Comment protéger vos finances contre les catastrophes : Numérisation de documents financiers et autres conseils

Au cours du premier semestre 2020, au moins 207 catastrophes naturelles ont été enregistrées dans le monde. Ce chiffre grimpe à 284 catastrophes naturelles pour les trois premiers trimestres de 2020, rien qu'aux États-Unis. Aussi choquants que soient ces chiffres, ils ne sont que la partie visible de l'iceberg. Ils ne tiennent pas compte de la pandémie mondiale de COVID, des troubles sociaux et d'autres événements qui perturbent la vie quotidienne des gens.

Avec l'incertitude et le changement qui caractérisent l'année, les gens du monde entier sont plus conscients que jamais de la nécessité de protéger leurs finances contre les catastrophes. Pourtant, pour beaucoup, la perspective de relever ce défi peut sembler insurmontable. Heureusement, ce n'est pas une fatalité.

Voici quelques conseils simples mais efficaces pour numériser vos documents financiers et protéger vos finances contre tout type de catastrophe.

Faites l'inventaire de vos affaires

La première étape pour protéger vos finances contre les catastrophes consiste à avoir une idée précise et actualisée de ce que vous protégez. Réservez un peu de temps pour faire l'inventaire de ce que vous avez. Envisagez d'utiliser une application pour vous aider à déterminer et à suivre :

• Ce que vous possédez
• Où il se trouve
• Ce qu'il vaut

Ne vous contentez pas de répertorier vos biens matériels. Faites également l'inventaire de vos documents importants. Cela peut inclure :

• les titres de propriété
• les titres de véhicules
• les preuves de propriété des investissements de toutes sortes
• les documents relatifs aux comptes bancaires, aux fonds de retraite et aux autres actifs
• les documents relatifs aux hypothèques et aux autres prêts ou sommes d'argent dues

Vous pouvez constater qu'il vous manque des documents financiers importants ou qu'ils sont inexacts ou périmés. Si c'est le cas, profitez de cette occasion pour imprimer, commander ou acquérir de nouvelles copies exactes.

Assurez-vous que votre assurance est à jour

Avec votre inventaire et les derniers documents financiers en main, passez en revue vos polices d'assurance. Vérifiez vos :

• Police d'assurance-vie
• Couverture d'assurance santé
• Assurance habitation, condo ou locataire
• Police d'assurance automobile
• Toute autre police que vous détenez

Utilisez un calculateur d'assurance en ligne ou parlez-en à votre agent. Assurez-vous d'avoir une couverture suffisante pour remplacer, restaurer ou reconstruire entièrement votre maison, votre véhicule et vos biens en cas de catastrophe.

• Comparez votre police à votre inventaire pour vous assurer que rien ne manque ou ne sort du cadre de votre police
• Faites évaluer les articles coûteux et documentez leur valeur si nécessaire.
• Si vous avez une police en valeur réelle, envisagez de passer à une police en valeur de remplacement
• Si vous êtes locataire ou propriétaire d'un condominium, assurez-vous de savoir exactement ce que votre police de propriétaire ou de copropriété couvre et ne couvre pas.

Pensez à souscrire une assurance parapluie, une assurance contre les inondations et d'autres couvertures qui peuvent combler les lacunes des polices standard. Rien n'est pire que d'être frappé par une catastrophe et de découvrir que votre assurance ne couvre pas tout ce que vous pensiez.

Une fois que vous avez mis à jour votre assurance, assurez-vous d'avoir la documentation de vos nouvelles polices pour vos dossiers.

Évaluer votre fonds d'urgence

Près de la moitié des Américains n'ont pas assez d'économies d'urgence pour couvrir des factures inattendues d'à peine 400 $. Cela peut être paralysant en cas de catastrophe, lorsqu'ils doivent payer :

• les frais de transport
• les frais de logement temporaire
• les franchises d'assurance
• les services de santé
• les réparations du domicile ou du véhicule
• le remplacement d'objets personnels

Si vous avez déjà un fonds d'urgence, prenez un moment pour le réévaluer. Assurez-vous qu'il contient suffisamment de fonds pour votre situation actuelle et qu'il est accessible en cas de catastrophe.

