/ Articolo Gestione intelligente delle eccezioni

Rileva gli errori di scansione prima che rallentino il tuo business

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Persino nell'era digitale, la maggior parte delle aziende utilizza ancora la carta per le funzioni giornaliere. Ciò guida il lavoro transazionale che fa andare avanti le operazioni. Come si passa dalla carta al digitale mantenendo i documenti il più possibile privi di errori?

Immaginiamo che al tuo team sia stato richiesto di convertire alcuni dati cartacei in formato digitale come parte del processo di trasformazione digitale avviato dall'azienda. Una volta selezionata la soluzione di acquisizione in grado di trasferire le informazioni da un formato cartaceo e a seguito dell'integrazione della suddetta soluzione coi sistemi aziendali esistenti, come si fa a garantire l'accuratezza e l'affidabilità delle informazioni scansionate? Sebbene sembri impossibile, ciò è realizzabile senza dover sprecare ore di lavoro su controlli di qualità che potrebbero essere altrimenti automatizzati. Prima di tutto, inizia con la scelta di uno scanner affidabile che sia supportato da un'azienda che offra un servizio di livello mondiale. Poi, assicurati che il tuo scanner sia in grado di rilevare gli errori e le informazioni mancanti il più velocemente possibile.

Gestione intelligente delle eccezioni è una funzionalità di Alaris IN2 Ecosystem che combina l'utilizzo di software e scanner per individuare eventuali problemi durante la scansione dei documenti. I software Alaris Capture Pro e Alaris Info Input NE dispongono di retroalimentazione bidirezionale che avverte gli utenti in caso di inceppamento, dimensioni della carta errate e presenza di codici a barre su un documento. A seguito del rilevamento di un problema, lo scanner visualizza automaticamente sullo schermo un avviso e arresta la scansione in modo tale da consentire la risoluzione dell'errore.

Dotato di funzionalità aggiuntive, Capture Pro porta il rilevamento degli errori a un livello ancora più avanzato. Il software è in grado di rilevare l'assenza di un dato critico da un modulo, ad esempio una firma o un indirizzo, oppure può ricercare duplicati all'interno di un database. Ciò consente all'operatore di rispondere immediatamente senza dover perdere tempo tra pile di fogli. Il documento errato sarà in cima alla pila e il problema potrà essere risolto in presenza del cliente oppure segnalato prima del controllo qualità in ambienti centralizzati. Risparmiare tempo durante la fase iniziale di scansione vuol dire rilevare eventuali problemi immediatamente, non dopo ore o addirittura giorni dal processo iniziale di acquisizione, quando si accede già ai dati.

Guarda il video in basso per osservare il processo in atto:

Questa tecnologia sfrutta avanzate funzionalità di indicizzazione che consentono di individuare i campi predefiniti su moduli standard. Attraverso l'utilizzo della tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri per i testi e quella di riconoscimento ottico delle marcature per i dati all'interno delle caselle di controllo, gli scanner sono in grado di creare campi automatici e di popolare un campo indice con immagini. Ciò consente allo scanner di notificare l'utente quando uno di questi importanti campi indice risulta vuoto. L'OCR può essere eseguito molto velocemente poiché la tecnologia scansiona simultaneamente a colori e in bianco/nero. Grazie alla migliore qualità delle immagini in bianco/nero prodotte direttamente dalla fotocamera dello scanner, il software risolve eventuali problemi con più facilità.

La possibilità di individuare un errore appena si verifica evita la necessità di dover tornare allo scanner una seconda volta per la risoluzione. Il team del back office non deve spendere tempo a rintracciare il problema o a contattare gli utenti per raccogliere le informazioni mancanti. Un minor tempo di preparazione dei documenti si traduce in un processo di indicizzazione complessivamente più rapido, nonché in una via più diretta alla trasformazione digitale dei documenti. Dormi sogni tranquilli sapendo che non mancherà alcuna informazione al momento di accedere ai dati. Ancor meglio, i tuoi team potranno concentrarsi su compiti più importanti e sullo sviluppo dell'azienda.

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