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L’importanza di trasformare l’impresa in una realtà digitale e come agire

La documentazione costituisce parte integrante della gestione degli affari, ma ciò non vale per i documenti cartacei. Fare affidamento sui documenti cartacei, infatti, comporta sprechi per milioni di dollari, i quali potrebbero essere eliminati o almeno notevolmente ridotti attraverso la digitalizzazione delle informazioni. La pila di documenti fisici crescerà insieme alle problematiche da affrontare:
  • Tempi più lenti di completamento delle operazioni di routine che hanno come input un documento cartaceo
  • Rischio maggiore di violazioni della sicurezza per l’eventuale smarrimento o furto dei documenti
  • Potenziali errori di immissione dei dati dovuti all’inserimento manuale delle informazioni nei sistemi
  • Sprechi economici per usufruire di spazi di archiviazione delle copie cartacee all’interno o all’esterno dell’ufficio

Per queste e altre ragioni, tutti i tipi di aziende e agenzie pubbliche si stanno adoperando per sostenere i processi digitalizzati. I cambiamenti possono avvenire “top-down” ovvero dall’alto tramite politiche aziendali, oppure “bottom-up”, ovvero dal basso, dai singoli operatori che gestiscono i processi basati su carta, per i quali si aprirebbero grandi opportunità di semplificazione delle operazioni. Qualunque sia il modello scelto dall’organizzazione o se sono in vista futuri cambiamenti, è possibile proseguire la lettura per scoprire nuovi metodi pratici per avviare il processo di digitalizzazione delle informazioni all’interno della propria azienda.

Twitta: Leggi la Guida completa alla digitalizzazione #Paperless per nuovi metodi di digitalizzazione dei processi aziendali ad uso intensivo di carta: https://ctt.ec/KSet8+

Impegno globale verso l’eliminazione della carta

L’AIIM, l’Association for Information and Image Management, ha assunto un ruolo guida nel processo di digitalizzazione delle informazioni. ll World Paper Free Day è un evento organizzato da questa associazione che invita le aziende ad abbandonare i documenti cartacei per un giorno e ridurre la quantità di carta prodotta dalle persone durante le attività lavorative e personali quotidiane.

“Lentamente ma inesorabilmente, le organizzazioni stanno iniziando a capire che la digitalizzazione di gran parte del flusso di contenuti e informazioni all’interno delle loro aziende può avere dei vantaggi di natura sia finanziaria sia operativa”, ha affermato John Mancini, Chief Evangelist dell’AIIM, in un’indagine del 2016. “Non riusciremo mai a eliminare completamente l’uso della carta, ma quando sarà chiaro che la digitalizzazione delle informazioni garantisce un rendimento del capitale investito e l’ottimizzazione della produttività complessiva, le aziende saranno più propense a investire nelle tecnologie che gli consentono di passare al formato digitale”.

Breve panoramica dell’ufficio digitalizzato

Il 30 giugno 1975 Bloomberg Businessweek propose per la prima volta l’idea di un ufficio digitale e informatizzato. Oltre 40 anni dopo è chiaro che tale obiettivo non è stato raggiunto.

Dal 2012, per la prima volta la richiesta globale di carta ha superato i 400 milioni di tonnellate. La nostra realtà quotidiana è talmente permeata dalla carta che ormai non ci pensiamo nemmeno. Per tantissime aziende tuttavia esistono svariati modi per ridurre al minimo l’uso della carta o digitalizzare i documenti aziendali alla ricezione. Con i documenti digitali è più facile accedere, archiviare e condividere. E allora perché il processo di digitalizzazione delle informazioni non è ancora completo?

 Kodak Alaris abbandona la carta

Nonostante l’ottimismo degli anni ’70 e la molteplicità di soluzioni per ridurre l’uso della carta, gran parte delle aziende e delle agenzie pubbliche devono ancora percorrere molta strada. Perfino coloro che hanno già intrapreso gli sforzi legati alla trasformazione digitale hanno ancora a disposizione numerose opportunità di ottimizzare i metodi di conversione dei documenti cartacei in formato digitale nel più breve tempo possibile.

La società di ricerche KeyPoint Intelligence ha esaminato lo stato delle aziende che hanno intrapreso tale processo di digitalizzazione in un’indagine di dicembre 2016. Alla domanda sulla possibilità effettiva di raggiungere l’obiettivo di un ufficio digitalizzato, solo il 15% degli intervistati hanno risposto in maniera affermativa, mentre un ulteriore 23% ha risposto che è un obiettivo impossibile.

Per molti versi, le aziende che stanno affrontando il processo di eliminazione della carta verso la digitalizzazione delle informazioni stanno attraversando diverse “fasi” della digitalizzazione a causa della complessità di tale transizione: la gestione delle informazioni da analogiche a digitali non può avvenire infatti in un unico passaggio.

