/ Article Guide pour la création d'un cabinet comptable sans papier

By Kara Rayburn, Responsable mondiale, portefeuille Marketing et Web

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Balance sheets, income statements, cash flow statements, administrative paperwork — accounting firms use a lot of documents. But they don’t necessarily have to be printed.

Businesses across all industries are opting for smarter, paper-free solutions, and the accounting industry, in particular, has a lot to gain from going paperless. Learn why and how to create paper-free accounting processes with our guide to paperless accounting firms.

Why Accounting Firms Should Go Paperless

Sustainability
The most obvious reason for going paperless in any business is sustainability, and this hits especially close to home for accounting, which prints the third largest amount of any industry (following the legal and medical industries). A study by PrintAudit found that each employee at an accounting firm prints an average of 35.5 pages per day.

Based on that average, an accounting firm with five employees would take less than three months to print 10,000 pages — the equivalent of a small tree. Imagine how many trees a larger accounting firm could go through in the same amount of time.

Expenses
Printing less means saving money, and no small amount of it: One report estimates that the accounting industry wastes £11 million (or $14.35 million) through inefficient printing every year.

Accounting firms can recuperate a great deal of that amount by going paperless. The Environmental Protection Agency reports that paper-free offices save $80 per employee annually on costs related to printer and copy paper, toner and ink, postage, and file storage. These costs quickly add up for accounting firms with many employees.

Efficiency
Working with physical records takes an unnecessarily large amount of time: printing, filing, and later searching for documents — not to mention repeating this process whenever a document needs to be updated. This entire process can be reduced to a few mouse clicks with paperless accounting solutions.

According to accountant Gregg Bossen, scanning takes less time than filing for bookkeeping, but “[t]he real-time savings come later when a vendor calls and asks about a bill. It takes much longer to get up from a desk and go rifling through files to find the paper copy of a bill than to simply click on it.”

Related: Understanding the Importance of Records Management

 

Space
Document storage could make up as much as 25% of your accounting firm’s office space. In addition to being a large overhead cost, this storage could prevent your firm from expanding or overly clutter the office. Some accounting firms end up having to lease off-site storage space, further adding to costs.

Going paperless, on the other hand, may even allow your firm to move into a smaller office space by eliminating those bulky file cabinets.

Access
Storing documents in the cloud give you instant access to the information you need from anywhere, allowing for flexibility that isn’t possible with paper-based firms.

For example, one of eFileCabinet’s accounting clients travels a lot for work and didn’t enjoy lugging all of their paperwork around. “Checking multiple bags for all of their paperwork was exhausting and expensive,” they remarked. “Paperless systems helped me to lose that ball and chain because I carried my entire office right on my laptop.”

The same flexibility helps if you’re at an off-site meeting and found you’ve forgotten a file you need to reference. Rather than delaying your meeting or having someone fax you the file, you can simply log in and pull up the file on your laptop.

Image
Going paperless can improve your accounting firm’s image in multiple ways. On the most basic level, doing so will free your office of clutter, which can create an unfavorable impression on clients and other visitors.

However, your accounting firm’s brand image is equally important. Going paperless signals to your current and prospective clients that your firm is a sustainably minded, forward-thinking, and technologically advanced business.

Security
Documents stored on the cloud are much safer than their physical counterparts, both from incidents such as storms or fires and from theft. Digital documents are protected using multiple security solutions, encrypted, and restricted to trusted users who have been granted access. As one accountant put it,

“Before, anyone with keys could access any paperwork from any client, whether it was needed for their job or not. But with my document management system, I can set user permissions that restrict who has access to what without sacrificing on efficiency. That means I can view everything my clients send me, while my secretary can access the contact information she needs to do her job correctly.”

