Choisir le bon scanner de documents pour les services de soins

Les meilleures fonctionnalités du scanner de documents pour la santé

La santé possède son propre ensemble de défis quand vous envisagez de numériser vos processus. Vous joindrez et enverrez des documents et des images cliniques dans tous les sens. La précision et la disponibilité des dossiers médicaux que vous numérisez et envoyez doivent être aussi irréprochables que possible. Au-delà de cela, vous devez conserver la confidentialité et la sécurité des informations de santé des patients afin d’être conformes à la clause d’utilisation significative du Plan de relance économique des États-Unis de 2014 et au HIPAA.

Alors que de nombreux fournisseurs affirment être prêts à se charger de la tâche, Alaris le fait grâce à la fiabilité, la haute qualité, l’imagerie cryptée ainsi que l’assistance et le service en interne. Nous couvrirons certaines fonctionnalités des scanners Alaris qui peuvent vous aider à optimiser la numérisation de vos flux de travail papier liés à la santé.

Optimisation du processus

Le processus d’admission dans tout environnement médical est chronophage et crée une importante quantité de papier. 70 % des informations des nouveaux patients sont reçues en tant que documents papier dont le traitement manuel nécessite du temps et de l’argent. La saisie manuelle des données entraîne un risque d’erreur qui peut impacter le soin au patient.

La numérisation est souvent fastidieuse car, outre les formulaires d’accueil des patients, des documents de taille irrégulière comme des cartes d’assurance ou d’identification avec photo doivent également faire partie du dossier médical du patient.

Les scanners d’Alaris ont des capacités de traitement de document supérieures qui garantissent que les dossiers des patients sont numérisés de manière rapide et fiable. Grâce à des fonctions comme l’alimentation active, l’empilage contrôlé et la protection intelligente des documents, tous les documents sont numérisés avec précision sans nécessiter de tri préalable. Les scanners Alaris série 2000 peuvent optimiser votre processus d’accueil de patient, s’intègrent facilement sans nécessiter de pilote d’appareil et disposent d’un plan d’assistance de trois ans.

Conformité

La sécurité des informations électroniques de santé est assurée par les scanners d’Alaris. Nos scanners sont conformes aux législations existantes et nouvelles et garantissent que les données confidentielles des patients sont acheminées en toute sécurité vers un référentiel de fichiers sécurisé. En éliminant les dossiers papier et en numérisant des documents qui proviennent de sources externes, ainsi que ceux qui sont produits pendant le séjour à l’hôpital, vous atténuez les risques et garantissez le traitement et le stockage de données sécurisées. L’insertion des données de patients dans le système d’EMR garantit la confidentialité des patients et la conformité.

Reconnaissance optique des caractères

L’OCR est l’une des fonctions les plus importantes qu’un scanner peut fournir à un environnement médical pour la numérisation et l’indexation des dossiers médicaux. La reconnaissance optique des caractères est la conversion électronique des images comprenant du texte saisi, manuscrit ou imprimé vers un texte codé par une machine. L’OCR permet de faire des recherches dans des documents PDF et de trier ces documents de la même manière que dans un fichier Microsoft Word, Microsoft PowerPoint ou Google Docs. Vous pouvez rechercher par mot-clé, modifier avec un traitement de texte, envoyer le texte par e-mail et même le décoder à l’aide de lecteurs d’écran.

Ces atouts ouvrent un ensemble plus large d'avantages qui, autrement, ne seraient pas possibles. Ces avantages incluent :