Perché la carta è ancora così prevalente

  • Convenienza: lavorare con i documenti cartacei è un dato di fatto in gran parte degli uffici, nonché nelle transazioni business-to-business e business-to-consumer. Il personale dei vari team può addurre svariate giustificazioni come “Il documento cartaceo è più facile da leggere”, “Devo schedare il documento”, “Dobbiamo archiviare il documento” oppure “Abbiamo sempre lavorato in questo modo”. I formati di file come JPEG e PDF sono sulla buona strada per sopravvivere a molte delle svariate aziende che li utilizzano. È indubbio che accedere ad alcuni record di computer più vecchi per ora è difficile, ma con gli sforzi di migrazione standard e i processi di conservazione a lungo termine, essi possono essere gestiti come parte della gestione del ciclo di vita del documento.

  • Conformità e normative: per molti anni, per portare a termine alcuni tipi di transazioni, in particolare quelle che richiedevano l’uso della firma per avere carattere vincolante o quelle utilizzate come prova in tribunale, erano necessari i documenti cartacei. Nella vita di un consumatore esistono numerosi momenti che richiedono l’utilizzo dei documenti cartacei, spesso per apporre una firma. Tra questi vi sono, ad esempio, eventi importanti come la vendita di un’attività commerciale, la domanda per un prestito o l’acquisto di un’automobile. I requisiti specifici di accettazione nei tribunali dei documenti digitalizzati o creati digitalmente variano in base ai Paesi e al tipo di documento, ma le norme statali spesso coinvolgono requisiti che possono essere garantiti solo nell’ambito di un processo digitale in grado di sostenere una catena di custodia completa.

  • Convenienza concreta: a prima vista, il documento cartaceo sembra l’opzione più conveniente, ma dare credito a questa convinzione comune è un errore che può costare caro. Il costo totale della gestione di un ufficio che si basa principalmente sull’uso di documenti cartacei comprende una serie di esternalità tra cui stampanti, connessioni di rete, inchiostro, toner, la carta stessa, nonché il costo della manutenzione relativa a tutti questi elementi. I costi inoltre aumentano parallelamente alla crescita dell’azienda. A livello aziendale, tali costi aumentano unicamente per culminare in sprechi. Quando la carta costituisce un elemento dell’input aziendale, come un modulo per la richiesta di assicurazione o la trasmissione di un’indagine in formato cartaceo, è necessario considerare ancora notevoli costi del lavoro necessari all’elaborazione manuale delle informazioni aziendali in entrata.

I vantaggi della digitalizzazione

  • Organizzazione: non vi saranno più pile di documenti accumulate su scrivanie e scaffali. Non vi saranno più archivi ingombranti. In questo modo si eviterà l’archiviazione errata dei documenti causa di sprechi di tempo utile per l’interazione con in clienti o per lavorare su altre questioni prioritarie per l’azienda. Sarà molto più facile trovare, accedere e condividere file e documenti.

  • Efficienza: i documenti digitali sono molto più facili da gestire, archiviare e recuperare rispetto a quelli cartacei. Potendo accedere a e condividere i documenti con i clienti a prescindere dal luogo fisico, ottimizza la produttività del team e assicura un’esperienza del cliente migliore. Estrarre i dati necessari da un documento (tramite il riconoscimento automatizzato di caratteri stampati, scritti a mano o dei segni di spunta) è molto più rapido e meno soggetto a errori rispetto all’immissione manuale dei dati a partire da un documento cartaceo.

  • Scalabilità: senza file di archivi che sovrastano e ingombrano l’ufficio, un’operazione digitalizzata richiede molto meno spazio. Non è facile adeguare il personale richiesto per la gestione di volumi elevati di input aziendali durante le ore di punta o un’espansione aziendale, mentre è molto più semplice farlo in un’ambiente digitale.

  • Basso impatto ambientale: stampare meno significa abbattere meno alberi necessari alla produzione di carta. La carta inoltre implica un consumo energetico elevato in termini sia di produzione sia di trasporto. L’aspetto ecologico del processo di digitalizzazione è un concetto popolare e sarà molto facile ottenere il sostegno dei propri dipendenti.

  • Comunicazioni più rapide: a meno che non si sta pagando il conto per una consegna notturna, come quando è necessario elaborare rapidamente una pretesa di assicurazione e l’agente necessita di inviare velocemente la documentazione a un esperto del settore, i documenti cartacei impiegheranno almeno un giorno per essere trasferiti da un punto A a un punto B, senza contare gli eventuali ritardi, smarrimenti o perdite complete. Una volta digitalizzati, i documenti sono disponibili dove richiesti, istantaneamente. Guarda come un fornitore edile è stato in grado di digitalizzare istantaneamente la Prova di avvenuta consegna in modo tale da ricevere più rapidamente i pagamenti dei clienti.