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Comment dématérialiser votre cabinet comptable

Identifier les opportunités
Passez en revue vos différents processus métier et déterminez ceux qui utilisent le plus de papier, ceux qui peuvent causer des problèmes s'ils sont retardés, et ceux qui pourraient facilement être numérisés. Les meilleures opportunités de transformation numérique sont celles qui utilisent des quantités importantes de papier et présentent le moins d'obstacles. Même si votre cabinet prévoit éventuellement de tout numériser, c'est par là que vous devez commencer.

Par exemple, la facturation sans papier est simple à mettre en place et vous permet d'éliminer l'utilisation récurrente du papier.

Établir de nouveaux processus
Des nouveaux processus seront nécessaires, à la fois pour dicter la manière de traiter les documents papier et pour empêcher la création inutile de documents papier.

Votre plan doit commencer par définir l'emplacement de stockage de vos fichiers (une solution de stockage de données cloud ou un serveur de fichiers est idéal) et leur organisation, dont les conventions de nommage et de classement. Configurez ensuite les utilisateurs et accordez-leur les autorisations de sécurité appropriées. Vous pouvez également activer la protection par mot de passe pour les fichiers qui contiennent des données sensibles sur les clients.

Créez des bonnes pratiques de collaboration et de gestion des versions pour vous assurer que chacun fait toujours référence au bon fichier.

Pour éviter que votre personnel ne crée des documents papier à l'avenir, mettez en place des processus tels que les signatures électroniques, les rapports de dépenses sans papier et les états et rapports financiers sans papier. Plus vous éviterez de créer du papier, moins vous aurez à en numériser par la suite.

Investir dans les bons outils
Vos processus ne fonctionneront pas sans les bons outils pour les soutenir. Commencez donc à penser à ce dont vous avez besoin en faisant vos plans.

Un système efficace de gestion documentaire est essentiel pour tout cabinet comptable sans papier, car il sert de centre numérique pour tous vos documents. Les systèmes de gestion documentaire facilitent l'organisation des documents en indexant les fichiers dès qu'ils sont chargés. Lorsque vous choisissez un système de gestion documentaire pour votre cabinet comptable, privilégiez des fonctions telles que l'indexation et la recherche, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la gestion des e-mails, afin de pouvoir classer les documents par catégorie, quel que soit le format du fichier.

Vous devrez également choisir un scanner de qualité, à la fois pour prendre en charge les documents papier existants dans votre bureau et pour gérer la quantité de papier (moins importante, espérons-le) qui sera générée à l'avenir.

Lorsque vous choisissez un scanner, tenez compte des besoins spécifiques de votre cabinet comptable. Par exemple, si votre cabinet est de petite taille et prévoit de numériser au maximum 10 000 pages par jour et 60 pages par minute, le scanner Kodak i2900 pourrait être un choix approprié. En revanche, le scanner Kodak i3450 conviendra mieux aux grands cabinets comptables qui ont besoin de numériser jusqu'à 30 000 pages par jour et 90 pages par minute.

Quel que soit le scanner que vous choisirez, vous voudrez le paramétrer pour qu'il enregistre automatiquement vos fichiers dans votre système de gestion documentaire ou dans un emplacement de données partagé afin de faire gagner du temps à votre personnel.

Enfin, les déchiqueteuses vous permettront d'éliminer les copies physiques dont votre cabinet n'a plus besoin tout en assurant la confidentialité des clients. Veillez à créer un système d'organisation de toutes les archives que vous devez garder à portée de main.

Voir aussi : Comment choisir le meilleur scanner pour votre bureau

Renforcer la sécurité.
Afin de profiter de la sécurité accrue offerte par le stockage cloud, vous devez mettre en place les mesures de sécurité appropriées. En plus de s'associer à un fournisseur cloud de confiance qui a déjà mis en place des politiques et une infrastructure informatiques, votre cabinet comptable voudra mettre en œuvre les mesures suivantes :

  • Des permissions et des restrictions d'accès : Votre système de gestion documentaire doit vous permettre de limiter l'accès aux documents au niveau d'un dossier ou même d'un fichier, ou par équipe ou rôle, afin de vous assurer que seules les personnes qui ont besoin de voir un fichier peuvent y accéder.
  • Des portails sécurisés : N'envoyez jamais d'informations sensibles par e-mail. Utilisez plutôt un portail sécurisé qui chiffre les informations tout au long de l'échange.
  • Authentification multifacteur : Les escroqueries par hameçonnage pourraient amener le personnel et les clients à compromettre leurs mots de passe. L'authentification multifacteur empêche les accès non autorisés en exigeant une vérification supplémentaire avant d'accorder l'accès au système.

