Quand il est question de transformation numérique, les organisations ont reconnu les avantages de la numérisation des documents. Mais elles peuvent maintenant étendre leur parcours de transformation numérique en abandonnant les processus manuels et en ajoutant des logiciels de capture et une automatisation des processus. Lorsque votre entreprise peut automatiser ces tâches ou identifier de meilleures solutions pour les mener à bien, vous pouvez offrir toute une série d'avantages qui ont un impact positif sur les performances et la rentabilité de votre entreprise, et vous protégez ainsi les investissements que vous avez faits dans vos systèmes back-end.
Pourquoi Kodak Alaris
Des scanners et applications de capture primés jusqu'à son assistance de pointe, Kodak Alaris transforme les documents et les données en informations mieux que quiconque. Chez Kodak Alaris, nous rendons le passage du document à numériser au processus rapide, précis et simple. Et vous pouvez compter sur une plus grande disponibilité grâce à notre fiabilité et à notre assistance de pointe.
La capture d'informations commence avec des scanners précis et fiables
La première étape de ce voyage commence par la capture précise des documents. Les scanners de Kodak Alaris capturent les documents en utilisant notre technologie de numérisation Perfect Page qui optimise les images et déverrouille avec précision les informations, même celles contenues dans des documents endommagés. Notre système primé de manipulation du papier SurePath réduit les étapes manuelles et les erreurs d'alimentation, et vous pouvez compter sur une plus grande disponibilité grâce à notre fiabilité et à notre assistance de pointe.
- Les tests de BLI ont montré que les scanners de Kodak Alaris sont plus performants que ceux de la concurrence pour charger des lots de supports de différentes tailles - nous avons traité 35 000 pages sans aucune erreur d'alimentation*
Tout cela signifie que, quel que soit le processus que vous effectuez - simple numérisation vers un fichier, lancement d'un processus métier ou automatisation de processus répétitifs (RPA) - nos scanners de documents sont le bon choix.
Les processus peuvent être optimisés grâce à un logiciel de capture
Une fois que les données sont capturées et numérisées, notre portefeuille de logiciels de capture peut automatiser n'importe quel processus métier grâce à une technologie de capture intelligente des informations qui s'intègre parfaitement à vos processus métiers. Une fois qu'un document est capturé ou qu'un fichier numérique est collecté, certaines des tâches d'automatisation de processus les plus courantes que vous pouvez ajouter sont la conversion, l'amélioration, la classification, l'extraction des données, la validation des données et l'acheminement.
Les logiciels de capture et les scanners de Kodak Alaris peuvent vous aider à chaque étape du processus
conversion
Les données arrivent constamment dans les organisations sous différents formats (papier ou numérique) contenant des connaissances essentielles à l'organisation, et tout cela doit généralement suivre un processus défini. La première étape essentielle de l'automatisation de tout processus est la conversion de documents papier ou de données numériques vers le format numérique adéquat. Les scanners de Kodak Alaris peuvent traiter rapidement n'importe quelle quantité de documents papier et le font avec une plus grande précision que les autres scanners. Ce fait a été vérifié par Keypoint Intelligence - Buyers Laboratory (BLI) avec des récompenses Scanner Line of the Year pendant plusieurs années consécutives.
- Avec une gamme complète de scanners, du scanner personnel au scanner de production en passant par le scanner de bureau, nous avons le bon scanner pour chaque entreprise ou processus
- Pour la conversion des données numériques, notre Solution Info Input peut capturer les informations provenant de scanners, d'appareils intelligents et de fichiers numériques (y compris des e-mails) à partir d'une seule application dans toute votre organisation – quel que soit le lieu
Amélioration
Pouvoir améliorer l'image numérique pour réduire le bruit inutile dans un document et pour amplifier les données est important pour l'exactitude du processus. La précision de l'OCR est au cœur des vitesses d'automatisation des processus et une augmentation des niveaux d'automatisation a un impact direct sur la rentabilité. Les scanners de Kodak Alaris, dotés de la technologie Perfect Page, peuvent nettoyer et améliorer automatiquement les documents en éliminant la pollution et en amplifiant les données. Cette fonction est intégrée dans la gamme de scanners de Kodak Alaris pour garantir l'optimisation de la clarté des données et maximiser la précision de l'OCR tout en créant des fichiers de la plus petite taille possible.
