Examen de produits du magazine FACTS

FACTS choisit le scanner Alaris S2050 comme vainqueur en concurrence directe avec Fujitsu, Epson et Avision

Alaris s2050

Experts en transformation de supports

L’objectif global des scanners est de transformer des informations sur papier en données numériques. FACTS explique ce que les scanners peuvent faire et lance dans l’arène quatre scanners de documents spécifiques pour un essai comparatif.

Le fait qu’autant de documents papier soient encore produits est réellement un anachronisme. Bien sûr, certains contenus font une meilleure impression sur papier. Pour une brochure ou un catalogue, l’expérience tactile joue un rôle important ; une brochure professionnelle de haute qualité est bien plus efficace qu’un lien vers un site web ou qu’un PDF en pièce jointe à un e-mail, et les documents de travail sur la table sont souvent d’un meilleur soutien que leur équivalent numérique. Au contraire, quand il s’agit de courriers professionnels, le papier devient un obstacle. Dans la plupart des cas, il est généré sur un PC, parfois même de manière fortement automatisée, puis imprimé, mis en enveloppe et envoyé par la poste. En parallèle, les destinataires archivent les e-mail et les documents papier, ou transfèrent le courrier reçu au format numérique afin de regrouper les documents. Ils les numérisent pour les remettre au format numérique initial : la deuxième transformation de support pour le document. Tant que des lettres seront écrites et que d’autres documents analogues seront générés, le scanner jouera un rôle important : il constitue la passerelle à travers laquelle des informations sur papier entrent dans la gestion numérique des documents. Les scanners deviennent également de plus en plus intelligents : ils ne se contentent plus de numériser un papier et d’en créer une copie, mais ils sont maintenant équipés de logiciels qui peuvent redresser une page et retirer visuellement les bords pliés et les trous. Ils peuvent également rendre les caractères lisibles de manière électronique et même fournir un index dans lequel des informations supplémentaires peuvent être saisies. La fourniture numérique de documents facilite notamment les recherches. Les agents peuvent maintenant répondre aux demandes des clients immédiatement au téléphone s’ils peuvent récupérer les informations et les courriers stockés en interne directement depuis leur poste de travail.

Quel est l’objectif du scanner ?

Quand plus d’une demi-douzaine de pages sont numérisées par jour, un scanner de documents professionnel doit être disponible. Dans l’arène, FACTS a comparé ces scanners avec précision. Contrairement aux scanners à plat, ils sont équipés d’un chargeur automatique et, contrairement aux systèmes multifonction, le chargeur est spécialisé dans le “papier usagé” : en général, ces scanners se débrouillent bien avec divers formats, des cartes de visite au papier à lettre A4 non plié, ainsi qu’avec diverses propriétés, des tickets de caisse aux fiches empilées. Un grand nombre de ces scanners peut lire le recto et le verso en une seule passe, et les plus intelligents reconnaissent et ignorent les pages vierges.

Kodak Alaris S2050

Le marché comprend de nombreux scanners différents qui répondent à des applications différentes. Des schémas techniques grand format nécessitent des scanners différents des passeports. Il existe des scanners spéciaux pour les livres : ils éclairent depuis le dessus afin que le livre ne soit pas endommagé et que les pages puissent être tournées facilement – certains scanners peuvent même tourner les pages eux-mêmes, sans intervention humaine. En comparaison, une imprimante multifonction qui peut numériser ainsi qu’imprimer et copier est une sorte d’expert dans la transformation des supports car elle peut tout d’abord mettre le fichier sur papier, puis renvoyer les informations du papier au format fichier.

Avision AD260

GAIN DE PLACE : Les scanners qui ne sont pas utilisés tout le temps doivent prendre aussi peu de place que possible sur votre bureau. L’Avision AD260 peut être transformé en une petite boîte noire en deux étapes simples. Ses pièces mobiles semblent également très solides.

