Les principaux mythes concernant la capture intelligente des documents

Les principaux mythes concernant la capture intelligente des documents

Vous avez probablement entendu le mot à la mode « capture intelligente des documents », mais si vous n'en ressentez pas vraiment les avantages, il est fort probable que ce que vous pensiez vrai soit en réalité moins que précis. Si les logiciels de capture intelligente des documents ont progressé régulièrement au cours de la dernière décennie, la compréhension qu'en ont les entreprises n'a pas forcément suivi.

Cet article vous présente les six plus grands mythes qui entourent la capture intelligente des documents afin que vous puissiez prendre une décision éclairée en vous basant sur la valeur réelle apportée par ce logiciel.

1. Les scanners de bureau sont suffisants pour la numérisation
De nombreuses entreprises pensent qu'il suffit de numériser et d'archiver leur papier en utilisant des scanners de bureau. Cependant, si vous n'allez jamais plus loin qu'une simple image du document, votre organisation ne profitera jamais des économies et de l'amélioration de la productivité et de l'efficacité réalisables grâce à la capture des documents.

Les solutions intelligentes de capture des documents font plus que simplement numériser un document. Elles transforment les documents en informations que vous pouvez utiliser et elles permettent aux organisations de capturer des documents à partir de n'importe quel site, de connecter automatiquement ces informations à leurs systèmes métiers et d'adapter ces processus essentiels en fonction des besoins.

Bien que ces fonctionnalités ne soient pas nécessaires pour les petites entreprises qui doivent effectuer un simple classement rétrospectif, il est probable que votre entreprise puisse profiter d'une automatisation plus poussée, d'une connectivité plus étendue et d'une capture distribuée.

Voir aussi : Comment l'IdO améliore les workflows papier

2. La capture intelligente des documents est trop coûteuse
Les solutions de capture des documents pour les entreprises étaient auparavant coûteuses à mettre en œuvre, mais leur déploiement est maintenant beaucoup plus simple et plus abordable. De nombreuses solutions intelligentes de capture des documents sont même disponibles dans différentes versions et différents modèles tarifaires pour répondre au budget et aux besoins de chaque entreprise.

Kodak Alaris propose par exemple KODAK Capture Pro Software et KODAK Info Input Solution sous forme d'abonnements d'un an. Ce modèle par abonnement permet aux entreprises de payer à l'avance et :

• d'aligner leurs dépenses à leur utilisation des logiciels.
• d'augmenter ou de réduire leurs dépenses en fonction des besoins de l'entreprise.
• d'évaluer la dernière version du logiciel.
• d'améliorer la trésorerie en éliminant les importants investissements initiaux.

Mais quel que soit le coût de la capture intelligente des documents, les organisations doivent également garder à l'esprit que le retour sur investissement (ROI) est souvent plus révélateur que le prix initial en lui-même. Le ROI de la capture des documents est souvent important : il peut atteindre plusieurs fois le prix d'achat.

Dans un cas comme celui-ci, ce qui peut sembler être une dépense importante peut être facilement justifiable.

Voir aussi : Solutions de capture des documents dans une économie d'abonnement

3. La capture intelligente des documents est trop difficile à gérer
Solutions de capture intelligente des documents utilisées pour connecter des systèmes complexes de gestion de contenu d'entreprise (ECM), nécessitant des intégrations à grande échelle, une formation complète des utilisateurs et une assistance informatique étendue. Ce n'est plus le cas — les logiciels de capture intelligente des documents sont désormais beaucoup moins compliqués à utiliser et à gérer.

Les services de Kodak Alaris comprennent des services de capture gérés ainsi que des solutions d'assurance logicielle et de gestion des scanners pour vous permettre de déployer et de gérer facilement la capture intelligente des documents et de tirer le meilleur parti de votre investissement.

Voir aussi : Intégration de la capture intelligente dans votre stratégie de transformation numérique

4. Mon entreprise n'est pas assez grande pour avoir besoin de la capture intelligente des documents
Beaucoup d'organisations supposent qu'elles ne sont pas assez grandes, que leurs workflows ne sont pas assez compliqués, ou qu'elles ne numérisent pas assez de papier pour exiger une capture intelligente des documents. Si les avantages de la capture intelligente des documents sont plus évidents pour les grandes entreprises comptant des centaines ou des milliers d'utilisateurs, les organisations de toute taille et de toute envergure peuvent en bénéficier.

En fait, déterminer si votre organisation a besoin de la capture intelligente des documents est moins une question de taille et de complexité qu'une question de progression vers la maturité numérique, et rares sont les organisations qui n'ont plus aucun progrès à faire.

Que vous utilisiez la capture de documents pour l'ouverture de nouveaux comptes, le traitement des demandes d'indemnisation, les impôts, les transactions bancaires, les casiers judiciaires, etc., votre organisation bénéficiera de processus rationalisés qui transmettent les informations importantes aux bonnes personnes le plus rapidement possible.

Voir aussi : Une grande compagnie d'assurance américaine fait confiance aux scanners Kodak Alaris pour la capture des documents sur des milliers de sites

5. La capture intelligente des documents n'est pas évolutive
La tarification de la capture des documents se faisait à l'origine en fonction des volumes de numérisation et était prohibitive pour de nombreuses petites et moyennes entreprises.

Heureusement, ce modèle de tarification est devenu rare, ce qui permet aux organisations de toute taille d'étendre facilement et à moindre coût la capture des documents, pendant qu'elles continuent à examiner les workflows et à découvrir leurs besoins supplémentaires. Les modèles par abonnement comme ceux proposés par Kodak Alaris permettent d'étendre ou de réduire facilement la solution lorsque les besoins de l'entreprise évoluent. 

Voir aussi : L'avenir de la capture intelligente de documents

6. Vous ne pouvez pas livrer la capture via le cloud
Un autre mythe concernant la capture des documents, qui était vrai autrefois mais qui ne l'est plus, est que la capture intelligente des documents doit être fournie par des solutions sur site.

Les logiciels modernes de capture intelligente des documents peuvent être fournis grâce à une architecture évolutive et compatible avec le cloud. Les données de votre entreprise peuvent être stockées hors site dans un centre de données sécurisé, ce qui réduit au minimum l'assistance et les coûts du matériel sur vos sites de bureaux et permet à votre équipe informatique d'assurer l'assistance.

Les modèles de capture des documents sur le cloud garantissent également la sécurité des informations de votre entreprise en cas de catastrophe naturelle – un aspect crucial de tout plan de continuité des activités.

Voir aussi : Alaris soutient la stratégie « Cloud d'abord » d'Ascentas

C'est toujours le meilleur moment pour investir dans une solution de capture intelligente des documents.

Le logiciel KODAK Capture Pro Software est disponible en quatre versions différentes pour répondre aux besoins de votre entreprise, chacune d'elle pouvant vous aider à convertir rapidement le papier en images de haute qualité pour des workflows plus rationnels et plus précis. KODAK Info Input Solution, une solution web de capture de documents, permet une capture plus efficace et un accès aux informations depuis n'importe quel emplacement. Et la solution de numérisation connectée intelligente INfuse de Kodak Alaris est une nouvelle solution avancée et sécurisée qui permet la capture directement dans un processus métier.

Quelle que soit l'option logicielle que vous choisissez, Kodak Alaris sera là pour vous aider par une assurance logicielle, une assistance technique et un centre de support. Contactez-nous dès aujourd'hui pour obtenir des réponses à vos questions, puis consultez la liste de nos partenaires pour savoir où acheter les logiciels de Kodak Alaris dans votre région.