L’acquisizione dei documenti rappresenta il primo passaggio fondamentale per automatizzare i processi aziendali basati su documenti cartacei. Gli scanner che offrono funzionalità avanzate di gestione dei documenti cartacei, oltre a un’elaborazione rapida ed efficiente delle immagini, riducono notevolmente il tempo impiegato per la digitalizzazione dei documenti. Molte organizzazioni trascurano le difficoltà, i cosiddetti colli di bottiglia, legate alla gestione della carta che rallentano il processo di acquisizione. La rimozione di interventi manuali non necessari durante la preparazione dei documenti è un passaggio fondamentale per risparmiare tempo e denaro e garantisce che le informazioni importanti fluiscano perfettamente nei sistemi aziendali.
La lotta contro le montagne di carta
Secondo AIIM*, quasi il 40% delle organizzazioni si ritrovano a dover lottare contro un volume di informazioni senza precedenti, il quale deve essere conservato a causa delle politiche di governance e degli orientamenti giuridici o normativi. Tenere sotto controllo questa problematica può risultare un compito complesso anche per le organizzazioni digitalmente più avanzate, che utilizzano la tecnologia per acquisire e digitalizzare in maniera lineare e rapida gli input aziendali. Un’eccessiva dipendenza dalla carta, assieme all’inefficienza dei processi nell’acquisire e digitalizzare perfettamente gli input aziendali, rappresentano un impedimento all’efficienza operativa, alla reattività nei confronti delle richieste dei clienti e a una crescita redditizia.
Nell’economia competitiva di oggigiorno, la trasformazione digitale richiede tempo e il tempo è denaro. Uno degli elementi della digitalizzazione più dispendiosi in termini di tempo è la preparazione dei documenti: si tratta del primo e più importante passaggio in un processo di scansione in batch. Metà del personale addetto a gran parte delle operazioni di scansione si dedica alla preparazione dei documenti. Questa può includere la rimozione di graffette, punti metallici e altri materiali di rilegatura, il controllo effettuato per assicurarsi che tutti i margini siano dispiegati e l’ispezione condotta per escludere la presenza di lacerazioni o altri danni alle pagine. Inoltre vi è la necessità di prespartire i fogli che potrebbero causare problemi durante il processo di scansione. Quando gli scanner non sono in grado di gestire documenti di varie forme e dimensioni, il personale deve spendere moltissimo tempo a prespartirli o aggiungere ulteriori passaggi quali, ad esempio, incollare i documenti più piccoli su fogli in formato A4/letter o tagliare i documenti più lunghi in modo tale da allinearli con i documenti in formato A4. Le operazioni di presmistamento rappresentano anche una soluzione alternativa per gestire situazioni in cui gli scanner non sono in grado di produrre un output omogeneo quando si scansionano documenti caratterizzati da colori e contrasti di diversa qualità.
“Un’alimentazione affidabile è uno dei 5 criteri di acquisto più importanti per un’applicazione di scansione di produzione. Per il 67% dei responsabili decisionali, un’alimentazione affidabile è importante o estremamente importante nel momento in cui occorre selezionare uno scanner per bassi volumi”. - Kodak Alaris ha sponsorizzato il sondaggio sui clienti LVP globali, ottobre 2018
In numerose organizzazioni e all’interno del settore pubblico, la digitalizzazione inizia nell’ufficio postale interno. La posta in arrivo deve essere gestita con efficienza su base giornaliera e spesso il personale deve scansionare i documenti e renderli disponibili per l’elaborazione entro una certa ora del giorno, dovendo rispettare determinati obiettivi di tempo. Nei casi in cui il processo di scansione viene esternalizzato, gli outsourcer dei processi aziendali (BPO, ovvero Business Process Outsourcers) e i provider di servizi di scansione devono soddisfare gli Accordi sul livello dei servizi (ALS) dei clienti, che impongono una serie di obiettivi complessi per quanto concerne l’elaborazione e la produttività. Persino in applicazioni di scansione a bassi volumi e che prevedono il contatto diretto con il cliente, possono verificarsi problemi di alimentazione della carta, il che causa a sua volta frustrazione da parte dell’impiegato e insoddisfazione da parte del cliente.