Exigences différentes

Epson Workforce DS860

Dans certains domaines, les scanners ont déjà été remplacés. Des applications abordables et disponibles pour les smartphones permettent par exemple de capturer le contenu des cartes de visite, ce qui rend superflus les petits scanners à cartes de visite qui étaient auparavant indispensables sur les foires commerciales. Cependant, les scanners mobiles ont toujours leurs fans, comme les représentants commerciaux qui souhaitent accélérer la transaction en numérisant et chargeant les documents contractuels directement chez les clients.

Fujitsu FI-7160

Même dans des bureaux “complètement normaux”, les exigences sont différentes. Sur certains sites, un débit de 20 pages par minute est suffisant, mais ailleurs 200 pages ne sont pas assez. Il joue également un rôle lorsque la numérisation est réalisée de manière centrale dans la salle de courrier ou de façon décentralisée sur le poste de travail individuel ou sur un comptoir. Les scanners plus simples sont connectés localement au PC via une interface USB et enregistrent les documents sur ce PC. Les scanners indépendants sont capables de travailler de manière autonome. Pour un archivage central, il est important que le scanner soit compatible réseau. Il est également possible de transférer les documents vers une destination en passant par un point d’accès Wi-Fi.

Quand des formulaires ou des courriers multipage doivent être traités, le traitement de lot a un sens. Pour ces applications, un scanner recto verso est généralement recommandé. Celui-ci peut numériser tous les documents sur le recto et le verso : rien n’est perdu et les informations qui doivent être ensemble restent ensemble. Les scanners de production pour les très grands volumes de documents traitent également des lots dans lesquels les documents doivent être stockés dans des fichiers différents. Afin de séparer les documents multipage les uns des autres, des codes-barres sont appliqués avant la numérisation. Pour un courrier normal, une faible résolution de 150 dpi est suffisante. Les choses sont très différentes pour les photos – par exemple pour des réclamations pour dommages dans une police d’assurance. Les plus grands défis sont posés par les formulaires avec des zones hachurées. Pour ceux-ci, il existe un logiciel spécialisé qui ne lit que les champs pertinents ou qui masque certaines couleurs. Avec une numérisation normale, ils peuvent facilement devenir des documents illisibles.

Plus aucun scanner de documents n’est vendu sans logiciel. Auparavant, ils devaient être achetés séparément et les fabricants étaient souvent différents. Aujourd’hui, l’“intelligence” requise en plus de la mécanique et de la technique d’exposition se décale de plus en plus à l’intérieur du scanner. Au minimum, un “petit” logiciel est inclus avec chaque scanner afin d’ajuster les réglages de numérisation puis de voir et enregistrer l’image. En supplément, un logiciel de traitement est disponible, offert directement par le fabricant : reconnaissance de texte (OCR), amélioration de la qualité d’image ou solution d’archivage complète.

CONDITIONS COMPARABLES : Les quatre candidats à l’essai sont tous conçus pour un format maximal de A4, possèdent un chargeur automatique, sont capables de numériser en recto verso et utilisent un PC sur lequel le logiciel de traitement est installé et les images sont stockées.  

FAIRE BONNE IMPRESSION : Le scanner Fujitsu est fourni dans une caisse d’expédition rigide réutilisable, tandis que les autres étaient emballés de manière habituelle dans des boîtes en carton avec du polystyrène et du plastique.

