Conseils pour numériser des documents personnels et organiser votre vie numérique

Les experts estiment qu'environ 80 % du papier qui entre chez vous est un encombrement inutile. Il s'accumule en piles, rongeant votre temps, votre énergie et votre tranquillité d'esprit.

Conformément au principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20, les 20 % de papier restants qui vous parviennent ne sont pas juste importants — ils sont très importants. Ce sont les documents essentiels sur lesquels vous n'arrivez jamais à mettre la main quand vous en avez besoin.

La numérisation de vos documents peut vous aider, mais tous les systèmes d'organisation numérique ne sont pas égaux. Voici ce que vous devez savoir sur la façon de numériser les documents et de les organiser pour résoudre une fois pour tous vos problèmes d'encombrement du papier.

Prendre en main vos documents

La première étape pour prendre en main vos documents consiste avant toute chose à endiguer la marée de papier indésirable. Il n'est pas possible d'atteindre la perfection dans ce domaine, mais même une petite réduction du flux est utile. Il existe des moyens simples de réduire le déluge de papier qui se dirige vers vous :

• Choisir la facturation dématérialisée chaque fois que cela est possible
• S'inscrire pour recevoir des rappels par e-mail ou par SMS de la part de votre médecin et d'autres prestataires de services chaque fois que vous le pouvez
• Annuler les abonnements aux journaux et aux magazines papier qui ne vous plaisent plus
• Passer aux abonnements numériques des publications que vous aimez encore

La deuxième étape consiste à réduire l'encombrement du papier que vous produisez vous-même. Êtes-vous un créateur de liste compulsif ? Essayez d'utiliser une application plutôt que des bouts de papier.

Utilisez-vous des notes pour communiquer avec les membres de votre famille des différents emplois du temps ? Créez un canal Slack pour la famille ou installez un tableau blanc, un tableau noir ou un autre système de message réutilisable.

La troisième étape consiste à se débarrasser facilement de l'encombrement du papier. Placez une poubelle de recyclage dans le garage ou à tout autre endroit où vous passez avec le courrier dans la maison. Prenez l'habitude de jeter les circulaires et les autres courriers indésirables évidents dans la poubelle avant même de les faire entrer chez vous.

Enfin, définissez un endroit précis pour les 20 % de papiers dont vous avez réellement besoin. Ils seront ainsi en sécurité jusqu'à ce que vous ayez le temps de vous en occuper.

Voir aussi : Conseils pour réduire les déchets de papier dans votre bureau

Passer au numérique

Une fois que vous avez réduit votre papier aux choses qui ont une réelle valeur, vous êtes prêt à passer au numérique. Mais une numérisation sans plan mènerait au désastre. Suivez ces règles essentielles pour éviter de transformer le désordre papier en désordre numérique.

1 : Nommer vos fichiers de la même façon
Mettez en place une méthode simple de nommage de vos fichiers et utilisez-la à chaque fois. Il n'existe pas une méthode unique pour y parvenir. L'essentiel est que cela fonctionne pour vous.

Pensez à inclure l'année et des mots clés tels que « reçu » ou le nom du membre de la famille auquel le document se rapporte. Cela vous permettra de retrouver facilement vos documents plus tard.

2 : Mettre en place un système de dépôt numérique
Comme pour les noms de fichiers, l'important est que votre système ait un sens pour vous et que vous le suiviez sans exception. Créez des dossiers par année, pour chaque membre de la famille, ou par catégorie de document pour faciliter l'utilisation.

3. Toucher une fois
La règle populaire « Toucher une fois » vous fait gagner du temps et de l'énergie. Numérisez et enregistrez vos documents immédiatement après leur ouverture. Si cela n'est pas possible, prévoyez un moment chaque semaine pour numériser par lots tous les documents papier importants que vous avez reçus pendant la semaine.

Cela permet d'éviter que les documents ne soient perdus ou endommagés. Cela permet également de garantir qu'ils sont accessibles numériquement lorsque vous en avez besoin.

4. Enregistrer en toute sécurité
Enregistrez vos documents sur le cloud. Si vous devez utiliser des options autres que le cloud, assurez-vous de disposer d'un système de sauvegarde. Utilisez une protection par mot de passe appropriée lorsque cela est nécessaire pour protéger vos documents privés.

Comment numériser des documents comme un pro

Le passage au numérique vous paraît-il trop lourd ? Avez-vous des doutes sur votre capacité à suivre le rythme de la numérisation et du classement de vos documents une fois que votre système sera mis en place ? Si oui, vous n'êtes pas le seul.

De nombreuses personnes n'entreprennent jamais le processus de passage au numérique parce qu'elles sont trop intimidées. D'autres commencent mais ne finissent jamais. Trop souvent, cet échec provient de :

• l'utilisation de mauvais outils
• l'utilisation de la mauvaise procédure
• problèmes créés par des scanners de mauvaise qualité

La clé pour que votre nouvelle vie avec moins de papier ou sans papier fonctionne comme une machine bien huilée est d'apprendre à numériser comme les pros.

Voir aussi : Guide pour l'efficacité du bureau à domicile

Astuce de pro 1 : La manière dont vous numérisez est importante

Dans un système avec peu de papier ou sans papier, votre scanner de documents de bureau (ou l'appareil que vous essayez d'utiliser à sa place) devient un point individuel de défaillance. En bref, s'il ne fonctionne pas comme vous le souhaitez, c'est tout votre système qui ne fonctionne pas.

