/ Case study Le bureau de service passe aux solutions Alaris pour fournir des solutions de gestion documentaire et de service courrier supérieures et rentables

Les scanners haut volume Kodak i5850, soutenus par le service et l’assistance Alaris, fournissent la productivité et la rentabilité dont les services de courrier et de gestion documentaire de MEI ont besoin pour étendre leurs offres et répondre aux volumes de demandes plus importants

Situation
Les services de courrier et de gestion documentaire de MEI doivent répondre au volume croissant de demandes.

Objectifs
Améliorer la productivité et l’efficacité en remplaçant leurs scanners existants par des scanners Alaris.

Solution
Deux scanners Kodak i5850 haute vitesse.

Les résultats
Des améliorations importantes en termes de volume et d’efficacité, une plus grande motivation grâce à la simplicité d’utilisation et des programmes d’ajout d’unités supplémentaires pour permettre la poursuite de la croissance.

 

MEIdont le siège social se situe à Dallas, au Texas, et qui possède de multiples sites répartis dans le pays, a commencé son activité en 1993 en tant que société d’externalisation de service de courrier et a depuis étendu son activité dans l’imagerie et la gestion des documents. Déterminé à être à la fine pointe de son industrie, MEI a mis à profit la technologie et l'innovation pour offrir des solutions de numérisation optimales à ses clients.

Étendre leurs capacités

À l’automne 2017, dans le cadre de son plan stratégique de croissance, MEI a eu besoin d’accroître ses capacités d’imagerie de documents et de gestion de contenus. Ceci signifiait également un besoin de numériser davantage d’informations tout en cherchant à contrôler et réduire les coûts, diminuer le temps de préparation et améliorer le contrôle de la qualité.

Pour nous aider à prendre notre décision, Alaris nous a envoyé un i5850 pour démonstration, ce qui était une brillante idée ! Une fois que nous avons commencé à l’utiliser, nous avons immédiatement constaté les performances Leslie Marshall PDG, MEI

Le facteur efficacité

Leslie Marshall est aux commandes du MEI depuis le début. Pendant son mandat de PDG, il a vu son entreprise évoluer et il souhaite s’assurer que sa société garde une longueur d’avance, en augmentant les volumes et en conservant le contrôle de la qualité pour les clients, tout en réduisant les coûts internes. Leslie s’est posé la même question à maintes reprises : « Comment faire passer un maximum de documents dans notre système en un minimum de temps, tout en conservant le haut niveau de qualité auquel les clients se sont habitués avec la dernière technologie ? » La réponse est devenue évidente dès que le scanner i5850 est arrivé.

Par rapport à la précédente solution de numérisation, MEI est passée de 9 000 à 32 000 documents traités par journée de 8 heures. « Nous avions besoin d’envoyer plus de volume par spécialiste de l’imagerie. Nous avions donc initialement acheté un scanner d’un autre fabricant qui promettait de réduire la quantité de travail de préparation initial, mais il n’a pas tenu ses promesses. Nous avions donc décidé de trouver un outil ultraperformant simple à utiliser mais nous craignions qu'il y ait un compromis en termes de qualité d'image. Afin d’augmenter notre capacité globale de numérisation, nous souhaitions investir dans une préparation supplémentaire des fichiers pour aider au contrôle qualité sur le front end. Mais au final, le i5850 s’est montré très simple à utiliser : notre efficacité en termes de numérisation a fortement augmenté et la qualité des numérisations était remarquable. »

MEI peut maintenant numériser 8 boîtes de documents par jour contenant de trois à cinq mille documents par boîte pour le Corps des ingénieurs de l’armée, un des plus grands clients de MEI. De plus, MEI a été capable de travailler sur le cumul des documents papier du Corps de l’armée, ce qui permet à tous les anciens fichiers d’être accessibles numériquement. MEI a de la même manière utilisé le scanner i5850 pour aider un autre client important, le Centre médical Michael E. DeBakey de l'Administration des anciens combattants à Houston, au Texas.

Assistance client irréprochable

MEI a eu une formidable expérience avec l’équipe services de réparation et de maintenance Alaris. À cause de son portefeuille clients provenant de plusieurs industries, MEI a parfois besoin de numériser de très vieux documents, ce qui peut laisser une accumulation de poussière sur le scanner. Les techniciens d’assistance Alaris ont montré à l’équipe MEI comment nettoyer les appareils sales en utilisant des chiffons et de l’air comprimé afin de réduire l’accumulation de poussière et de garder un fonctionnement sans incident du i5850. Les techniciens ont été capables de montrer aux spécialistes de l’imagerie de MEI comment tirer le meilleur parti de la technologie Alaris Perfect Page qui améliore automatiquement la qualité d’image des documents numérisés. « L’assistance d’Alaris est remarquable », déclare Angela Freeman, directrice des ventes et des opérations de MEI.

Besoin réduit en contrôle qualité

Grâce à l’utilisation simple du scanner i5850 combinée à la technologie Perfect Page, la qualité d’image des fichiers numérisés est fortement améliorée. De plus, Perfect Page change automatiquement de vitesse pour traiter un large éventail de documents, de sorte qu'il n'y ait pratiquement pas de tri préalable, et un besoin minimal de re-numérisation. La qualité de l'image peut même être meilleure que l'original.

Une réduction des coûts de main-d’œuvre

Grâce à tous les gains de productivité provenant des scanners i5850, moins de spécialistes de l’imagerie sont nécessaires pour numériser des volumes de documents plus importants, ce qui entraîne une réduction importante des coûts de main-d’œuvre. Selon des chiffres internes, en factorisant l’investissement initial, les coûts annuels du matériel, la maintenance et la main-d’œuvre, le i5850 est 66 % moins cher à utiliser que la solution précédente de MEI.

Globalement, Leslie et le personnel de MEI sont entièrement satisfaits de leur investissement dans les scanners i5850 d’Alaris et envisagent d’en ajouter d’autres dans le cadre de leur stratégie de croissance.

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Consultez la page Études de cas sur notre section Observations pour continuer la lecture.

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