I documenti non sono perfetti
In un mondo perfetto, ogni singolo progetto di digitalizzazione inizierebbe con dei batch accuratamente impilati di fogli di carta della stessa dimensione e grammatura. In realtà, le aziende 
devono gestire ogni giorno svariati tipi di documenti, inclusi documenti in formato A4/letter, A3/tabloid, più lunghi o più larghi, buste da lettera, cartoline, assegni, voucher e tessere ID. La maggior parte delle applicazioni di scansione di tipo produttivo interessano batch di documenti di varie dimensioni o con una diversa qualità della carta, oppure batch di documenti molto leggeri.**
I documenti non arrivano in perfette condizioni. Sono piegati, con gli angoli ricurvi o strappati, e i fogli potrebbero essere spiegazzati, leggeri o fragili. I documenti potrebbero presentare delle immagini incollate, post-it attaccati, oppure potrebbero essere rilegati tramite punti metallici o graffette.
La varietà e lo stato dei documenti da scansionare aiuta a definire i requisiti di gestione della carta per lo scanner che si intende utilizzare per il progetto.
Qual è la destinazione dei tuoi documenti?
È inoltre importante considerare le fasi successive alla scansione dei documenti. Ciò determina i requisiti di impilaggio dell’output.
- Scenario 1: al termine della scansione, i documenti cartacei verranno reinseriti all’interno di cartelle, pertanto occorre mantenere l’ordine originario.
- Scenario 2: i documenti cartacei verranno conservati in scatole a scopi di archiviazione, pertanto l’ordine non costituisce sempre un fattore critico. Tuttavia, nei casi in cui il mantenimento dell’ordine originario è imperativo, l’indirizzamento delle immagini consente l’applicazione di numeri sequenziali su ciascun documento scansionato e su ciascun batch affinché possano essere rintracciati con esattezza tramite codici patch.
- Scenario 3: i documenti cartacei verranno distrutti al termine della scansione, pertanto l’ordine di uscita dei documenti non è importante.**
Un sondaggio sponsorizzato da Kodak Alaris ha evidenziato come oltre il 48% delle applicazioni di scansione di produzione a bassi volumi ricada sotto lo scenario 1, dunque l’ordine dei documenti riveste un’importanza fondamentale.
Scegliere la giusta tecnologia sin dall’inizio può portare dei benefici di vasta portata, ad esempio, assicurandosi che le funzioni di gestione dei supporti siano adatte alle finalità ultime del progetto, così che gli operatori possano portare a termine il processo di scansione con il minimo sforzo.
Problematiche associate all’alimentazione della carta
I problemi di alimentazione della carta aumentano esponenzialmente in ambienti di tipo produttivo caratterizzati da volumi elevati. Per esempio, un errore di doppia alimentazione (che avviene quando due pagine si attaccano) interrompe il processo di scansione e costringe l’operatore a stabilire la posizione in cui si è verificata l’alimentazione multipla. In una situazione del genere, l’operatore deve eliminare un’immagine parziale e rieseguire la scansione di tutti i documenti interessati. Se i documenti risultano danneggiati a causa dell’errore di alimentazione multipla, il processo di scansione si allunga ulteriormente dovendo, ad esempio, incollare o attaccare più pagine con il nastro adesivo a un altro documento per dare una maggiore stabilità. Ciò porta l’operazione di scansione a un punto di stallo per diversi minuti, influendo negativamente sulla produttività.
Fluidità di avanzamento della carta
Il percorso carta rappresenta una parte importante nella progettazione di uno scanner. I produttori leader focalizzano maggiormente la propria attenzione e le proprie conoscenze ingegneristiche sullo sviluppo della migliore tecnologia di alimentazione della carta disponibile. Il design deve tener conto della varietà di documenti da gestire. Spesso ciò richiede alcuni compromessi, poiché la larghezza del percorso carta influisce sulla qualità delle immagini, a seconda del tipo di documento. Tra gli aspetti più semplici ma tuttavia essenziali del design vi è quello di garantire l’assenza di punti di presa lungo il percorso carta, in corrispondenza dei quali le pagine possono impigliarsi. Il concetto progettuale “a cascata” è importante per assicurare che la carta confluisca uniformemente.
La progettazione di un percorso carta efficiente comincia scegliendo tra un trasporto a C o diretto. In termini di comodità, semplicità di utilizzo e affidabilità per l’utente, un trasporto a C risulta nettamente superiore per la maggior parte degli utilizzi. Un percorso carta a C ben progettato è in grado di gestire carta di maggiore grammatura.
Dal canto suo, un percorso carta diretto oltre a preservare l’ordine per i documenti molto spessi o rigidi, non presenta altri vantaggi.
Minimizzazione degli interventi da parte dell’operatore
Per i vassoi di entrata degli scanner, i requisiti in termini di dimensioni e design variano in base alle esigenze delle singole operazioni di scansione. Gli operatori potrebbero preferire un vassoio di entrata che si allinei alle dimensioni dei batch, il che varia in base all’applicazione aziendale e, in misura minore, ai requisiti operativi specifici di ciascuna organizzazione.
