Comment tirer le meilleur parti de votre scanner de bureau

Quiconque a travaillé dans un bureau moderne connaît l'importance de la numérisation et de l'envoi de documents.

Un scanner de bureau peu fiable peut être le fléau de n'importe quel bureau. En effet, malgré une augmentation de la numérisation de la paperasse et des documents dont vous avez besoin pour réaliser votre travail, les documents papier jouent toujours un rôle important sur nos lieux de travail modernes. Il est pour autant évident qu'ils doivent être catalogués et disponibles en ligne, et c'est là que les scanners de documents entrent en jeu !

Ainsi, si votre bureau est équipé d'un scanner de bureau qui vous semble quelque peu sous-utilisé, vous vous demandez peut-être comment le rendre plus simple à utiliser ou plus accessible. Voici tout ce que vous devez savoir pour tirer le meilleur parti de votre scanner.

De quel type de scanner avez-vous besoin ?

Si vous avez déjà un scanner qui vous convient, n'hésitez-pas à passer cette section. Si vous n'êtes pas certain que votre scanner actuel est conçu pour répondre à vos besoins, lisez ce qui suit.

Si la plupart des gens sont probablement assez satisfaits de leur équipement de bureau par défaut, il est également probable qu'il existe de meilleures alternatives. Il existe de nombreux types de scanners différents, notamment des scanners spécialisés, des scanners à défilement et toutes sortes de modèles grand public et professionnels.

De nombreux bureaux ne prennent pas la peine de s'équiper de scanners adaptés à une utilisation de volumes de papier plus importants, et nous pouvons comprendre pourquoi. Les scanners de bureau ou les scanners réseau qui peuvent être utilisés pour numériser des quantités massives de documents en une fois ou qui peuvent être utilisés par plusieurs personnes simultanément peuvent sembler un peu excessifs ou inutiles.

Toutefois, si vous constatez que votre bureau est régulièrement bloqué dans la file d'attente du scanner, il peut être utile d'envisager une mise à niveau.

Si la numérisation occupe une grande partie de votre journée au bureau, un modèle grand public ne sera pas adapté. Les scanners de bureau ordinaires sont destinés à être utilisés par une seule personne au quotidien. Il sera facile de les surcharger si plusieurs personnes les utilisent chaque jour pour numériser des dizaines de pages de documents.

Lorsque vous devez choisir de mettre à niveau ou non le scanner de votre bureau, gardez à l'esprit l'utilisation que vous en ferez. Si la réponse est « assez élevée », envisagez de passer au modèle supérieur.

[Voir aussi : Comment choisir le meilleur scanner pour votre bureau]

Alors, comment pouvez-vous maximiser l'efficacité ?

Notions de base sur les scanners

Si vous possédez déjà votre scanner idéal, vous vous demandez probablement comment faire pour qu'il dure le plus longtemps possible et continue à fonctionner comme il le devrait. La réponse à cette question semble simple, mais elle est plus difficile à mettre en œuvre : Utilisez-le correctement.

Chaque scanner de bureau est accompagné d'instructions détaillées sur l'entretien et l'utilisation, mais ces instructions sont généralement abandonnées une fois que l'on a pris le coup de main. Les scanners doivent être traités correctement si vous voulez qu'ils aient une longue durée de vie, et cela signifie un certain nombre de choses :

1. Si vous avez un scanner/imprimante, assurez-vous que les cartouches d'encre sont remplacées régulièrement. Veillez à n'utiliser que des cartouches approuvées par le fabricant, car les contrefaçons ou les cartouches compatibles peuvent fuir et endommager les parties intérieures du scanner.
2. Nettoyez régulièrement les pièces. Les scanners doivent parfois être démontés et remontés pour nettoyer toutes leurs pièces. Veillez à ce que cela soit fait au moins tous les quelques mois, sinon vous constaterez une nette diminution de l'efficacité et de l'opérabilité.
3. Suivez toujours les instructions. Ne chargez pas les documents de la mauvaise façon et n'utilisez pas le scanner avec les mains mouillées - des choses simples comme celles-ci n'affectent généralement pas la santé de votre scanner, mais si vous faites trop de ces petites mauvaises choses, vous vous retrouverez sans scanner avant même de vous en rendre compte. Lisez toujours les instructions pour vous assurer que vous ne faites pas les choses de manière incorrecte.

Ce sont vraiment les trois choses les plus importantes à retenir. Gardez les choses propres, suivez les instructions et, pour les scanners qui utilisent de l'encre, veillez à utiliser des cartouches approuvées.

Les conseils avancés

Il existe également quelques outils externes que vous pouvez utiliser pour vous assurer que votre scanner est à la hauteur de vos attentes. Il s'agit notamment d'outils logiciels qui permettent de surveiller votre scanner et de s'assurer qu'il est en état de marche. Par exemple, le Scanner Manager de Kodak Alaris fournit des alertes proactives, réduit les temps d'arrêt, fournit des informations opérationnelles et vous permet d'améliorer la productivité du flux de capture sur l'ensemble de votre organisation.

Bien que vous puissiez penser que ce n'est pas un gros problème, les scanners peuvent être la cible de cybercriminels, tout comme n'importe quel autre appareil connecté à Internet. Il est donc également important qu'ils incluent des fonctions de sécurité.

Les scanners sont plus intelligents et ont fait de grands progrès en termes de possibilités d'utilisation.

Même si votre expérience des scanners se limite à la numérisation d'un document et à son envoi par courrier électronique, que se passe-t-il lorsque vous devez numériser un document brouillon et manuscrit ? Ou un document avec des taches ? Ou un document avec une image au contraste inhabituel et qui n'apparaît pas clairement ?

C'est là qu'un logiciel de scanner avancé peut s'avérer utile. Les outils peuvent isoler les manuscrits brouillons et mettre en évidence la zone pour rendre les choses plus lisibles, corriger les couleurs des images pour les rendre plus agréables à l'œil, et plus encore. Les différentes marques de scanners utilisent différents types de logiciels. Vérifiez si un logiciel est disponible pour votre scanner afin de faciliter son utilisation.

[Voir aussi : Une page parfaite à chaque numérisation]

Gestion de vos documents

L'une des meilleures façons de tirer le meilleur parti de votre scanner de bureau est de vous assurer que vous l'utilisez correctement. Vous pourriez être surpris de constater que vous avez numérisé le même document plusieurs fois dans la journée en raison d'une mauvaise gestion ou de l'utilisation d'un mauvais format dû à un étrange paramètre par défaut.

Pour être sûr d'avoir toujours les choses bien en main, nous vous recommandons d'utiliser un scanner de bureau qui s'intègre à un système de gestion documentaire pour vous aider à garder le suivi des documents numérisés de manière claire.

Lorsque le moment est venu de mettre à niveau votre scanner de documents ou votre logiciel de numérisation, Kodak Alaris peut vous aider. Contactez-nous ou trouvez un partenaire dans votre région pour commencer.

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