Garantir la conformité et éliminer les risques
La conformité est une préoccupation pour tout cabinet comptable, mais quelques mesures peuvent aider votre cabinet à respecter les réglementations et à réduire les risques :

  • Sauvegarde des données : Sauvegardez régulièrement vos données pour éviter toute perte en cas de suppression accidentelle de documents, de défaillance du système ou de tout autre incident. La sauvegarde de vos données vous permet de restaurer rapidement les fichiers perdus.
  • Pistes d'audit : Gardez une trace de qui a fait quoi sur un dossier en choisissant un système de gestion documentaire qui suit l'historique de chaque document. Les pistes d'audit permettent de rendre des comptes en cas de problème.
  • Politiques de conservation des fichiers : Les cabinets comptables doivent uniquement conserver les documents aussi longtemps qu'ils sont utiles ou jusqu'à ce qu'ils aient satisfait à l'exigence légale – un stockage inapproprié des fichiers peut entraîner des poursuites judiciaires et des actions en responsabilité. Lorsque vous créez des politiques de conservation des fichiers, tenez compte des éléments suivants :
    • Règles de l'état : Les réglementations mises en place par les Boards of Accountancy varient selon les états.
    • Exigences et réglementations contractuelles : Votre entreprise peut avoir besoin d'adhérer à des politiques de conservation spéciales si vous travaillez avec des clients réglementés ou financés par le gouvernement.
    • Règles de divulgation et délais de prescription : Vos documents ou votre état peuvent exiger des règles spécifiques de divulgation ou de délai de prescription. Consulter un avocat est le meilleur moyen de s'assurer que votre entreprise ne néglige rien.

Mettre à jour et former votre personnel
Plutôt que d'annoncer simplement que le cabinet passe au zéro papier, expliquez pourquoi vous le faites. L'adhésion et l'investissement de votre personnel dans ce changement augmenteront le taux d'adoption.

Ensuite, formez votre personnel aux processus que vous avez établis, dont les conventions de nommage et de classement, la réception des documents, l'archivage et la navigation dans votre système de gestion documentaire.

En fait, vous pouvez même demander leur avis pendant que vous élaborez les nouveaux processus – ce sont eux qui les mettront en œuvre, après tout.

Supprimer les habitudes liées au papier
Quels que soient vos efforts, les vieilles habitudes ont la vie dure. Par exemple, l'impression d'un état financier peut être plus une réponse automatique qu'une décision consciente.

Pour décourager les habitudes liées au papier, faites en sorte que l'utilisation du papier soit peu pratique pour le personnel de votre entreprise, par exemple en :

  • désactivant les fonctions d'impression sur les ordinateurs de bureau
  • fournissant deux écrans au personnel pour qu'il dispose d'un espace supplémentaire pour étudier les documents
  • supprimant les photocopieurs, les télécopieurs et les imprimantes fax
  • vous inscrivant pour recevoir les relevés de facturation sans papier

Au bout d'un certain temps, les processus comptables sans papier deviendront une nouvelle habitude, et vous serez sur la bonne voie pour devenir un cabinet comptable sans papier.

Informer vos clients
Une fois que vous avez terminé de dématérialiser votre cabinet comptable, informez-en vos clients – à la fois pour les informer de la manière dont ce changement les affectera et comme une opportunité de relations publiques. Expliquez pourquoi votre cabinet procède à ce changement et ce que les clients peuvent attendre, et répondez à leurs éventuelles préoccupations en matière de sécurité.

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