Comment gérer les impôts des entreprises à distance

Le dépôt d'une déclaration d'impôts d'état ou fédérale pour votre entreprise nécessite un grand nombre de pièces justificatives. Le type et la quantité de ces documents dépendent de la structure et de la taille de votre entreprise. Que votre entreprise soit une petite entreprise individuelle ou une grande société, il est essentiel de fournir à votre préparateur d'impôts ou à votre comptable public agréé (CPA) toutes les informations nécessaires à l'appui de votre déclaration fiscale.

De nombreux comptables et propriétaires d'entreprise travaillent loin de leur bureau pendant ces périodes. L'impossibilité de se rencontrer en personne pour discuter ou préparer une déclaration d'impôts nécessite des outils de télédéclaration. Si vous vous demandez comment faire pour que la préparation des impôts à distance soit rapide et facile, lisez les conseils essentiels qui suivent.

1. Savoir ce dont vous avez besoin

De nombreux propriétaires d'entreprise se demandent : « Quels documents dois-je conserver à des fins fiscales ? » L'Internal Revenue Service (IRS) partage quelques conseils sur son site Web concernant les documents que vous devez conserver. Il s'agit notamment des dossiers immobiliers, relevés bancaires, rapports d'investissement et tous les reçus ou preuves de paiement dont vous aurez besoin pour les déductions. Si vous n'êtes pas sûr des types de documents que vous devez conserver pour les impôts d'entreprise, consultez un CPA ou un conseiller financier.

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2. Créer une archive numérique

La gestion documentaire est essentielle lorsqu'il s'agit de préparer les impôts des entreprises. Votre comptable aura besoin de nombreux registres de dépenses, de comptes de résultat et d'autres documents liés à l'entreprise. Pour vous assurer d'avoir tout ce dont vous avez besoin pour la préparation de vos impôts à distance, envisagez de convertir tous vos fichiers papier en un système de fichiers numériques. Les fichiers numériques sont faciles à trier, à rechercher et à récupérer. Les scanners de bureau modernes de Kodak Alaris peuvent convertir les reçus, les factures, les contrats et bien d'autres documents en un catalogue numérique d'informations très utile. Les diverses options de scanner peuvent traiter de 25 à 200 pages par minute.

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3. Discuter de la télédéclaration de revenus avec votre CPA

Si le télétravail est une nouvelle expérience pour vous et votre entreprise, prenez le temps de discuter de la situation avec votre comptable. Les cabinets comptables ont opté pour des solutions de télétravail. Ils proposent des services de préparation virtuelle et déclarent les impôts des entreprises en ligne.

Une réunion a généralement lieu au début de toute mission comptable pour discuter de l'étendue du travail. Au cours de cette réunion, vous pouvez demander à votre comptable comment il préfère recevoir les documents importants. Il peut vous demander d'envoyer par e-mail divers formulaires et fichiers ou vous fournir un système de partage de fichiers pour télécharger vos documents.

Numériser les documents et les fournir sous forme de fichiers électroniques est essentiel pour remplir une déclaration d'impôts. Et la télédéclaration facilite le paiement des impôts en temps voulu.

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Les documents numériques à l'ère de la distanciation physique

Comme la plupart des entreprises, les comptables et les autres professionnels qui fournissent des services fiscaux sont désormais habitués au télétravail. Une déclaration d'impôts à distance peut être simple à réaliser si vous disposez d'un moyen de partager des documents importants avec votre préparateur d'impôts. Les scanners de bureau ou départementaux sont suffisamment compacts pour être installés confortablement sur votre bureau à domicile, mais suffisamment puissants pour convertir les dossiers et les reçus papier en fichiers numériques que vous pouvez envoyer à votre expert-comptable.

Pour en savoir plus ou demander un devis sur les scanners de documents haute capacité pour votre entreprise, contactez-nous dès aujourd'hui. Nous vous aiderons à planifier le système idéal de gestion des archives numériques.

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