Pour réussir, vous ne pouvez pas vous fier à votre smartphone ou à un scanner de mauvaise qualité. Ces appareils et d'autres appareils similaires :

• sont lents et fastidieux à utiliser
• ne vous permettent pas de numériser plusieurs pages rapidement et facilement
• ne produisent pas de numérisations rassemblées des documents multi-page
• produisent des numérisations de mauvaise qualité, difficiles à lire et à réimprimer
• peuvent créer des fichiers numérisés dans des formats de fichiers étranges et difficiles à utiliser

Dans tous les cas, vous finissez par être frustré par le processus et les résultats. Il vous sera impossible de conserver votre système, peu importe la qualité de sa configuration.

Seul un scanner domestique de bonne qualité fera l'affaire. Avec un scanner de haute qualité, vous pourrez :

• numériser des documents avec rapidité et facilité
• obtenir la qualité de numérisation dont vous avez besoin
• faire fonctionner votre système avec succès

Cependant, il est important de noter que le simple fait de pouvoir utiliser un bon scanner ne suffit pas.

Vous avez besoin du vôtre

Essayer d'utiliser le scanner de quelqu'un d'autre est également voué à l'échec. Lorsque vous vous fiez au scanner de quelqu'un d'autre :

• votre système s'écroule si ce scanner devient indisponible
• vous ne pouvez pas contrôler la qualité de vos numérisations
• faire fonctionner votre système devient plus difficile et plus long

En investissant dans un scanner de bureau de bonne qualité, vous gardez la puissance et la maîtrise entre vos mains.

Voir aussi : Le meilleure scanner de documents pour un petit bureau

Astuce de pro 2 : Le bon logiciel fait toute la différence

Une fois que votre scanner en place, il est temps de l'associer au logiciel qui fera passer votre numérisation au niveau supérieur. Après la numérisation en masse, l'un des plus grands problèmes de la gestion d'un système numérique est d'envoyer les fichiers là où ils doivent être.

Les smartphones et les scanners de mauvaise qualité enregistrent vos fichiers avec des noms par défaut dans des sites de dépôt par défaut. Une fois que vous avez numérisé un élément, vous devez aller le renommer manuellement. Ensuite, vous devez le déplacer vers sa destination.

En fonction de votre scanner et de son système, cela peut impliquer un dépôt par AirDrop, par courrier électronique ou d'autres étapes intermédiaires. Vous devrez peut-être même vous rendre au point de destination plus tard pour déplacer le document dans le sous-fichier approprié.

Et vous devez répéter ce processus pour chaque fichier. C'est long et fastidieux.

De plus, de nombreux scanners ne sont pas capables de fournir une copie numérique indexable de votre document texte, et le transforment plutôt en une image que vous devrez revoir manuellement.

Rationalisation grâce aux logiciels

Avec le bon logiciel, vous pouvez toutefois condenser l'ensemble de ce processus en quelques clics rapides. Le logiciel de numérisation Smart Touch vous permet de :

• numériser des documents vers PDF
• numériser des documents vers Word
• numériser des documents vers d'autres formats de votre choix
• optimiser vos numérisations pour la facilité de lecture et de recherche
• obtenir des numérisations propres même pour les documents qui ne le sont pas
• acheminer des documents là où ils doivent aller (y compris les destinations cloud) en une seule étape

Qu'est-ce que cela signifie pour vous ?

• Vous obtenez des numérisations de haute qualité à chaque fois
• Vous passez moins de temps à numériser et classer vos documents
• Vous risquez moins de perdre des documents
• Vous êtes moins stressé par la manière de réussir une bonne numérisation d'un document
• Vos documents sont indexables
• Vous pouvez traiter du texte, des images et d'autres types de documents avec la même facilité

La combinaison du bon logiciel et du bon scanner peut fortement simplifier votre système numérique.

Astuce de pro 3 : Soutenez votre système par le bon support

Même les meilleurs systèmes sont sujets aux imperfections de la vie réelle. Ne laissez pas dérailler votre système à cause de l'usure et des erreurs que vous savez susceptibles de se produire.

Planifiez à l'avance. Choisissez des services de maintenance et d'assistance de qualité dès la mise en place de votre scanner et de vos logiciels. Ceci vous garantit que les incidents de la vie qui se présentent inévitablement ne seront pas une catastrophe.

Des services d'assistance et des garanties appropriés peuvent transformer ce qui aurait pu être une urgence en un léger contretemps ; c'est pourquoi Kodak Alaris propose une assurance logicielle et une assistance technique pour tous ses produits, ainsi que divers plans de service allant du remplacement anticipé à la réparation sur site.

Ces fonctions protègent vos documents, votre système et votre tranquillité d'esprit. Investissez dès le début dans ces services et vous ne le regretterez jamais.

Voir aussi : Comment protéger vos finances contre les catastrophes

Le secret numéro un d'une bonne organisation numérique

Le secret numéro un d'une bonne organisation numérique est d'avoir les outils et le système dont vous avez besoin pour un succès à long terme. Une fois que vous savez comment bien numériser des documents et que les outils nécessaires sont en place, vous êtes prêt à réussir.

Kodak Alaris peut vous aider. Trouvez un partenaire revendeur dans votre région et découvrez comment nos scanners de documents de bureau et nos solutions logicielles peuvent vous aider à organiser vos documents dès aujourd'hui.