  • Backup e recupero dei documenti: è dispendioso in termini di costi e tempo o, in molto casi, è impossibile sostituire un documento cartaceo se danneggiato o smarrito. I soggetti interessati potrebbero non essere più in grado di accedere a importanti documenti poiché un file è stato smarrito o a causa di disastri come incendi o alluvioni in grado di danneggiare documenti di 200 anni prima. Con l’ufficio digitalizzato, i documenti vengono archiviati elettronicamente per backup semplici e rapidi su un server remoto o su un archivio cloud in grado di conservare in sicurezza le informazioni essenziali.

  • Conveniente: l’archiviazione di documenti è dispendiosa, in particolare per le aziende nelle prime location. Anche la stampa ha i suoi costi: si paga per la carta stessa oltre che per la stampante, l’inchiostro, l’affrancatura e la manutenzione dell’apparecchiatura di stampa. Le aziende possono eliminare le spese relative all’archiviazione passando ai documenti digitali. Con la necessità ridotta o eliminata di archiviare le copie cartacee dei documenti, le aziende potranno trasferirsi in locali più piccoli, gestendo costi di affitto inferiori e ottenendo in tal modo un risparmio ancora maggiore grazie alla digitalizzazione.

In che modo sfruttare questi vantaggi

Oltre agli aspetti positivi generali legati alla digitalizzazione dei dati, vi sono anche vantaggi specifici associati alla tempestiva eliminazione della carta dai flussi di lavoro per alcune delle applicazioni aziendali ad uso intensivo di carta.

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Contabilità fornitori/debitori
Le operazioni di fatturazione presentano dei costi; l’eliminazione dei documenti cartacei consente di ridurre le spese generali. L’elaborazione delle fatture rappresenta una delle applicazioni più avanzate con soluzioni digitali disponibili per la gestione end-to-end, in molti casi senza alcuna interazione da parte dell’utente. La digitalizzazione degli input cartacei in un processo di contabilità fornitore/debitore consente:

  • Un’elaborazione più rapida e un controllo più agevole delle tempistiche di pagamento, al fine di trarre vantaggio dagli sconti o di evitare penali
  • La possibilità di evitare sforzi elevati in termini di tempo e costi per far corrispondere le fatture e gli ordini di acquisto
  • La riduzione degli sforzi manuali prolungati necessari al processo di tracciatura e ricerca delle approvazioni

  • > Scopri di più sulla risoluzione dei problemi legati alla contabilità fornitore/debitore

Automatizzazione dell’ufficio postale interno
L’ufficio postale interno aziendale può rappresentare un ostacolo per un’azienda o lo strumento in grado di velocizzare i processi aziendali. Un ufficio postale interno digitale è in grado di gestire carichi di lavoro massimi a un livello impossibile per un ufficio postale altrimenti gestito manualmente.

Elaborazione dei moduli
I moduli vengono spesso usati nell’ambito delle applicazioni aziendali, in cui i clienti si aspettano una risposta immediata. Questi rappresentano un’opportunità chiave per offrire ai clienti un’unica alternativa digitale (ovvero i moduli elettronici), oppure per la digitalizzazione e l’elaborazione automatiche.

Acquisizione
L’acquisizione dei clienti richiede sforzi molto minori se le operazioni sono digitalizzate. Attraverso la giusta piattaforma, un’organizzazione è in grado di acquisire nuovi clienti in maniera molto più rapida ed efficace. L’acquisizione digitale offre un livello di personalizzazione maggiore. Per quanto possa sembrare un ossimoro, non c’è nulla di più vero. Con tempi inferiori necessari ad acquisire nuovi clienti grazie alla riduzione della documentazione, le aziende possono dedicarsi maggiormente all’interazione diretta con i clienti, che si sentiranno così più valorizzati.

Gestione degli archivi
Molti settori regolamentati devono seguire processi e regole relativi alla gestione e all’archiviazione dei documenti aziendali chiaramente definiti. Le nuove normative richiedono modifiche, ulteriori convalide e documentazioni relative all’elaborazione che rendono la gestione dei record un obiettivo flessibile e quindi particolarmente difficile da conseguire all’interno dell’ambiente dei documenti cartacei.