Si vous n'avez pas de fonds d'urgence, consultez le guide du Consumer Financial Protection Bureau pour en établir un. Prévoyez d'établir un fonds pour vous-même et votre famille.

Protéger vos documents financiers et vos mots de passe

Une fois que vous avez mis de l'ordre dans vos finances, il est temps de vous assurer que vous aurez accès à tout votre travail après une catastrophe. Le moyen le plus simple et le plus efficace d'y parvenir est de numériser des documents et de les enregistrer sur le cloud.

L'enregistrement sur le cloud garantit que vos documents ne sont pas liés à un seul endroit ou appareil. Vous pouvez les protéger par un mot de passe tout en les rendant accessibles aux amis, à la famille et aux autres personnes qui pourraient avoir besoin d'y accéder pour vous après une catastrophe.

Les documents que vous devriez numériser et sauvegarder sont les suivants :

• l'inventaire de votre maison
• les titres et actes de propriété
• les informations sur les comptes bancaires et les comptes de retraite
• les polices d'assurance et les évaluations de la valeur des objets coûteux
• les preuves de propriété des investissements et des biens immobiliers
• Déclarations fiscales
• les copies des passeports, certificats de naissance et certificats de mariage
• les testaments, fiducies et autres documents financiers ou juridiques

Vous pouvez également numériser et enregistrer :

• les photos et documents ayant une valeur personnelle ou sentimentale
• les listes d'identifiants et de mots de passe
• les listes de contacts
• d'autres documents de référence contenant des informations que vous souhaiteriez obtenir si une catastrophe vous obligeait à quitter votre domicile

La numérisation et la sauvegarde de documents sur le cloud sont cruciales, même si vous disposez d'un coffre-fort, d'un coffre personnel ou d'un autre moyen de stockage sécurisé des documents papier. En effet, en cas de catastrophe régionale ou à grande échelle, les copies papier peuvent être détruites ou perdues. Cela vaut aussi bien pour les copies à votre domicile que pour celles qui se trouvent ailleurs.

En raison de leur nature, les copies sur le cloud ne sont pas vulnérables à une telle perte. Elles peuvent être récupérées à tout moment et en tout lieu, quelle que soit l'ampleur de la catastrophe. Les copies sur le cloud peuvent également être facilement partagées, ce qui peut simplifier et rationaliser votre récupération.

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L'importance d'un scanner de bureau de qualité

Pour préserver des documents financiers, il ne suffit pas de savoir quoi numériser et où numériser les documents. Il est également essentiel d'avoir un scanner de bonne qualité avec le bon logiciel de numérisation de documents.

Pourquoi est-ce important ?

Tout d'abord, il vous faut un scanner capable de traiter de gros volumes. Les déclarations fiscales et les polices d'assurance peuvent compter des dizaines de pages. La numérisation et le téléchargement de ce type de longs documents peuvent être un cauchemar si vous n'êtes pas correctement équipé.

L'alimentation d'une page à la fois peut prendre des heures. Vous pouvez ensuite passer encore plus d'heures à essayer de rassembler et d'enregistrer les pages numérisées individuellement dans des fichiers cohérents. En revanche, le bon scanner et le bon logiciel permettent d'effectuer le même travail en quelques secondes, sans problème.

Deuxièmement, vous avez besoin d'un scanner qui offre une qualité et une lisibilité de haut niveau. Il ne sert à rien de numériser des documents qui ne sont pas propres, nets et lisibles lorsque vous les récupérez ou les réimprimez plus tard.

Enfin, vous devez disposer d'un scanner à domicile pour une accessibilité maximale. Si vous ne pouvez pas accéder à votre scanner pendant que vous travaillez sur les autres étapes du processus de protection de vos documents financiers, vous risquez de perdre, d'oublier ou de manquer des choses.

Investir dans un scanner de qualité est donc une étape clé pour protéger votre avenir financier.

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Voir aussi : Comment choisir le meilleur scanner pour votre bureau