Un grand groupe bancaire français déploie la capture web de Kodak Alaris pour réduire les coûts, améliorer l'efficacité et assurer la conformité réglementaire

Un groupe bancaire français et ses filiales réalisent d'importants bénéfices commerciaux grâce à une solution de capture d'informations avancée fournie par Kodak Alaris. Cette solution permet à la banque de traiter plus efficacement les documents physiques et numériques, de gagner du temps et de l'argent, d'améliorer la satisfaction clients et de réduire les risques liés à la sécurité des données et à la non-conformité aux exigences réglementaires.

Le défi

Chaque jour, la banque traite des milliers de documents provenant de sites et sources internes multiples reçus dans de nombreux formats différents. Dans le cadre de l'ancien processus métier, chaque document était acheminé vers un système central où les données étaient classées et extraites. Les informations étaient ensuite envoyées à la filiale ou à l'équipe appropriée pour révision avant d'informer les clients de la décision de la banque concernant leurs demandes.

L'une des plus grandes frustrations était le temps consacré à la préparation des documents ainsi que le grand nombre d'exceptions, par exemple les documents illisibles en raison de la mauvaise qualité de l'image et qui devaient être traités manuellement. La banque devait éliminer les goulets d'étranglement liés au fait que le personnel devait classer et extraire manuellement les données avant qu'elles ne puissent être renvoyées au système central pour y être traitées.

Les interventions manuelles coûtent du temps et de l'argent. Avec des niveaux d'automatisation bien inférieurs à ceux qui étaient souhaités, l'objectif de la banque était de réduire les frais généraux en termes de main-d'œuvre, ainsi que les retards dans le traitement des demandes qui avaient un impact négatif sur la satisfaction clients. Mais l'objectif principal était de réduire les risques. Dans les cas où les données contournaient le processus central, les règles de traitement des données n'étaient pas appliquées, ce qui a soulevé des inquiétudes quant au respect de la réglementation et pourrait entraîner des amendes.

La solution

Kodak Alaris a fourni une solution conçue pour répondre à tous les défis de la banque : améliorer la qualité d'image et permettre une numérisation plus rapide des documents ; réduire le temps de préparation grâce à une technologie conçue pour trier les documents plus efficacement ; et automatiser l'intégration de clients et d'autres processus métier grâce au machine learning.

Kodak Alaris a fourni à la banque un scanner de production Kodak i5850s pour gérer la numérisation des documents au siège, ainsi que deux scanners Kodak i4650 qui ont été installés dans plusieurs filiales.

La solution Info Input est une application de capture web et mobile, conçue pour fonctionner de manière transparente avec les scanners de Kodak Alaris, elle a également été fournie dans le cadre de la solution. Info Input permet une saisie plus rapide et, surtout, offre un accès en temps réel aux informations numérisées à l’ensemble du personnel, quel que soit son lieu de travail. Cette technologie a permis à la banque de capturer et d'indexer les données provenant des fichiers numériques et des documents physiques – y compris les e-mails provenant de 500 boîtes aux lettres – beaucoup plus rapidement qu'auparavant.

L'automatisation étant une exigence clé en termes de réduction du temps passé à traiter des informations individuelles et des coûts associés, Kodak Alaris a recommandé Ephesoft Transact. Ce logiciel de capture avancée comporte des algorithmes de machine learning brevetés, conçus pour augmenter considérablement l’exactitude de la classification et de l'extraction des données.

Les avantages

La solution de capture entièrement personnalisée de Kodak Alaris a permis à la banque de traiter plus efficacement et de manière transparente les informations physiques et numériques. La réduction des processus manuels permet d'effectuer plus de travail en moins de temps, ce qui a permis de réaliser des économies importantes en termes de coûts et de temps, et d'améliorer la satisfaction des clients.

Les scanners de Kodak Alaris offrent une imagerie de haute qualité et des résultats d'OCR supérieurs, tandis que les fonctions avancées de manipulation de papier et de tri permettent de minimiser les exceptions.

Les documents complexes et difficiles peuvent désormais être traités beaucoup plus rapidement et sans intervention manuelle. Ephesoft Transact utilise plusieurs méthodologies de classification pour mieux identifier les documents et peut personnaliser l'extraction des données pour obtenir les meilleurs résultats, ce qui facilite la prise de décision. La capacité d'extraction automatique des données clés, combinée à des niveaux d'automatisation plus élevés et à une technologie de machine learning pour l'indexation et la classification, qui permet d'améliorer la capture des documents au fil du temps, a permis la réduction du temps de traitement des documents. Cela devrait ensuite réduire les temps de réponse globaux d'au moins 30 %, ce qui aura un impact positif sur les niveaux de satisfaction des clients

L'automatisation des flux de documents et l'intégration transparente des capacités avancées de classification et d'extraction des documents dans les applications métier existantes de la banque ont permis d'accroître l'efficacité, de réduire les coûts d'exploitation et d'obtenir un excellent retour sur investissement.

De plus, grâce au nombre d'exceptions fortement réduit, toutes les données sont acheminées dans le processus métier central. Cela permet d'appliquer les règles de gestion relatives à la sécurité des données, telles que l'anonymisation des données personnelles, ce qui aide la banque à répondre aux exigences réglementaires et à réduire le risque d'amendes en cas de non-conformité.

« Kodak Alaris était le seul fournisseur de technologie capable de proposer une solution innovante et évolutive basée sur le machine learning », a déclaré Cyril Condamines, directeur commercial de Kodak Alaris France. « La banque peut maintenant classer rapidement et précisément de gros volumes de documents tout en intégrant également les e-mails dans le processus. Nous étions également la seule entreprise à pouvoir livrer une preuve de concept (POC) dans les délais impartis et notre temps de réponse d'une semaine a même largement dépassé les attentes de la banque. Tous les autres fournisseurs ont eu besoin de deux mois pour fournir une solution comparable. » ;