Étude de cas RSI

Des scanners fiables à l'image de blindés étayent les solutions de gestion de l'information

Lorsque Keith Haynie, copropriétaire de Records Imaging Systems avec son frère Kevin, déclare être « pas mécontent » des performances de son scanner Kodak Alaris, il imprègne ses mots d'un charme et d'une sincérité caractéristiques du sud des États-Unis. « En interne comme pour les solutions que nous vendions, nous utilisions des scanners d'un autre fabricant, mais après quelques années seulement, leurs performances déclinaient déjà. » Par « leurs performances déclinaient », cela veut dire que les bourrages étaient plus fréquents, les scanners devaient régulièrement faire l'objet d'entretiens ou de réparations et la qualité des images se détériorait. Forcément, la productivité en a pâti tandis que les délais se sont allongés, et l'énergie nécessaire et les coûts ont augmenté.

Aujourd'hui, lorsqu'il déclare qu'il n'est « pas mécontent » avec ses scanners Kodak i4250 et i4850, cela veut en fait dire qu'ils sont fiables et permettent de produire à vitesse maximale jour après jour, avec des interventions manuelles réduites et en permettant à son bureau de prestation de services de produire davantage avec moins de ressources.

Records Imaging Solutions (RIS) a été fondée en 1969 à Little Rock dans l'Arkansas aux États-Unis par le père des frères Haynie. À l'origine, la société s'occupait de microfilms et proposait à ses clients des services d'imagerie. Parmi ses clients nous pouvons citer de grands hôpitaux comme de petites cliniques, des agences de l'administration publique locales et étatiques, des compagnies de camionnage, des établissements scolaires et bien d'autres. Plus tard, RIS s'est rendue compte de la nécessité de commencer à proposer des services de numérisation, et ils d'ailleurs vendu leur première tâche de capture avant de posséder le moindre scanner.

Des microfilms à la numérisation, une évolution pour répondre aux besoins du marché

En leur qualité d'entrepreneurs pleins de ressources, les Haynie ont rapidement acheté un scanner et ont développé une activité de numérisation importante pour nombre de leurs clients, anciens et nouveaux. Ils ont également commencé à proposer des solutions logicielles de gestion de l'information complètes intégrant les logiciels Digitech System et OpenText. La plupart du temps, les scanners étaient vendus comme partie intégrante du système.

Tant en interne que sur les sites de clients, RIS a pu constater des problèmes lors de l'utilisation de scanners de deux fabricants bien connus. Keith Haynie se rappelle ainsi : « avec les deux marques, nous avons pu constater que les scanners n'étaient pas en mesure de gérer une large variété de documents. De nombreux paramètres de numérisation nécessitaient des réglages constants, nous devions réaliser un travail important de préparation et de tri préalable, et des documents de certains formats et poids provoquaient des bourrages et des problèmes d'alimentation. » RIS se targue d'être particulièrement exigeant sur la qualité des images, chacune d'elles étant vérifiées à la sortie de leur bureau de prestation de services. Un contrôle de qualité aléatoire ne correspond pas à leurs standards. Ces problèmes étaient donc très frustrants et chronophages.

Une première expérience avec les scanners de Kodak Alaris s'est révélée instructive et enrichissante.

Pour mettre un terme à leur mécontentement, les deux frères ont exploré d'autres options de numérisation et ont profité d'un essai gratuit d'un scanner Kodak i4850. En quelques jours, ils étaient convaincus. « Nous avons commandé un scanner i4250 avant même que la période d'essai ne soit terminée » confie ainsi Keith Haynie.

Comment les scanners Kodak Alaris se démarquent-ils des autres ? Voici un résumé des constatations et de l'expérience pratique de M. Haynie :

Des documents de tailles et d'épaisseurs différentes ne sont pas un problème

• « Du format le plus fin au bristol. »
• RIS alimente même des dossiers de fichiers avec des inscriptions grâce à l'option trajet de papier droit qu'offre leurs scanners Kodak de la série i4000.
• Les documents fragiles, anciens et délicats sont numérisés de la même manière.
• Un module de numérisation à plat A3 pour les documents fragiles ou reliés

Une meilleure qualité d'image que l'original

• « Nous recevons du vieux papier thermique pour fax sur lequel l'arrière-plan s'assombrit et le texte s'éclaircit avec le temps, mais nos scanners Kodak Alaris permettent d'améliorer considérablement ce contraste. »

Suppression de couleurs irréprochable

• Une marque de surligneur jaune sur du texte écrit en noir sur fond blanc est parfaitement effacée, de même que des cases en niveau de gris en filigranes sur lesquelles on a écrit.

Pratiquement aucun paramètre d'image n'est nécessaire

• Pour 90 % des documents numérisés en interne, un ensemble de préréglages est idéal

• Augmente la précision de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de la lecture de code-barres
• Réduit le besoin de corrections des données et de saisies manuelles
• Rationalise l'envoi automatique des données vers les applications

Réduction drastique du temps de préparation nécessaire

• Grâce à une accélération importante de la préparation de chaque lot de documents en vue de leur numérisation, RIS utilise désormais un scanner i4850 et un scanner i4250 pour la prestation de services en interne, et trois scanners Kodak i3400 sont emmenés en déplacement pour des projets hors site.
  
  

Les scanners Kodak Alaris rendent une solution idéale encore meilleure

Toujours selon Keith Haynie : « avec le temps, nous nous sommes rendu compte que même si un client apprécie notre solution de gestion documentaire, si le scanner inclus dans la solution représente une source de préoccupations, il aura tendance à remettre l'ensemble de la solution en question, et cela aura alors un impact négatif pour nous. C'est pourquoi nous préférons opter pour un scanner Kodak Alaris quand nous vendons un système. Les scanners Kodak Alaris nous présentent sous un meilleur angle et offrent la qualité que nous voulons pour nos services client tout en intégrant les logiciels Digitech et OpenText dans nos solutions.

Je suis convaincu que vous pourriez intégrer n'importe quel scanner d'un autre fabricant, vous n'obtiendriez pas la même qualité qu'avec un scanner de Kodak Alaris. Ils permettent purement de gagner du temps, d'obtenir des images de meilleure qualité, même à partir d'originaux plus délicats, et conservent ce niveau de performances jour après jour, quel que soit le volume traité. »