È inoltre essenziale assicurarsi che il vassoio di entrata abbia una capacità sufficiente per elaborare documenti lunghi senza dover richiedere un intervento da parte dell’operatore. 
Per le applicazioni di scansione ad-hoc, entra in gioco il fattore forma dello scanner. Per esempio, l’abilità di piegare il vassoio di entrata per minimizzare l’ingombro quando lo scanner non è in uso può rappresentare una caratteristica a valore aggiunto.
Un impulso significativo alla tua produttività
Gli utenti di scanner high-end dotati di ampi vassoi di entrata traggono vantaggio da un design comprensivo di elevatore automatico, in grado di contenere svariate pile di documenti da 25, 100, 250, 500 o 750 fogli. Quando impostato sull’alimentatore di documenti, il vassoio elevatore di entrata rimane sollevato nella massima posizione. Quando, invece, è impostato in modo tale da contenere un determinato numero di pagine, si solleva automaticamente per introdurre i documenti e si abbassa dopo l’inserimento dell’ultimo documento della pila. Tale funzionalità consente di risparmiare moltissimo tempo durante il caricamento dei batch o il passaggio da un batch all’altro.
Active Feed Technology
Per i progetti che richiedono la scansione di complesse pile di documenti, particolarmente comuni in applicazioni che interessano batch di documenti di varie dimensioni, l’operatore deve allineare tutte le pagine prima di poterle introdurre all’interno dello scanner. Questa fase è importante al fine di controllare l’inclinazione dei documenti nel momento in cui accedono al trasporto, onde evitare che gli angoli vengano troncati. Il design degli sportelli di registrazione supporta l’allineamento di un batch. Kodak Alaris ha ottimizzato il design collocandoli, distesi, nella parte inferiore.
In un’operazione di scansione di tipo produttivo, ciò viene spesso fatto usando un dispositivo di avanzamento, il che richiede un passaggio aggiuntivo nel processo. Tecnologie avanzate come Kodak Alaris Active Feed Technology, introdotta per la prima volta sugli scanner della serie Kodak S2000, sono in grado di ottimizzare le prestazioni dell’alimentazione, al fine di semplificare il processo di preparazione della scansione mediante l’eliminazione della necessità di impilare perfettamente i documenti all’interno dell’alimentatore. Active Feed Technology fa avanzare le pagine per allinearle senza errori di scansione. Le pile di documenti di piccole dimensioni possono essere pulsate per un’alimentazione ottimale. Ciò comporta una riduzione notevole degli errori di alimentazione e di allineamento, problemi che richiedono un lungo e intenso lavoro manuale per poter ripetere la scansione dei documenti.
Prevenire la perdita di dati critici
Per gli operatori di scansione e le altre figure tecniche, la velocità rappresenta un fattore essenziale. L’ottimizzazione dei processi di elaborazione orari e giornalieri in un ambiente di tipo produttivo è un elemento particolarmente critico poiché anche un minimo ritardo può incidere su efficienza, produttività e redditività. Gli inceppamenti della carta interrompono il processo di scansione e costano del tempo prezioso agli utenti, che devono dunque risolvere l’errore e capire quali documenti sono o non sono stati già scansionati. Tale circostanza può influire gravemente sulla capacità di soddisfare gli ALS (Accordi sul livello dei servizi) interni e del cliente.
La funzione di rilevamento interattivo delle alimentazioni multiple, presente unicamente sugli scanner prodotti da Kodak Alaris, è in grado di rilevare istantaneamente un errore di alimentazione multipla o un documento a multi strato come, ad esempio, un foglio di carta su cui è stato attaccato un post-it. Kodak Alaris ha elevato il livello in termini di rilevamento delle alimentazioni multiple mediante l’integrazione di sensori a ultrasuoni che utilizzano più microfoni per ‘ascoltare’ il suono dei fogli di carta quando iniziano ad accartocciarsi. I documenti che innescano un allarme vengono spinti verso il percorso di uscita dello scanner senza interrompere il processo di scansione e l’operatore può decidere se accettare, ignorare o rieseguire la scansione delle immagini.
Inoltre, questa funzionalità Kodak Alaris consente agli operatori di tralasciare quel che verrebbe altrimenti registrato come alimentazione multipla, al fine di poter scansionare determinati elementi quali, ad esempio, le buste da lettera, assieme ad altri documenti. Ciò garantisce la scansione di tutte le pagine e previene la perdita di dati critici.
