitalizaciones realizadas internamente, un grupo de configuraciones preestablecidas es ideal.

• Aumenta la precisión de la lectura de códigos de barras y del OCR.
• Reduce la necesidad de corregir datos e introducirlos de forma manual.
• Optimiza el envío de datos automatizado a la aplicación.

El tiempo de preparación se ha reducido en gran medida.

• La preparación de cada caja para su digitalización resulta mucho más rápida. Ahora, RIS utiliza escáneres i4850 e i4250 en su oficina de servicios y cuenta con tres escáneres Kodak i3400 que utiliza en proyectos remotos en otras ubicaciones.
  
  

Los escáneres de Kodak Alaris mejoran una solución de por sí excelente

"Con el tiempo, nos hemos dado cuenta que, aunque un cliente esté muy satisfecho con nuestra solución de gestión de la información, si el escáner da problemas, su valoración del sistema en general se reduce y eso ejerce un impacto directo sobre nuestra empresa", ha expresado Haynie. "Cuando vendemos un sistema, simplemente preferimos incluir un escáner de Kodak Alaris. Nos ayudan a dar una mejor imagen y proporcionan el mismo nivel de calidad que ofrecemos en nuestros servicios al cliente y en las integraciones del software Digitech y OpenText en nuestras soluciones".

"En mi opinión, cualquier escáner de otro fabricante se podría incluir en la solución y ninguno alcanzaría los resultados de calidad que ofrecen los escáneres de Kodak Alaris", ha afirmado Haynie. "Simplemente ahorran tiempo, ofrecen las mejores imágenes (incluso con documentos difíciles) y mantienen el rendimiento día tras día, independientemente del volumen".