Demandes et traitement des aides gouvernementales : Défis et solutions potentielles

La pandémie de COVID-19 a entraîné deux catastrophes mondiales : une catastrophe médicale et une catastrophe économique.

Alors que le personnel de santé fait des heures supplémentaires pour soigner l'afflux incessant de patients infectés, le gouvernement américain est confronté à des difficultés financières. Pour soulager les entreprises en difficulté et les personnes ayant perdu leur salaire, le gouvernement a étendu l'assurance chômage, émis des chèques de relance et accordé des prêts aux petites entreprises.

Mais, tout comme le personnel et les infrastructures hospitalières ont été surchargés par les patients atteints du coronavirus, les systèmes sur lesquels le gouvernement s'appuie pour traiter ces prestations financières se sont montrées incapables de répondre à des demandes aussi élevées – révélant un besoin de longue date pour une solution meilleure et plus fiable.

Assurance-chômage

Les demandes d'allocations de chômage ont atteint des sommets pendant la pandémie.

En plus de l'assurance-chômage ordinaire, le programme d'assurance-chômage en cas de pandémie (PUA, Pandemic Unemployment Assistance) de la loi CARES a étendu les prestations aux travailleurs qui n'ont généralement pas droit à l'assurance-chômage, notamment les propriétaires d'entreprises indépendantes, les freelances et les travailleurs indépendants, ainsi que ceux qui ne peuvent pas travailler en raison de leur santé ou de leurs besoins de soins.

Cependant, malgré l'impression que les prestations sont accessibles à tous, des millions de chômeurs en sont privés.

Selon une étude publiée par l'Economic Policy Institute en avril 2020, pour 10 personnes ayant déposé une demande d'assurance-chômage avec succès au cours du mois précédent :

• trois ou quatre personnes ont essayé de déposer leur dossier mais n'y sont pas parvenues parce qu'elles n'ont pas réussi à entrer dans le système.
• deux personnes n'ont pas essayé de déposer leur dossier en raison de la difficulté de la procédure.

Résultat : seuls environ 50 % des demandeurs potentiels bénéficient de l'assurance chômage.

La raison de cet échec est multiple.

Tout d'abord, et de toute évidence, le volume des demandes de chômage est plus élevé que ce que les programmes d'assurance-chômage ont jamais eu à traiter auparavant. Toute faille du système due à l'afflux totalement imprévisible de demandes est compréhensible.

Cependant, de nombreux rapports indiquent que les programmes d'assurance-chômage de tout le pays ont été négligés pendant bien trop longtemps et qu'ils connaissaient des problèmes avant même la pandémie.

Des logiciels et du matériel obsolètes semblent être les responsables.

Par exemple :

• 12 états utilisent des programmes d'assurance-chômage développés avec un langage de codage vieux de soixante ans, dont les programmeurs d'origine ont pour la plupart pris leur retraite.
• En 2017, près de quatre entreprises sur cinq ont qualifié leurs systèmes informatiques de « à améliorer » ou « à peine fonctionnels ».

Chèques de relance et prêts aux entreprises

Un problème similaire s'est joué avec les paiements à impact économique connus sous le nom de chèques de relance.

Des millions d'américains ont perdu leur source de revenus. D'autres dépensent moins, simplement parce qu'avec la fermeture de nombreux commerces et formes de divertissement, il y a moins de possibilités de dépenses. D'autres encore hésitent à se défaire de leurs dollars durement gagnés dans un contexte de grande incertitude économique.

En conséquence, les fonds injectés dans l'économie sont insuffisants et nous assistons à la pire récession économique de l'histoire récente.

Les chèques de relance, en plus d'aider les gens à garder un toit au-dessus de leur tête, sont destinés à augmenter le revenu disponible des individus, à encourager les dépenses, et donc à relancer l'économie.

Malgré l'extrême importance de ces versements, des complications les empêchent cependant d'avoir l'impact escompté.

Par exemple, lors de la première série d'aide, les 349 milliards de dollars mis de côté pour les prêts de la Small Business Administration (SBA) ont rapidement été épuisés. De plus, les paiements pour les contribuables individuels ont été compliqués par :

• des problèmes techniques concernant les comptes des personnes qui avaient recours à des préparateurs d'impôts
• des paiements envoyés sur de mauvais comptes bancaires
• l'omission de chèques de 500 dollars pour les enfants

Le problème, comme pour les programmes d'assurance-chômage, réside dans la technologie utilisée par le gouvernement pour mettre en œuvre l'aide. Le système n'a tout simplement pas été conçu pour traiter autant d'argent aussi rapidement.

En fait, l'IRS s'appuie sur le même langage de programmation vieux de soixante ans (appelé « COBOL ») que 12 états utilisent pour l'assurance-chômage. De plus, le logiciel « MasterFile » de l'IRS, qu'il utilise pour traiter les déclarations fiscales des particuliers et des entreprises, a été développé en 1962.

Les systèmes de l'IRS sont toujours codés en dur. Cette situation, combinée à un langage de programmation obsolète, au fait que les informations sur les contribuables sont stockées dans plus de 16 bases de données qui ne peuvent pas communiquer facilement entre elles, et aux multiples changements de codage requis par le programme de relance, fait que des problèmes de système sont à prévoir.

Une meilleure solution pour les demandes et le traitement des prestations

L'assurance chômage ainsi que les autres formes d'aide économique sont essentielles pour garantir la stabilité financière des entreprises et des travailleurs américains – mais seulement si les programmes sont équipés pour traiter les demandes et les paiements de manière efficace et efficiente.

Les faiblesses structurelles de ces programmes ont fait échouer le déploiement de l'aide et ont révélé le manque de préparation du gouvernement face à cette catastrophe économique (et à la prochaine). Alors que l'administration étudie les plans d'un énième chèque de relance, elle doit tenir compte de ces limites et, dans un même temps, commencer à poser les bases d'un programme de plus grande capacité.

Bien qu'il n'existe pas de solution facile, une première étape pourrait consister à se tourner vers les gouvernements voisins.

Par exemple, le gouvernement canadien s'est associé à Kodak Alaris pour accélérer ses demandes de prestations en 2020. La solution de numérisation connectée intelligente INfuse de Kodak Alaris, qui comprend à la fois des scanners et un logiciel propriétaire, contribue à rationaliser les demandes des citoyens en permettant aux organismes gouvernementaux de déterminer si les demandes répondent aux exigences dès le moment de la numérisation. Il n'est donc plus nécessaire d'examiner, de transporter et de traiter manuellement les demandes, ce qui réduit les coûts, les temps d'attente et les erreurs des utilisateurs.

Kodak Alaris a également de l'expérience dans le développement de solutions gouvernementales, comme récemment lorsque nous nous sommes associés à IDT pour accélérer le processus de demande de REAL ID pour les bureaux du Department of Motor Vehicle (DMV) en utilisant notre solution de numérisation connectée intelligente INfuse.

Maintenant que Kodak Alaris s'est associé à UiPath, un leader mondial des logiciels d'automatisation des processus robotiques (RPA), nous sommes mieux équipés que jamais pour contribuer à la rationalisation des processus métier. La combinaison de la capture intelligente d'informations de notre solution de numérisation avec les capacités RPA d'UiPath produira des solutions puissantes pour les organismes gouvernementaux, ce qui leur permettra d'automatiser des processus de toutes sortes.

Il est clair que l'opportunité de développer un système efficace de grande capacité pour les demandes et le traitement des avantages est présente, et le besoin est plus évident que jamais. Pour en savoir plus sur la façon dont Kodak Alaris peut vous aider, contactez-nous dès aujourd'hui.