/ Case study Alaris aide le Plymouth NHS Trust à mettre en place la numérisation en interne

University Hospitals Plymouth NHS Trust met en place un bureau interne qui utilise des scanners, des logiciels et des services Alaris.

Profil client

University Hospitals PlymouthNHS Trust (UHPNT) travaille principalement hors du Derriford Hospital de Plymouth (Royaume-Uni), le plus grand hôpital du Sud-Ouest du pays et le plus grand centre de traumatologie de la région. Le Trust fournit des soins médicaux secondaires et tertiaires complets, cible une population de 450 000 personnes pour les soins secondaires et se concentre sur une population plus importante du pays : près de 2 millions de personnes qui peuvent accéder aux services spécialisés de Trust.

Défis

Le UHPNT s’engage à créer un dossier médical numérique unique et sécurisé pour chaque patient, accessible depuis tout emplacement, à tout moment. La clé pour atteindre cet objectif était d’installer un bureau de numérisation interne. Rob Harder, directeur des services d’infrastructure IT et d’assistance, indique que deux moteurs importants ont permis de commencer à remplacer le papier par des dossiers numérisés. « Il est essentiel d’atteindre cet objectif en phase avec les programmes du gouvernement visant à transformer le NHS en obtenant un système de santé et de soin sans papier. De plus, le volume de notes de cas papier était sur le point de dépasser la capacité de notre entrepôt. »

Vanessa Bennett, manager des dossiers santé, déclare qu’aider les praticiens à avoir un accès instantané aux dossiers et faire en sorte que les notes soient disponibles sur plusieurs sites en même temps constituaient un critère clé. « Au fil des années, l’activité dans le milieu hospitalier a fortement augmenté. Les patients sont souvent traités à travers plusieurs services. Nous avions besoin de trouver une solution au problème des notes papier qui se trouvaient à un seul endroit à un moment donné. »

Elle continuait avec ces propos : « De plus, notre installation de stockage est hors site et, si un patient est admis en urgence, retrouver ses notes papier en dehors des heures ouvrées peut poser problème. Les informations électroniques sont beaucoup plus souples et sont accessibles à tout moment, jour et nuit. »

« Nous reconnaissons que la transformation numérique n’est pas aussi facile que d'insérer du papier dans un scanner ; c’est beaucoup plus compliqué que cela, et c’est pour ça que nous avons choisi de demander à Alaris de nous aider dans cette voie », ajoute Rob.

Nous reconnaissons que la transformation numérique n’est pas aussi facile que d'insérer du papier dans un scanner Rob Harder Directeur des services d’infrastructure IT et d’assistance

Avantages

Alaris a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe du Trust pour confirmer et identifier les capacités du matériel et des logiciels afin de soutenir la stratégie de numérisation du Trust. « L’équipe dédiée aux Services professionnels a aidé à ajuster la solution pour rendre le processus de numérisation aussi efficace que possible », explique Rob.

« Ça a été un énorme avantage. Quand vous essayez d’avoir un bureau de numérisation opérationnel, vous devez vous assurer que tous les différents éléments fonctionnent ensemble aussi efficacement que possible », ajoute-t-il.

Une fois que les documents sont préparés, numérisés et indexés et que la qualité est contrôlée, les fichiers sont placés dans un dossier surveillé. « Nous utilisons ensuite OpenMigrate pour envoyer les données vers Documentum, notre système de gestion documentaire, puis elles sont consultées via Fortrus Unity. Alaris nous a aidés à rationaliser le processus de numérisation afin de garantir que nous avons capturé les métadonnées appropriées et, puisque nous utilisons les codes-barres pour rationaliser certains de nos processus, les techniciens d’Alaris ont vérifié que le logiciel était configuré pour identifier ces codes-barres. Tout ceci nous a vraiment aidés dans le projet destiné à rendre les processus plus efficaces et effectifs. » explique Rob.

Dans le cadre de notre projet de transformation numérique, le Trust a développé sa propre application de numérisation. « Ceci est lié à notre utilisation de codes-barres en association avec notre programme Scan4Safety », commente Rob, et il ajoute : « L’application nous aide à suivre les dossiers papier tout au long du processus de numérisation. Les notes de cas sont extraites de l’entrepôt, mises en boîte et stockées sur des étagères, chaque boîte étant équipée d’un code-barres permettant de savoir quelle(s) note(s) figure(nt) dans chaque boîte. Avec l’application, nous lions les notes se trouvant dans la boîte à l’étagère dans le rayonnage puis nous les suivons quand elles sont traitées par le processus de numérisation, depuis la préparation, la numérisation, le contrôle de qualité et la sortie jusqu’à son retour sur l’étagère pour l’archivage. »

Le Trust a été ravi de la qualité des scanners. Rachel raconte : « Depuis que nous sommes pleinement opérationnels, nous avons numérisé un total de près de 24 000 volumes de notes de cas - un peu plus de la moitié concernait des patients décédés - et 20 000 étaient des dossiers journaliers.

« Nous traitons généralement environ 1 300 notes de cas et 2 000 dossiers journaliers tous les mois. Notre débit maximal a été de 3 800 volumes et 2 650 fichiers en janvier 2018 et les scanners ont montré leur robustesse et un débit fiable », ajoute-t-elle.