Fabricant Avision Epson Fujitsu Kodak Alaris
Modèle
AD260 Workforce DS860 fi-7160 Alaris S2050
Prix (net) 750€ (boutique du fabricant), environ 650€ (en ligne) 659€ (boutique du fabricant), à partir de 400€ (en ligne) environ 570€ (en ligne) environ 500€ (en ligne)
Formats 50 x 50 mm jusqu’à Legal A6 jusqu’à Legal, longueurs supplémentaires jusqu’à 3,048 mm A8 jusqu’à Legal, longueurs supplémentaires jusqu’à 5,588 mm 52 x 52 mm jusqu’à Legal, longueurs supplémentaires jusqu’à 3,000 mm
Poids du papier 27 à 400 g/m², cartes plastique 40 à 210 g/m², cartes plastique 27 à 413 g/m², cartes plastique 27 à 433 g/m², cartes plastique
Module d’alimentation papier 100 pages 80 pages 80 pages 80 pages
Résolution de sortie 75 à 600 dpi 75 à 1 200 dpi 50 à 600 dpi 75 à 1 200 dpi
Vitesse 60 pages/min. 65 pages/min. 60 pages/min. 50 pages/min.
Capteur à ultrasons Oui Oui Oui Oui
Systèmes d’exploitation pris en charge Windows Windows Windows Windows, Linux
Logiciel fourni Avision Capture Tool (traitement de lot et réglages de la numérisation)
Avision Button Manager (stockage des tâches)
 
Document Pro (traitement de lot, réglages de la numérisation et stockage des tâches)
 
PaperStream Capture (traitement de lot, réglages de la numérisation et stockage des tâches)
PaperStream IP (optimisation de l’image)
Alaris Capture Pro (traitement de lot et réglages de la numérisation)
Alaris Smart Touch (stockage des tâches)
Perfect Page (optimisation de l’image)
Suppléments Rouleaux de transport à rotation inverse Fonctionnement autonome, jonction jusqu’au A3 Lecture de code-barres 
Alimentation active (secoueur)
Dispositif de maintien
Options Interface réseau Post-impression Module de numérisation à plat A4 et A3
Unité pour passeports

Arène

Quatre scanners ont été comparés dans l’arène FACTS : l’AD260 d’Avision, le Workforce DS860 d’Epson, le fi-7160 de Fujitsu et l’Alaris S2050 de Kodak Alaris. Ce sont des scanners de bureau simples avec des ports USB 3.0 qui nécessitent un PC pour le traitement et le stockage. Ils ont des dimensions compactes et prennent peu de place sur le bureau. Fidèles à l’esprit du courrier commercial, ils sont spécialisés dans les documents A4 mais peuvent également traiter des formats plus petits allant jusqu’aux cartes de visite ou aux cartes de crédit. Ils chargent les documents via un chargeur automatique et numérisent le recto et le verso en une seule opération sans sacrifier la vitesse par rapport à une numérisation du recto uniquement. En termes de prix, celui des candidats à l’essai varie entre 500 et 750 euros. Les informations tarifaires dans le tableau de présentation ci-dessous ne proviennent pas des fabricants eux-mêmes, qui ont du mal à en donner un car ils ne veulent pas mettre d’obstacle sur le chemin de leurs partenaires de revente. Les “prix pratiqués” sur Internet listés dans le tableau sont généralement inférieurs au prix recommandé par le fabricant et varient fortement d’un portail à l’autre.

GÊNANT : Plutôt que de créer une image pour le traitement ultérieur et l’archivage, l’Epson WorkForce DS860 a généralement simplement froissé les tickets de caisse.

GROS PLUS : Pour les documents mélangés, vous pouvez activer le chargeur actif de l’Alaris S2050 qui secoue le papier pour le mettre dans la bonne position.

La productivité, le chargement et la qualité d’image ont été mesurés dans l’essai – les résultats sont indiqués dans le tableau en page 27. Tous les candidats ont un chemin de papier direct, ce qui fait que les documents sont rarement endommagés même en cas de bourrage papier. Un bourrage est par conséquent simple à retirer pour tous les scanners : tout ce que vous avez à faire est d’ouvrir le “bonnet” et de retirer le papier. Pour les documents particulièrement sensibles, les fabricants offrent toujours des feuilles de support pour les protéger. Les scanners sont également fournis avec le logiciel qui vous aide à régler les paramètres de numérisation, configurer les tâches récurrentes, améliorer la qualité d’image et enregistrer les documents. Ce “cadeau” n’est pas très puissant et ne contrôle que les réglages de numérisation de base. Un meilleur logiciel peut être acheté en supplément, comme un OCR qui transforme l’image d’une lettre en document lisible par une machine et par conséquent indexable. Le Kodak Alaris est un peu plus astucieux de ce point de vue : la version incluse de “Capture Pro”, soigneusement dépouillée, montre ce que vous pourriez faire en théorie : toutes les fonctions de la version complète sont affichées grisées et ne sont pas accessibles.