- Les tests de BLI ont montré que Kodak Alaris offre une vitesse de lecture OCR supérieure de 20 % en moyenne à celle de la concurrence et jusqu'à 70 % de plus que les modèles les moins performants*
- BLI a également constaté que les scanners de Kodak Alaris produisent en moyenne* ½ des fichiers d'une taille proche de la moitié de celle des appareils concurrents
Le logiciel de capture primé de Kodak Alaris possède également de puissants outils d'ajustement de l'image qui améliorent la qualité de l'image en corrigeant les numérisations obliques, en ajustant le contraste, etc. Ceci signifie que l'opérateur peut effectuer des réglages rapides pour obtenir des images de haute qualité, réduire les pertes et accroître la productivité.
Classification
Une fois que les données sont converties et améliorées, comprendre quel type de document a été introduit dans le système et quelle est l'étape suivante pour ce type de document est essentiel à l'automatisation de processus à plusieurs étapes. Grâce à nos logiciels Capture Pro ou Info Input, ces solutions peuvent capter des images de nos scanners (ou de scanners tiers, de téléphones mobiles, d'e-mails, de MFP) et appliquer des règles de classification basées sur le contenu des documents, sur la présentation des documents, sur des codes-barres ou sur des données d'indexation.
- Nos logiciels peuvent déterminer quel type de document est ingéré en utilisant la reconnaissance optique de caractères (OCR), la reconnaissance intelligente de caractères (ICR) et/ou la reconnaissance optique de marques (OMR).
- La classification déterminera si un document est, par exemple, une facture, un dossier de patient, un dossier de prêt ou un dossier fiscal. Et notre Solution Info Input peut effectuer une capture avancée de documents avec seulement un ou deux échantillons pour « apprendre » à classer les documents.
Kodak Alaris y parvient grâce à des algorithmes brevetés d'apprentissage machine. Le système utilise diverses techniques pour classer les données : recherche de contenu, d'images, de codes-barres et fusion d'un document. Si le système a peu de confiance dans un document qu'il tente de classer, le processus peut faire appel à un opérateur humain pour confirmation.
Extraction des données
Il est vital à la récupération et au traitement d'extraire les informations les plus importantes de ce document pour les utiliser comme métadonnées ou données d'index. La classification automatisée basée sur des règles indique au système quelles informations clés doivent exister dans un document, et souvent où ces informations doivent se trouver. Nos solutions logicielles peuvent identifier et extraire ces informations et en créer une copie afin de les utiliser comme métadonnées pour la phase suivante du processus. Dans le cas des documents, les métadonnées peuvent être utilisées pour organiser, trouver et/ou alimenter des documents dans un autre type de système métier. Grâce à ces solutions, vous pouvez extraire les données sur la base des règles de gestion et des informations dont une entreprise a besoin par le biais de recherches dans des bases de données, et les utilisateurs peuvent configurer le processus d'indexation pour extraire automatiquement les données clés des documents (par codes-barres, OCR, ICR ou OMR), ce qui réduit le temps de traitement.
Validation de données
Pour l'exactitude du processus, il est important de pouvoir valider l'exhaustivité et l'exactitude des données que vous avez collectées. Nos solutions sont également capables d'effectuer des contrôles simples de validation des données, par exemple pour s'assurer que les cases sont remplies et que les signatures sont présentes afin de garantir que les données sont complètes. Nous sommes également en mesure d'effectuer des contrôles simples pour garantir que les données sont cohérentes et exactes. Cela peut être aussi simple que de vérifier que la rémunération mensuelle indiquée sur un formulaire et le relevé bancaire qui l'accompagne sont identiques. Si certains documents sont en dessous des niveaux de tolérance préétablis, ils sont mis en évidence pour une révision humaine.
