/ Article Les arguments convaincants pour les salles de courrier numériques

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La popularité croissante de la salle de courrier numérique

La salle de courrier est le moteur de la communication sur papier dans de nombreuses organisations. Une chose à laquelle vous ne vous attendez peut-être pas est l'évolution de la distribution du courrier dans certaines entreprises qui investissent dans la transformation numérique.

Pour ces précurseurs, l'époque où un commis distribuait et ramassait le courrier dans une charrette entre les services est révolue. Aujourd'hui, le courrier est devenu numérique, ce qui entraîne des améliorations significatives du ROI et de la satisfaction des clients.

Certes, la numérisation de la salle du courrier n'est pas totalement nouvelle. Comme presque partout ailleurs dans le bureau, des progrès numériques ont été réalisés progressivement au fil des ans.

Nous constatons que les processus basés sur le papier sont toujours plus la norme que l'exception, ce qui nuit à la productivité. Doug Miles AIIM, Forum Royaume-Uni 2015

Des solutions de capture et scanners de documents performants jusqu'aux hubs numériques

La première vague de numérisation et d'automatisation de la salle du courrier a été étroitement liée à l'introduction de scanners de documents performants et de solutions de capture intelligente des documents. C'est ainsi que nous concevons le modèle typique d'une salle de courrier centralisée d'aujourd'hui

Ces dernières années, ce modèle a connu quelques difficultés. La nécessité de capturer le courrier et les documents le plus tôt possible conduit à des modèles plus décentralisés et hybrides.

Les salles de courrier centrales ne sont généralement observées que dans les très grandes entreprises, tandis que les succursales et les petites entreprises ont tendance à adopter des approches hybrides. Bien entendu, chaque entreprise a ses propres besoins de déploiement qui dépendent du secteur d'activité, de la région et des exigences des clients qui génèrent l'activité.

Les grands bureaux de services ou les BPO qui se spécialisent dans les salles de courrier sont des hubs de la capture et du traitement des documents. Ce n'est pas non plus quelque chose de nouveau. En fait, une part importante de l'imagerie de document, de la capture et d'autres processus de numérisation se déroule encore aujourd'hui dans les salles de courrier. Lorsque les analystes ont commencé à parler de services de courrier numériques, les discussions ont essentiellement porté sur la numérisation et l'automatisation des processus liés au courrier entrant.

[Voir aussi : Un bureau de service fait confiance à Alaris pour fournir des solutions supérieures de gestion du courrier et des documents]

Avantages de la mise en œuvre de services de courrier numériques

Amélioration de la traçabilité et de la conformité du courrier

Le passage au numérique facilite le suivi du courrier tout au long de sa distribution.

Le courrier est numérisé lorsqu'il arrive dans la salle de courrier et il peut être stocké dans le cloud jusqu'à ce que le destinataire décide de le supprimer. Pour le courrier qui ne peut pas être numérisé, comme les colis ou les lettres importantes, la création de codes-barres et la lecture intelligente des codes-barres permettent aux opérateurs de la salle de courrier de suivre chaque pièce de courrier jusqu'à sa livraison.

Le suivi de l'ensemble du courrier permet non seulement à ceux qui l'envoient et le reçoivent d'avoir l'esprit tranquille, mais aussi de créer une piste d'audit fiable. Les restrictions d'accès peuvent également empêcher que des informations confidentielles ne tombent entre de mauvaises mains.

[Voir aussi : Comment organiser efficacement les factures et le courrier]

Service client supérieur

Le tri et la distribution manuels du courrier sont souvent lents, fastidieux et sujets aux erreurs. L'automatisation de ce processus permet une distribution plus rapide, plus efficace et plus précise, ce qui sera apprécié par votre opérateur postal et vos clients.

Une distribution plus rapide, ainsi que le fait que les destinataires peuvent recevoir et réagir à leur courrier à distance, accélèrent également le temps de réponse des clients.

En général, les services de courrier numérique améliorent les workflows en garantissant que le courrier est distribué à la bonne personne, instantanément, ce qui profite à toutes les parties concernées.

[Voir aussi : La mise en œuvre des services de numérisation accélère les services postaux]

Accès à distance

La popularité du télétravail ne cessait de croître lorsque la pandémie de COVID-19 a soudainement provoqué un passage massif du travail en personne au travail virtuel. Il semble aujourd'hui que de nombreux télétravailleurs ne retourneront pas à leur bureau lorsque la situation reviendra à la normale : Dans une enquête menée par Gartner auprès de 127 chefs d'entreprise, 82 % des répondants ont déclaré qu'ils prévoyaient de laisser les employés continuer à télétravailler à temps partiel. 47 % ont déclaré qu'ils prévoient désormais de laisser leurs employés télétravailler en permanence.

Compte tenu de ces changements radicaux, il est plus logique que jamais d'opter pour des services de courrier cloud afin que les personnes puissent recevoir leur courrier depuis leur domicile, leur bureau ou tout autre lieu de travail. L'accès à distance au courrier est particulièrement important pour les personnes qui voyagent fréquemment pour leur travail, car l'absence de courrier peut affecter leur capacité à effectuer des tâches essentielles.

[Voir aussi : Outils pour créer une main-d'œuvre virtuelle]

Réduction des coûts

Les services de courrier numériques éliminent le besoin de processus manuels tels que le tri et la distribution du courrier, ce qui fait gagner du temps à l'opérateur ou au commis de la salle de courrier. Ces gains de temps peuvent à leur tour vous faire économiser des coûts opérationnels ou libérer votre opérateur de la salle de courrier pour des tâches plus essentielles.

La numérisation du courrier réduit également la nécessité de stocker physiquement tout ce papier – et les coûts associés à cette opération. De même, vous n'aurez plus à vous soucier des frais liés aux factures égarées et aux paiements en retard, puisque rien de ce qui est stocké dans votre système de gestion documentaire ne peut disparaître.

En fin de compte, vous pourrez même réaliser des économies grâce à l'efficacité de la localisation instantanée du courrier numérisé, sans avoir à fouiller dans la salle de stockage et à rechercher manuellement dans les dossiers.

Toutes ces économies de temps et d'argent se traduisent par une augmentation des fonds que votre entreprise peut consacrer à l'accroissement de son avantage concurrentiel.

[Voir aussi : Simplifier votre salle de courrier]

Automatiser vos services de courrier

Vous êtes prêt à automatiser votre salle de courrier ? Kodak Alaris a tout ce dont votre salle de courrier a besoin pour passer au numérique, y compris une large gamme de scanners de documents et de logiciels de capture de documents pour répondre à vos besoins précis.

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