Les scanners Avision, Epson, Fujitsu et Kodak Alaris sont recommandés pour des quantités allant jusqu’à 5 000, 6 000 ou même 10 000 pages par jour. Si un tel volume intervient régulièrement, FACTS vous recommande cependant d’acheter des modèles plus puissants avec un plus grand bac d’alimentation, chose que tous les fabricants proposent également. Dans certains cas, les scanners peuvent gérer correctement de telles quantités importantes, mais ceci devient très fastidieux pour l’opérateur à long terme.

Les scanners compacts occupent un peu plus de place sur le bureau qu’un téléphone, mais ils sont presque aussi gros qu’un scanner à plat quand le bac papier est déplié. L’Avision AD260 doit ici être mentionné de manière positive : sur l’appareil, le chargeur et le stockage du papier sont nettement plus solides que ceux de ses collègues ; vous pouvez également les replier complètement pour que le scanner ne soit plus qu’une boîte fermée qui protège son intérieur de la poussière. Sur les autres appareils, la longue sortie de papier peut également être repliée (Fujitsu) ou au minimum insérée un peu plus lourdement (Epson et Kodak Alaris) mais le support d’entrée ressort sur le dessus. D’un autre côté, l’Avision possède un facteur négatif : c’est le seul à avoir un ventilateur qui génère un bruit supérieur à celui du ventilateur du PC, et qui ne devient même pas plus silencieux quand il est inactif.

RIEN NE COLLE : Le trajet du papier droit dans tous les scanners assure un traitement soigneux. Si un bourrage papier se produit, il peut être facilement corrigé.

Pour tester la vitesse, FACTS a chargé respectivement 50, 60 et 65 feuilles – la quantité que les scanners sont supposés traiter par minute d’après le fabricant – et enregistré la durée, en mode recto et en recto verso ainsi qu’en couleur et en noir et blanc. Tous les scanners ont tenu les promesses de leur fabricant : le débit réel était plutôt supérieur qu’inférieur à la vitesse théorique, en particulier dans le cas de l’Avision AD260. Pour l’Epson WorkForce DS860 et le Fujitsu fi-7160, nous avons remarqué que, bien que la vitesse soit très rapide et identique dans les deux modes, le recto verso génère des délais avant l’affichage du document à l’écran. L’Alaris S2050, de son côté, ne prend pas une seconde d’avance, sauf pour la durée entre le déclenchement de la numérisation et le départ réel. L’écart de la durée de numérisation “brute” depuis l’appui sur le bouton de départ jusqu’à l’affichage par rapport à la durée de passe “nette” pure pour chaque candidat est affiché dans le tableau de l’essai sur la page suivante.

MÊMES CONDITIONS : Dans l’essai comparatif, les quatre scanners ont été “alimentés” avec les mêmes documents.