  • Eliminazione di inefficienze, sprechi di tempo e costi aggiuntivi associati a un sistema basato su documenti cartacei
  • Protezione dei dati personali sensibili; le informazioni digitali possono essere archiviate in modo più sicuro grazie a funzionalità come la protezione con password, la codifica dei dati e l’autenticazione e a due fattori.
  • Maggiore conformità alle normative obbligatorie

  • > Scopri di più sulla risoluzione dei problemi legati alla gestione dei record

La lista di controllo per trasformare i dati digitali in realtà

1. Valutare i blocchi dovuti all’uso della carta

  • Individuare tutti i processi più critici all’interno della propria azienda, come quelli che possono arrestare o danneggiare l’azienda se mantenuti
  • Rivedere la documentazione esistente o definire una rapida panoramica dettagliata in cui segnalare il punto in cui la carta viene utilizzata all’interno del processo e quale attività comporta
  • Valutare il numero degli input aziendali cartacei richiesti per i processi scelti in un mese normale e il tempo impiegato nella gestione manuale dei documenti cartacei
  • Identificare le fasi del processo che offrono una significativa opportunità di digitalizzazione

2. Definire processi digitalizzati ove possibile

  • Identificare i processi che si basano su input cartacei e che possono essere facilmente convertiti in digitale, come mettere a disposizione un modulo elettronico al posto di uno cartaceo
  • Assicurarsi che i processi digitali e convenzionali possano essere gestiti in parallelo e che siano pienamente integrati, al fine di consentire una transizione fluida durante la conversione dei volumi dalla carta al digitale.

3. Scansione e conversione di backfile

  • Tutti i documenti che arrivano in formato cartaceo devono essere digitalizzati al momento della ricezione il più rapidamente possibile. Non è possibile forzare i clienti, fornitori o i referenti delle autorizzazioni ad abbandonare la carta; inoltre, è probabile che quei documenti e file cartacei entreranno a far parte delle operazioni della propria azienda per un certo periodo. È fondamentale pertanto digitalizzare quei file nel minor tempo possibile dal momento in cui arrivano all’interno della propria azienda o agenzia.
  • Potrebbe esserci valore nella conversione di archivi esistenti in formato digitale ma ciò richiede tassi di ricerca elevati o la frequente integrazione all’interno dell’elaborazione di nuovi input aziendali. Una valutazione business case deve confermare il valore dell’azienda.

4. Informare i clienti dei nuovi sviluppi

  • Una volta implementato il passaggio integrale al formato elettronico o alla digitalizzazione, è necessario informare i clienti dei cambiamenti e dell’impatto che avranno su di essi. È possibile inviare una comunicazione tramite e-mail evidenziando i vantaggi del cambiamento e trattare eventuali problemi di sicurezza e privacy.
  • Ove applicabile, è possibile illustrare ai clienti anche le firme elettroniche.
  • Garantire di offrire e comunicare incentivi per i clienti che adottano tali cambiamenti come tariffe ridotte, ulteriori bonus fedeltà, ecc. per agevolare tale processo.

E infine, si potrà godere dei vantaggi. In breve i vantaggi in termini di tempo e costi inizieranno ad accumularsi rapidamente e sarà possibile riscontrare risultati anche in termini di soddisfazione e fedeltà del cliente.

Gli strumenti chiave per eliminare la carta

Esistono molteplici risorse produttive associate alla riduzione dell’utilizzo personale della carta, ma analizzare gli usi dei documenti cartacei all’interno della propria organizzazione produrrà effetti determinanti. Un passaggio iniziale fondamentale è osservare il punto in cui i documenti arrivano all’interno dell’organizzazione e digitalizzarli all’entrata.

Lo strumento chiave per portare a termine tutto ciò? Alaris IN2 Ecosystem combina scanner e software pluripremiati con servizi e partnership, al fine di consentire alle organizzazioni di acquisire facilmente le informazioni dai documenti cartacei ed eliminare definitivamente la carta. L’approccio univoco è progettato per garantire maggiore produttività, ROI elevato e valore aziendale superiore.

Scanner Kodak Alaris

Gli scanner aziendali avanzati non acquisiscono semplicemente un’immagine, ma diventano il trampolino per un processo di digitalizzazione completo. Gli scanner inclusi in Alaris IN2 Ecosystem come S2060w e S2080w trasformano i dati grezzi in informazioni di valore. Se utilizzati in combinazione con un software di acquisizione come Alaris Capture Pro Software, sarà possibile indicizzare le scansioni, estrarre il testo scritto a mano o digitato e ricavare le informazioni da utilizzare nei sistemi aziendali senza ulteriori elaborazioni manuali. L’automatizzazione del processo di acquisizione delle informazioni è in grado di eliminare le complessità e aprire le porte a nuove opportunità per la propria azienda.

Capture Pro Software

Per maggiori informazioni su Alaris IN2 Ecosystem e sulle soluzioni di digitalizzazione delle informazioni: www.alarisIN2.com. Per comunicare direttamente con un responsabile commerciale e scoprire tutto sulle soluzioni per ottimizzare i processi aziendali di acquisizione delle informazioni proposte da Kodak, contattaci oggi stesso

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