Secondo i test effettuati da Keypoint Intelligence-Buyers Lab, la funzione di rilevamento interattivo delle alimentazioni multiple offre un grado di precisione pari al 99,999% nel processo di alimentazione dei documenti sugli scanner Kodak Alaris.
Protezione intelligente dei documenti
Il miglior approccio alla gestione dei problemi di alimentazione della carta è un’identificazione e un intervento proattivi. Il team di ricerca e sviluppo Kodak Alaris ha sviluppato un’altra tecnologia proprietaria chiamata Protezione intelligente dei documenti, in grado di prevenire danni ai documenti e perdite di dati, con l’intento di migliorare il grado di efficienza senza compromettere il controllo qualità.
La tecnologia di protezione intelligente dei documenti monitora lo stato della carta in scansione per mezzo di sensori a ultrasuoni in grado di rilevare eventuali problemi e avvisare l’utente prima che si verifichino inceppamenti o alimentazioni multiple. Tale funzionalità interrompe immediatamente il processo di scansione non appena vengono rilevati danni ai documenti, così che gli utenti possano preservarli insieme alle informazioni in essi contenute. Inoltre, questa tecnologia è in grado di rilevare i punti metallici che potrebbero essere stati tralasciati erroneamente sui documenti durante il processo di preparazione prescansione.
Raccolta e impilaggio dei documenti
Come menzionato in precedenza, i requisiti di impilaggio dell’output variano in base alle modalità di gestione dei documenti cartacei al termine del processo di scansione. Nei casi in cui i documenti debbano essere riassemblati nello stesso ordine o persino spostati nuovamente all’interno di raccoglitori, l’ordine e la qualità dell’impilaggio rivestono un ruolo importante. Oltre il 52% dei dirigenti a capo di attività produttive a bassi volumi ritiene che la qualità dell’impilaggio dell’output sia un criterio di acquisto importante o addirittura estremamente importante.**
La scansione di batch di varie dimensioni e, in particolare, di quelli che includono documenti leggeri presenta una serie di problematiche non trascurabili e può comportare un’eccessiva perdita di tempo da parte degli operatori che, al termine della scansione, devono occuparsi di pile disordinate di documenti. È facile che i documenti vengano mischiati, il che rende difficile individuarne alcuni specifici o causa problemi in un ambiente BPO, in cui spesso gli originali devono essere restituiti ai clienti.
Kodak Alaris offre una tecnologia leader nell’impilaggio controllato dell’ouput sugli scanner di produzione Kodak e sulla serie Kodak S2000, riducendo sia il tempo sia gli sforzi necessari per impilare in maniera ordinata i fogli di carta nel vassoio di uscita.
Gli scanner Kodak Alaris assicurano che carta leggera come quella di riso sia leggermente piegata al centro per dare una maggiore rigidità. Inoltre, il deflettore di uscita trattiene le pagine verso il basso, il che risulta particolarmente importante per garantire che i fogli più piccoli si depositino in basso vicino allo scanner, consentendo alle pagine successive di depositarsi in alto. Il deflettore può essere regolato per allineare facilmente i margini dei documenti dopo l’uscita e formare una pila ordinata. Inoltre, se lo si desidera, può anche essere estratto.
L’impilaggio controllato dell’output è ulteriormente ottimizzato grazie a un software in grado di controllare e modificare la velocità dei fogli nel momento in cui arrivano nel vassoio di uscita. Gli operatori possono acquisire le immagini ad alta velocità e rallentare la velocità di uscita mediante il software, per assicurare che le pagine leggere, ad esempio, rimangano nel vassoio di uscita invece che finire a terra.
Una maggiore produttività inizia con un ordinamento più intelligente
Gran parte degli scanner per volumi elevati dotati di capacità di ordinamento richiedono un software proprietario. Kodak Alaris ha progettato gli scanner i5650S e i5850S con l’intento di abilitare gran parte delle attività di ordinamento tramite driver standard come TWAIN e ISIS. In questo modo, gli operatori sono in grado di aumentare la loro produttività, senza dover imparare a utilizzare un sistema completamente nuovo.
Gli scanner di produzione firmati Kodak Alaris offrono un ordinamento dei documenti su tre tasche, progettato appositamente per rispondere alle estreme esigenze di scansione richieste da società di servizi, BPO e uffici postali aziendali. L’unione della funzione di ordinamento intelligente con l’elaborazione ad alte velocità e la qualità superiore dell’immagine comporta un aumento della produttività e una notevole riduzione dei costi associati all’acquisizione dei documenti.