Ils ont également réalisé le traitement de différents types de documents : des pages A4 normales avec les bords pliés, un fin ticket de caisse, des cartes de crédit et de visite, des enveloppes, des patrons noués et légèrement effilochés, ainsi qu’un document brillant rond. Mis à part le fait que l’Epson Workforce DS860 a froissé de nombreux tickets de caisse, il n’y a pas eu de problème. La situation était différente avec les piles dans lesquelles des documents mélangés ont été fournis. Sur ce point, l’Avision AD260 s’est montré peu fiable : il n’a pas réussi à traiter une passe sans bourrage papier, même s’il a aisément traité le patron sans pile. Aucun des autres n’a maîtrisé la tâche sans problème : l’Alaris S2050 a connu un bourrage une fois, tandis que le WorkForce DS860 et le fi-7160 en ont connu plusieurs. Pour l’essentiel, ils ont cependant terminé leur travail comme souhaité. Sans aucun bourrage, l’Alaris S2050 a réussi la tâche difficile quand les testeurs ont utilisé le chargeur actif : avec deux réglages, vous pouvez spécifier la force avec laquelle le chargeur secoue le papier afin que les rouleaux puissent attraper chaque feuille de manière fiable. Les autres scanners ne disposant pas de cette fonction, FACTS a attribué un gros plus pour ceci.  

D’importantes différences sont apparues dans le test de la qualité. Curieusement, chaque scanner a ses propres forces distinctes ; les rédacteurs de FACTS ont été incapables de déterminer lequel était au final le meilleur. Pour un document avec du surlignage en couleur, l’Epson a rendu le texte le plus lisible, suivi de peu par le Kodak Alaris, tandis que le Fujitsu et l’Avision ont produit des points relativement grossiers qui ont fortement affecté la lisibilité. D’un autre côté, dans le cas d’une petite impression en rouge, l’Avision a été le meilleur, le Kodak Alaris et le Fujitsu ont obtenu des résultats assez bons, et l’Epson a créé du texte qui était globalement illisible. Les photos ressemblaient le plus à l’original sur le Kodak Alaris et semblaient authentiques sur le Fujitsu, tandis qu’elles étaient trop saturées sur l’Avision et trop pâles sur l’Epson. Un courrier commercial standard, dans lequel la tenue des couleurs du logo importe peu, a été retranscrit sur l’écran aussi bien par les quatre candidats : il était clairement lisible et bien préparé pour la reconnaissance du texte : les quatre scanners sont très bien adaptés à cette tâche. Anja Knies

RÉSULTATS DE L’ESSAI
Fabricant Avision Epson Fujitsu Kodak Alaris
Modèle
AD260 Workforce DS860 fi-7160 Alaris S2050
PRODUCTIVITÉ
A4, 200 dpi, noir et blanc, recto 60 pages numérisées et traitées en 51 secondes 65 pages numérisées en 56 secondes, traitées en 60
secondes
60 pages numérisées et traitées en 58 secondes Après un court délai, 50 pages numérisées et
traitées en 51 secondes
A4, 200 dpi, couleur, recto 60 pages numérisées et traitées en 51 secondes 65 pages numérisées en 56 secondes, traitées en 60
secondes
60 pages numérisées en 58 secondes, traitées en 69
secondes
Après un court délai, 50 pages numérisées et
traitées en 51 secondes
A4, 200 dpi, noir et blanc, recto verso 60 pages numérisées et traitées en 51 secondes 65 pages numérisées en 56 secondes, traitées en 60
secondes
60 pages numérisées et traitées en 58 secondes Après un court délai, 50 pages numérisées et
traitées en 51 secondes
A4, 200 dpi, couleur, recto verso 60 pages numérisées et traitées en 51 secondes 65 pages numérisées en 56 secondes, traitées en 60
secondes
60 pages numérisées en 58 secondes, traitées en 89
secondes
Après un court délai, 50 pages numérisées et
traitées en 51 secondes
QUALITÉ DU CHARGEMENT
Tickets de caisse fins Aucun problème Nombreux froissements Aucun problème Aucun problème
Pile de cartes de visite Aucun problème Aucun problème Aucun problème Aucun problème
Photo Aucun problème Aucun problème Aucun problème Aucun problème
Enveloppe Incompatible Aucun problème Aucun problème Aucun problème
Mélange de documents couleur (sursaturé) Nombreux bourrages papier (trop pâle) Nombreux bourrages papier Presque aucun bourrage papier
QUALITÉ DE L’IMAGE
Texte sur fond coloré 4,5 / 6 6 / 6 5 / 6 5,5 / 6
Petite impression en rouge 6 / 6 4,5 / 6 5 / 6 5,5 / 6
Photo couleur 5 / 6 4,5 / 6 5,5 / 6 6 / 6
CONCLUSION
Avantages Nettement plus rapide qu’indiqué, adapté au courrier quotidien normal