• La vitesse : la technologie moderne d’OCR améliore fortement l’efficacité en réduisant le temps passé à rechercher des informations dans les dossiers médicaux. Plutôt que de faire une recherche manuelle dans les documents, vous pouvez en faire une par mot-clé. Vous pouvez même utiliser des noms comme mots-clés afin de trouver rapidement les documents pour des patients particuliers.
• Rentabilité : Vous pouvez terminer plus de travail dans le même laps de temps lorsque vous éliminez le besoin de rechercher manuellement des documents et des notes spécifiques sur ces documents. De plus, vous pouvez économiser de l’argent en annulant les coûts associés aux copies et aux impressions.
• Réduction de l'impact environnemental : c’est simple : moins vous utilisez de ressources, plus l’impact négatif sur l’environnement que vous générez est faible. L’indexation numérique des documents réduit votre utilisation du papier par rapport à l’utilisation d’un système de classement traditionnel.
• Espace physique réduit : sans système de classement physique, vous disposez de plus d’espace disponible dans lequel se trouvaient les armoires de classement. Pour certains cabinets, cela signifie une utilisation plus efficace de l’espace. Pour d’autres, cela peut même signifier le déménagement vers un espace plus petit afin de bénéficier d’un loyer inférieur et de frais généraux réduits pour le chauffage, le refroidissement et l’éclairage.
• Accessibilité aux documents : avoir des documents numérisés et indexés grâce à un OCR rend les informations immédiatement accessibles sur plusieurs sites et plusieurs systèmes en même temps. Il s'agit d'une énorme amélioration comparé au fait de ne disposer que d'un nombre limité de copies physiques rangées dans des emplacements choisis, où vous consacrez du temps à rechercher et à classer.
• Erreurs réduites : des erreurs de saisie des données se produisent. C’est aussi le cas avec les fautes de typographie, les documents perdus et les erreurs de classement. L’indexation automatique de vos documents élimine tous ces problèmes.

Lecture intelligente de codes-barres

La lecture intelligente des codes-barres les traite automatiquement pour détecter les instructions de tâche pendant la numérisation. Vous pouvez rassembler différents types de tâches de numérisation, chacune étant encadrée par des codes-barres demandant au scanner de lire d’une manière spécifique tout ce qui se situe entre les codes. Une fois que le scanner atteint le deuxième code-barres dans la pile, il supprime ces instructions et passe à celles fournies par le code-barres de la pile suivante. De cette manière, vous pouvez traiter plusieurs types de tâches en une fois sans avoir besoin de rester près du scanner.

Cette technologie améliore davantage l’efficacité de votre cabinet médical, qu’il s’agisse d’une petite clinique privée ou d’un service d’un grand hôpital. Donner aux centres de santé suffisamment de temps pour s'occuper de chaque patient est l'une des différences qui changent la donne entre les comportements où les gens se sentent les bienvenus et ceux où un service expéditif contribue à ce que les patients se sentent comme un simple numéro. Moins de temps passé dans le back office signifie plus de temps pour aider les patients eux-mêmes.

Les meilleures fonctions sont celles dont vous avez besoin

Alaris utilise des intégrations TWAIN natives et non propriétaires, ce qui signifie qu’elles sont éprouvées, fournissent une intégration simple et ne réservent pas de surprise quand le PC est mis à niveau ultérieurement. Nous avons également une équipe complète d’ingénieurs de terrain qui réalisent des tâches d’installation, d’assistance technique et de dépannage proactif pour votre personnel, ce qui évite des temps d’arrêt coûteux.

Les scanners d’Alaris constituent le meilleur produit pour votre système d’EMR. Ces appareils puissants intègrent la majorité des systèmes de dossiers médicaux électroniques, dont McKesson et Epic, et sont certifiés Cerner pour que vous soyez assuré d’être conforme aux normes de la santé.

Nous offrons des options pour le front end, le back office et même des scanners sans fil pour les chariots mobiles. Pour tout le monde, depuis le bureau des admissions jusqu’aux postes des infirmiers d’une unité, les produits Alaris fournissent toutes les fonctions dont vous pouvez avoir besoin dans l’enseignement de la santé pour fournir un soin efficace et rationalisé aux patients, y compris certains avantages dont vous ignorez l’existence.

À propos de l’auteur
Kara Rayburn dirige le département de lancement et de commercialisation Web des produits au niveau mondial d’Alaris. Kara est passionnée de technologie, avec presque 15 ans d’expérience dans le secteur des technologies B2B. Vous pouvez la contacter sur LinkedIn.