Captura de información moderna para una empresa de leasing

La viabilidad económica de una región depende en gran medida de garantizar una financiación procedente de varias fuentes, como entidades públicas y privadas. Por lo tanto, los servicios crediticios sólidos conforman un subconjunto muy importante que contribuye de forma significativa al crecimiento. Una economía emergente prospera con la financiación como uno de los parámetros fundamentales del crecimiento sostenible. Con una variedad de empresas de diferentes tamaños uniéndose a la tendencia de crecimiento, Sri Lanka se enfrentaba a la necesidad de establecer un conjunto sólido de entidades de leasing para cumplir con los requisitos de capital. En 1980, el Gobierno de Sri Lanka, por recomendación del Banco Mundial, decidió establecer un marco de financiación en forma de leasing flexible para fomentar las expectativas económicas del país.

En Sri Lanka, la industria del leasing cuenta con una gran cantidad de partes interesadas, entre las que se incluye el Gobierno, que desempeñan un papel activo en las operaciones comerciales diarias, lo que genera un volumen significativo de información relevante tanto para la industria y como para los consumidores.

Una conocida empresa de leasing de Sri Lanka que presta servicio a múltiples clientes en toda la isla, desde particulares y PYMES hasta empresas de primer nivel, buscaba aumentar su rendimiento operativo mediante el uso de la tecnología. Dada la dependencia fundamental de esta industria en los datos y la documentación, era necesario un enfoque de digitalización sólido para agilizar las operaciones y conseguir un funcionamiento en tiempo real.

La empresa necesitaba mejorar las operaciones de las sucursales para prestar una mejor asistencia a los clientes. En la práctica, la mayor parte de las decisiones empresariales de todas las oficinas se basan en documentos adjuntos al sistema de gestión de la información de la empresa. Por tanto, la digitalización de documentos importantes para los servicios ofrecidos a los clientes era un paso crucial de la cadena de operaciones.

Retos

La empresa de leasing presta servicio a más de 200 000 clientes en Sri Lanka y ofrece soluciones y servicios a empresas de crédito, microfinanzas y seguros. Los servicios como los que ofrece la empresa requieren el mantenimiento de un archivo de datos de clientes confiable y seguro. Como consecuencia de los diversos pasos involucrados en el proceso de aprobación de servicios empresariales prestados por la empresa, la digitalización de documentos se convirtió en una tarea fundamental para las siguientes operaciones:

• Recuperación de archivos de marketing de sucursales para la aprobación de servicios crediticios (leasing/préstamos).
• Digitalización de documentos de seguridad desde la oficina central para el procesamiento de pago de los servicios crediticios.
• Digitalización de todos los documentos de las sucursales para permitir el archivado de todos los mandatos de depósitos fijos y ahorros.
• Formularios de solicitud y otros documentos de las sucursales para la aprobación de pólizas de seguros.
• Facturas con fotografías de vehículos tras la reparación para cualquier proceso de resolución de reclamaciones al seguro.

En este contexto, era necesario contar con un acceso optimizado a los datos que permitiera ahorrar costos derivados de fotocopiar documentos innecesarios, lo que a la vez aumentaría la productividad empresarial. Además, la empresa necesitaba escáneres de documentos que se pudieran integrar a la perfección con la solución de archivado de documentos existente. Se necesitaba una solución inteligente de captura de documentos para aumentar una experiencia del cliente eficiente. Además, con varios departamentos empresariales (p. ej., el Departamento de Depósitos y Ahorros Fijos, el Departamento de Coordinación de Sucursales, el Departamento de Gestión Cooperativa y el Departamento de Digitalización) repartidos por todo el país, la empresa se enfrentaba al reto de implementar escáneres que pudieran agilizar el proceso de digitalización para facilitar el intercambio interno de documentos de forma sencilla y con un mantenimiento mínimo.

Solución

Con el objetivo de agilizar las operaciones empresariales y mejorar los servicios al cliente, la empresa decidió implementar un mecanismo de digitalización que se pudiera integrar sin esfuerzo con el sistema de captura de documentos existente. Tras un exhaustivo análisis del mercado y una firme recomendación de DMS Software Solutions, el proveedor de sistemas de gestión de la información de la empresa, la directiva quedó convencida de que el escáner Kodak Alaris i2400 era el más adecuado para satisfacer sus necesidades. Además, se instalaron dos escáneres Kodak Alaris i3200 para la digitalización de alto volumen en la oficina central. Durante un periodo de cuatro años desde la implementación de estos escáneres Kodak Alaris, la calidad y la facilidad de uso de los productos han demostrado ser un recurso tangible para las operaciones empresariales. Además, la empresa implementó el escáner para libros SceyeX A3, lo que simplificó la digitalización de documentos encuadernados, uno de los requisitos del departamento legal de la empresa. Teniendo en cuenta los planes de expansión futuros de la empresa y su enfoque en la consolidación de las operaciones, tienen la certeza de que los escáneres Kodak Alaris cuentan con todo lo necesario para hacer frente a la carga de trabajo dinámica y ofrecer resultados impresionantes.

Resultados

Tras la implementación de las soluciones de gestión de la información de Kodak Alaris, se consiguieron los siguientes resultados:

• Los documentos relacionados con una gran cantidad de procesos comerciales (aprobaciones y procesos de pago de servicios crediticios, archivado de todos los documentos relacionados con depósitos fijos y ahorros, aprobaciones y reclamaciones de pólizas de seguros) ahora están disponibles con un solo clic y la dependencia en los documentos en papel se ha reducido significativamente.
• La calidad, durabilidad y velocidad de los escáneres ha aumentado la productividad en un 90 %. Los innovadores escáneres Kodak Alaris han ayudado a aumentar la eficiencia laboral y han permitido a la empresa ahorrar los costos derivados de fotocopiar documentos innecesarios.
• Los escáneres Kodak Alaris requieren un mantenimiento mínimo, lo que ha permitido a la empresa reducir los costos en un 40 % en todas las sucursales del país.
• Después de utilizar los escáneres Kodak Alaris i2400 durante más de cuatro años, la empresa se ha decantado recientemente por el uso de los escáneres Kodak Alaris i3200. Se ha creado una unidad de digitalización independiente en la oficina central de la empresa, donde se han instalado dos escáneres i3200 dedicados a la digitalización de alto volumen, lo que ha duplicado la eficiencia empresarial de los procesos administrativos.
• La empresa se encuentra en el proceso de digitalizar todos los procesos empresariales de la oficina central mediante la creación de nuevos departamentos y su integración en el sistema de gestión de la información general. Esto permitirá que la empresa utilice los documentos digitalizados en su funcionamiento diario, lo que a su vez reducirá el tiempo necesario para extraer información y actuar en consecuencia. En última instancia, esto permitirá un reembolso más ágil de las reclamaciones y una respuesta más rápida a las consultas de los clientes.