- Cela peut se produire par exemple en cas de taches, de déversements, de caractères flous, de champs manquants, ou si le système n'est pas sûr d'avoir identifié la bonne ligne dans un relevé bancaire. Le système vous signale ces documents pour une vérification et une correction manuelles.
Cette fonctionnalité est vitale pour garantir qu'aucune donnée n'est traitée de manière incorrecte ; elle aide les organisations à respecter les normes réglementaires et elle réduit les coûts et l'insatisfaction des clients qui peuvent survenir en raison de la perte ou du traitement incorrect des documents. Lorsque des documents qui proviennent de clients ou de fournisseurs actuels ont été enregistrés dans votre système d'archivage, des données clés peuvent être utilisées pour rechercher ces documents en procédant à des contrôles d'authenticité.
- Par exemple, le numéro de client, le nom et l'adresse indiqués correspondent-ils aux informations présentes dans vos dossiers ? Non seulement le système peut effectuer ces vérifications et signaler tout document incohérent, mais il est également capable d'extraire les informations supplémentaires de ces enregistrements et de les ajouter au nouveau document sous forme d'index ou de métadonnées. Cet enrichissement des données rend la recherche et le traitement plus efficaces et plus précis.
Acheminement vers un processus
Enfin, une fois que tous les processus sont terminés, vous devez pouvoir router ces informations vers la prochaine étape du processus de prise de décision et d'archivage. Tout est dans la connectivité. Demander au système de diriger vers un point terminal doté de règles opérationnelles appliquées permet de gagner du temps et évite les erreurs. En plus d'une longue liste de destinations de sortie standard telles qu'un e-mail, SharePoint et les dossiers de fichiers de notre logiciel gratuit, Smart Touch, il est possible d'établir des liens directs par notre solution de numérisation connectée intelligente INfuse vers des systèmes tiers pour permettre au scanner d'envoyer directement à l'application métier.
En outre, Capture Pro et Info Input peuvent envoyer des informations directement vers les systèmes ECM et EMR et vers un FTP sécurisé. Ils utilisent la lecture intelligente des codes-barres pour lire automatiquement les codes-barres et acheminer les données. Pour une solution davantage personnalisée, l'équipe des services professionnels de Kodak Alaris peut créer des liens personnalisés vers des systèmes et des bases de données tiers.
Passez votre capture à la vitesse supérieure
Des solutions d'automatisation avancées comme l'automatisation des processus robotiques (RPA) et l'intelligence artificielle (IA) poussent la transformation numérique un peu plus loin. Les images de haute qualité et les informations précises et lisibles fournies par les solutions de capture intelligente de Kodak Alaris sont la base du succès des données précises, de la prise de décision avancée et de l'automatisation des processus. Kodak Alaris s'associe à des leaders technologiques mondiaux pour offrir les meilleures solutions de transformation numérique et d'automatisation de leur catégorie, qui sont le moteur de l'activité numérique.
Pour résumer, les processus d'automatisation sont bien plus rapides. Lorsqu'une entreprise choisit une solution de Kodak Alaris, elle peut améliorer l'efficacité et la précision des processus qui étaient manuels, et y ajouter une automatisation et une intelligence qui permettent de respecter les dispositions de l'entreprise ou réglementaires. Et tout cela permet de gagner du temps, d'améliorer la précision et d'automatiser les processus, ce qui a un impact positif sur les performances et la rentabilité d'une organisation.
*Basé sur des tests effectués par Buyers Lab et commandés par Kodak Alaris. Le test a été conçu par Kodak Alaris, tous les appareils étant testés dans des conditions opérationnelles similaires et avec des méthodes opérationnelles similaires.