Le service et l’assistance continus se sont également révélés être une valeur ajoutée. « Les ingénieurs sont très utiles : ils nous ont montré comment éliminer les problèmes mineurs comme les lignes sur les images, modifier les réglages pour rendre les images plus claires et gérer les pannes. Ils réalisent de plus un contrôle de santé régulier pour garantir que la solution est continuellement optimisée. », détaille Rachel, en ajoutant : « Le meilleur conseil qui nous a été donné concernait l’importance de garder l’équipement propre. Nous effectuons un nettoyage quotidien et un nettoyage en profondeur hebdomadaire - c’est peut être long mais cela nous permet de gagner du temps sur le long terme. »

Grâce à ce projet de numérisation, le Trust cherche à réduire les coûts, à augmenter la productivité et à améliorer davantage le soin aux patients en fournissant aux médecins des accès plus rapides aux dossiers. Le retour de l’équipe médicale a été extrêmement positif. « Ils apprécient la possibilité d’accéder aux dossiers du patient quand ils se rencontrent plutôt que d’avoir à anticiper et demander les dossiers », avoue Vanessa.

Elle ajoute : « Un autre avantage est que, une fois numérisé, le dossier du patient peut être consulté par un autre spécialiste : si le projet doit pour le moment être centré sur la pédiatrie et l’hépatologie, et si un patient dans l’une de ces spécialités est admis dans un autre service, nous numériserons également ces dossiers. »

« En général, les médecins aiment la possibilité d’accéder aux dossiers patient numériques, mais il existe des problèmes de disponibilité des ordinateurs à certains emplacements : par exemple, dans des services ambulatoires où les patients sont vus dans des petites salles de soins, il peut être difficile d’accéder à un PC quand l’espace est restreint », constate Rob.

En parlant du problème de ‘classement manquant’ qui affecte chaque Trust, Vanessa ajoute : « Avec les dossiers qui se déplacent rapidement dans un hôpital, il existe forcément des éléments qui ne sont pas toujours renseignés dans les documents. Ceux-ci repartent à la bibliothèque des dossiers pour un classement. Nous avons cumulé un tel retard dans les classements, que des dossiers datant de plusieurs années manquaient - c’était une tâche gigantesque que nous n’aurions jamais surmontée en classant physiquement tous les documents papier. » La numérisation a amélioré ce processus.

En plus du nombre de volume cité précédemment, le Trust a également numérisé près de 400 000 fichiers au classement manquant. « Nous avons été capables d’effacer l’arriéré de classement manquant et, plus important, de rendre ces informations accessibles aux médecins. Ils peuvent maintenant se connecter aux e-notes et accéder aux informations manquantes - si nous recevons des dossiers au classement manquant depuis la pédiatrie/hépatologie ou l’ENT, nous les numérisons simplement au fur et à mesure », explique-t-elle.

Rob annonce que le Trust examine actuellement le besoin de numérisation de rattrapage. La raison derrière cette étude est que la numérisation de rattrapage est relativement non structurée. « Le retour des médecins est que, pour les patients aux grands volumes de notes, c'est assez difficile de chercher à travers les documents numérisés au verso pour trouver l'élément d'information pertinent dont ils ont besoin »

Il ajoute : « Notre intention est de déployer nos dossiers médicaux numérisés dans toutes les spécialités au sein de l’hôpital sur une période de trois ans. Le résultat de cette étude déterminera s’il s’agira d’une numérisation au fur et à mesure .

« Il est nécessaire d’étudier la capacité de stockage dans l’entrepôt et notre objectif est de réduire le coût associé au stockage physique. Une fois que l’organisation aura défini sa direction, nous serons capables d’atteindre ces objectifs tout en adhérant toujours au NHS Records Management Code of Practice, et ainsi d’extraire les données dans un délai raisonnable », conclut Rob.

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Solution

La décision relative à la numérisation des dossiers en interne a été prise en septembre 2016 et le Trust a installé un bureau interne équipé de scanners de production Alaris et du logiciel Alaris Capture Pro. Les solutions ont été fournies par le revendeur Alaris, CDW, soutenu par le service et l’assistance experts d’Alaris.

Tout au long du déploiement, les services professionnels Alaris ont soutenu l’équipe du bureau de numérisation afin de rendre le flux de travail de capture aussi productif que possible. Les services comprenaient l’installation de l’équipement pour une efficacité maximale mais aussi la formation du personnel à l’utilisation correcte des scanners et des logiciels afin de garantir une qualité d’image parfaite, ainsi que le support dans la configuration des tâches, la mise à jour du firmware, la maintenance régulière et le changement des consommables.

Conscient des exigences inhérentes à l’adhésion à la norme BS 10008 qui assure l’authenticité, l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations électroniques, le Trust a également travaillé avec Elisabeth Belisle, un partenaire d’Alaris de long terme qui a installé l’un des premiers bureaux spécialisés accrédités BS 10008 du Royaume-Uni. Elisabeth a fourni un support d’expert, a collaboré à la création de nouvelles procédures et a dispensé une formation pratique, en aidant ainsi le Trust à travailler pour obtenir l’accréditation, et qu’elle espère atteindre pour l'automne 2019 . Une fois que l’accréditation est atteinte, le Trust sera capable de démarrer la destruction des dossiers papier.

L’équipe a commencé la numérisation des documents des personnes décédées en octobre 2016. Le manager du bureau de numérisation, Rachael Sargeant, déclare : « Avant de démarrer le projet, tandis que nous étions encore en formation, nous avons décidé de numériser les documents des personnes décédées. Nous continuons à numériser ces dossiers quand il y a de la capacité supplémentaire dans le bureau. Ceci nous donne la flexibilité de libérer de l’espace dans notre entrepôt afin de continuer à stocker les dossiers papier jusqu’à atteindre un statut totalement numérisé. »

Quand le projet a été lancé en mars 2017, le bureau a numérisé les notes des patients vivants, tout d’abord issus de la pédiatrie, puis le projet s’est déployé vers les dossiers des patients en hépatologie. « Notre exigence opérationnelle pour le bureau est de numériser les notes des patients vivants », explique Rob. « Nous avons lancé cette initiative avec ces deux spécialités et nous avons numérisé au fur et à mesure et en rattrapage, et cela en même temps. »

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