Les pièces mobiles sont visiblement solides ; le scanner
peut être plié sous la forme d’une “boîte noire” fermée et ainsi protégé de la poussière.
Bon scanner sans aucune fonction remarquable,
plus rapide que spécifié, adapté au courrier quotidien et aux documents spéciaux.
Bon scanner sans aucune fonction remarquable,
un peu plus rapide que spécifié, adapté au courrier quotidien et aux documents spéciaux.

Meilleur emballage (boîte rigide avec
poignée de transport)
A rencontré le moins de problème
lors de l’essai avec des piles mixtes et s’est montré fiable lors du chargement, même
sans activer le secoueur ; plus rapide qu’indiqué et adapté au courrier
quotidien et aux documents spéciaux

Offre plus d’options que les autres, comme
l’adaptation d’une unité à plat ou pour passeports. Vous pouvez également mettre à niveau le logiciel
en payant sans avoir à le réinstaller.
Inconvénients Le candidat le plus cher n’a pas réussi à gérer
une simple pile mélangée sans bourrage papier et s’est arrêté à la dernière feuille
du lot, qui est passée facilement toute seule

C’est le seul candidat
à l’essai qui possède un ventilateur, et qui est même plus lourd que le PC.
Le traitement prend plus de temps que le chargement
du papier.

Il s’est montré peu fiable lors du chargement de
tickets de caisse.
Le traitement prend plus de temps que le chargement
du papier.
délai de 2 secondes
avant de déclencher la numérisation après le départ réel.
Score global Satisfaisant Bon Bon Très bon

Conclusion

Les quatre candidats se sont avérés solides et ont accompli la plupart des tâches de l’essai. L’Avision AD260 a par exemple l’avantage, pour une utilisation occasionnelle, de pouvoir être rangé merveilleusement bien, mais le bruit important de son ventilateur est perturbant en fonctionnement continu. Il s’est également montré peu fiable avec les documents mélangés : il n’a pas géré les difficiles piles testées par FACTS, tandis que ses adversaires s’en sont plutôt bien sortis. Par exemple, vous ne devez pas acheter l’Epson WorkForce DS860 si vous avez à scanner un grand nombre de tickets de caisse pour des frais de déplacement. Sinon, ce scanner est aussi fiable que le Fujitsu fi-7160 et sans défaut important. L’Alaris S2050 s’est détaché pendant l’essai car il n’a pas attiré l’attention : le processus de numérisation était quasiment sans incident et la qualité des images était au-dessus de la moyenne. Les aspects positifs incluent le “secoueur” commutable dans le chargeur qui améliore davantage le traitement des documents mélangés, ainsi que le fait qu’il puisse être équipé d’une unité à plat et/ou pour passeports. Cette fonction n’est pas disponible chez les concurrents. FACTS choisit l’Alaris S2050 comme vainqueur de l’essai pour la plupart de ses caractéristiques.

De manière générale, FACTS conseille : la meilleure chose à faire avant d’acheter un scanner est de regrouper les documents habituels que vous souhaitez traiter dans votre quotidien, puis de tester plusieurs appareils par vous-même chez le revendeur spécialisé en les comparant en termes de traitement et de résultats d’image.

 

Article publié à l’origine par Facts Verlag : https://www.factsverlag.de/aktuelles-dialog/aktuelles-dialog-sub/aktuelle-ausgabe/item/facts-arena-scanner-5-2020/1070