In certe applicazioni utilizzate nel settore bancario e assicurativo, alcuni documenti originali quale, ad esempio, una prova di identificazione, devono essere restituiti al cliente al termine del processo di digitalizzazione, il che significa che gli operatori devono preparare accuratamente i documenti prima dell’inizio della scansione, per poi separarli al completamento dell’operazione. Un processo manuale di questo tipo può essere soggetto a errori, risultare costoso e comportare un uso intensivo della manodopera.
Gli scanner i5650S e i5850S consentono di semplificare tale processo, riducendo il numero di interventi manuali. Mediante la funzione di riconoscimento dei fogli di codici patch usata per separare i batch di documenti, i fogli di codici patch riutilizzabili vengono separati e inviati al vassoio di uscita posteriore, mentre i documenti originali dei clienti vengono separati automaticamente e inviati a un vassoio destinato a documenti speciali collocato nella parte anteriore dello scanner. Grazie alle capacità di ordinamento automatico offerte da questi scanner, i separatori di fogli possono ora essere utilizzati a più riprese. I provider di servizi di scansione non dovranno più buttare milioni di separatori di fogli ogni anno. La possibilità di riutilizzare i separatori di fogli comporta un sostanziale risparmio in termini di costi, oltre che una riduzione dell’impatto ecologico.
Ottimizza la scansione dei passaporti
La scansione dei passaporti si presenta particolarmente difficoltosa per molti operatori. In genere, il passaporto deve essere inserito all’interno di una custodia e spinto (forzatamente) nell’alimentatore di documenti automatico dello scanner (ADF). Gli scanner della serie Kodak S2000 hanno in dotazione l’accessorio lastra piana per passaporti Kodak, che si installa comodamente sotto lo scanner garantendone un’estrema semplicità di utilizzo. Gli operatori potranno digitalizzare documenti fragili o di piccole dimensioni e completare la scansione della pagina del passaporto contenente la foto in appena due secondi e senza danneggiare il documento.
Conclusione
Le capacità avanzate di gestione della carta semplificano sensibilmente il processo di scansione, eliminandone la complessità e riducendo gli interventi manuali. Kodak Alaris offre la migliore tecnologia per gestire e alimentare batch di diverso tipo senza causare inceppamenti, specialmente per batch di documenti di svariate forme e dimensioni e per documenti di diversa grammatura, dai più sottili ai più spessi.
- Gli scanner Kodak Alaris sono dotati di un innovativo trasporto a C, che è stato ottimizzato in base alla latitudine e allo stato della carta per garantire che scorri uniformemente all’interno dello scanner, a prescindere dalle dimensioni e dallo spessore.
- Active Feed technology assicura un’alimentazione omogenea ed efficiente dei documenti cartacei.
- La funzione di impilaggio controllato dell’output, Controlled Output Stacking, assicura che i documenti vengano impilati in maniera esatta e nell’ordine corretto nel vassoio di uscita.
- La funzione di protezione intelligente dei documenti, Intelligent Document Protection, assicura l’eliminazione o il rilevamento di errori di alimentazione multipla o inceppamento prima che accadano, il che genera notevoli vantaggi in termini di produttività.
- In caso si verifichi un errore di alimentazione multipla, ad esempio quando si lascia un post-it attaccato su un documento, la tecnologia Interactive Multi-Feed di Kodak Alaris assicura che una tale circostanza abbia un impatto minimo sulla produttività.
Le capacità di gestione della carta offerte da Kodak Alaris, assieme alle sue funzionalità di elaborazione delle immagini, vengono considerate da partner e clienti un vantaggio altamente competitivo.
Un partner di cui ti puoi fidare
Kodak Alaris è leader nella fornitura di soluzioni di acquisizione delle informazioni volte alla semplificazione dei processi aziendali. Le soluzioni connesse e intelligenti di Kodak Alaris, che sfruttano decenni di innovazione nel campo della scienza delle immagini, offrono funzioni avanzate di gestione della carta, progettate per migliorare il livello di efficienza nei processi di scansione e garantire migliori risultati a prescindere dai diversi tipi di documenti che occorre digitalizzare.
Kodak Alaris IN2 Ecosystem è una combinazione unica di scanner, software, servizi e partnership d’eccellenza, progettata per eliminare la complessità dall’acquisizione delle informazioni e consentire ai clienti di trasformare i propri dati in un potente vantaggio competitivo.
**Kodak Alaris ha sponsorizzato il sondaggio sui clienti LVP globali, ottobre 2018
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