/ White paper Scansione della pagina perfetta a ogni operazione

È possibile sfruttare i vantaggi della scienza avanzata delle immagini utilizzando Perfect Page per l’ottimizzazione della scansione

La scansione dei documenti rappresenta una pietra miliare della trasformazione digitale ed è per questo che la scelta della tecnologia più adatta è fondamentale per ottenere risultati ottimali. Le funzionalità di ottimizzazione delle immagini di uno scanner possono ridurre drasticamente il tempo dedicato alla gestione dei documenti ma allo stesso tempo fornire informazioni più accurate ai flussi di lavoro automatizzati. Molte aziende sottovalutano gli ostacoli legati alla qualità delle immagini; l’investimento iniziale nella giusta tecnologia può invece consentire di trarre considerevoli vantaggi.

Rimozione dei blocchi nell’acquisizione

Numerose organizzazioni si sorprendono nell’apprendere che la preparazione dei documenti per la digitalizzazione rappresenta una fase più dispendiosa in termini di denaro e tempo rispetto all’effettivo processo di scansione. Secondo Bob Larrivee, Chief Analyst dell’AIIM, “La preparazione dei documenti può rappresentare un compito di proporzioni gigantesche se si considera il volume di documenti cartacei da scansionare”. “Quasi un quarto delle persone con cui parlo affermano che la preparazione dei documenti è il maggiore problema che devono affrontare durante la gestione delle operazioni di scansione e circa lo stesso numero di persone ammette di avere difficoltà con documenti in cattive condizioni e con eccezioni”, continua Larrivee.

Le aziende affrontano una crescente pressione per ridurre i costi, migliorare l’efficienza e ottimizzare i processi aziendali. Il costo totale della scansione può essere ridotto, insieme ai tempi di elaborazione, prestando attenzione a elementi che presi singolarmente potrebbero sembrare banali, ma che equivalgono a notevoli risparmi se considerati nell’insieme.

La qualità è essenziale durante il processo di scansione dei documenti

Uno dei problemi più impegnativi è quello di soddisfare i requisiti di qualità dell’immagine dei soggetti interessati all’attività dell’azienda nei progetti di digitalizzazione dei documenti. I requisiti possono essere molto diversi, a seconda del tipo di documenti da digitalizzare; vi saranno varie aspettative di output tra i diversi tipi, come quelli ottenuti da moduli stampati, lettere o applicazioni compilate a mano con foto inserite nel documento, oppure da report grafici in cui i colori e le illustrazioni sono molto importanti.

Chiedere al destinatario finale in che modo le informazioni digitalizzate verranno utilizzate nei flussi di lavoro aziendali:

  • I documenti devono essere scansionati a scopo di archiviazione?
  • Quali sono i requisiti normativi o di conformità da rispettare?
  • Il flusso di lavoro coinvolge l’estrazione automatica delle informazioni chiave per l’avvio di un flusso di lavoro aziendale? (L’elaborazione di fatture ne è un esempio)

Le risposte a tali domande determineranno le esigenze legate all’ottimizzazione dell’immagine per ottenere l’output finale.

La preparazione dei documenti rappresenta uno degli ostacoli più grandi

La scansione stessa rappresenta in realtà una piccola parte all’intero del processo di digitalizzazione. Non è insolito che nell’ambiente di scansione la metà (o più) del personale sia completamente dedicato alle operazioni di preordinamento e preparazione dei documenti. Perfino durante un’operazione di scansione impostata per l’elaborazione dello stesso tipo di documenti, ad esempio delle fatture, presenta dei potenziali ostacoli: gli operatori devono gestire una moltitudine di tipi diversi di carta e dimensioni dei documenti, i quali a loro volta contengono sfondi di colori differenti o un mix di orientamenti verticale e orizzontale. Spesso il personale addetto deve quindi dedicare il proprio tempo a operazioni come l’ordinazione manuale dei documenti in base a diversi parametri, piuttosto che mettere la tecnologia al proprio servizio. Gli scanner adatti sono in grado di compiere queste operazioni automaticamente, consentendo un risparmio dei costi della manodopera per il lavoro extra.

Vi è poi un ulteriore lavoro manuale nelle operazioni di separazione dei documenti ritenuti più complessi. Quando a lavoro ci si trova di fronte a un documento di difficile lettura, questo viene scansionato in un batch separato con impostazioni diverse e spesso a una risoluzione superiore; questa operazione si traduce in file di dimensioni inutilmente maggiori o in livelli elevati di distorsione dello sfondo. Se viene semplicemente lasciato nel flusso regolare dei documenti senza un’ottimizzazione dell’immagine, i controlli qualità tenderanno a rifiutarli, comportando di conseguenza la necessità di una nuova scansione o la necessità di effettuare un’indicizzazione o un’estrazione dei dati manuali. Tipicamente e sorprendentemente, per evitare questo inconveniente gli operatori addetti alle operazioni di scansione utilizzano una fotocopiatrice in modo tale da stampare nuovamente il documento impostando il contrasto su livelli elevati. Tutto ciò si traduce in un significativo sforzo manuale che rallenta le operazioni e aggiunge costi che potrebbero essere facilmente evitati.

Gli inutili sforzi post scansione incidono sulla redditività e sulla soddisfazione dei clienti

Nel caso di utilizzo dell’Optical Character Recognition (OCR), la qualità dell’immagine è fondamentale; documenti sfuocati o scansionati in maniera errata con macchie, immagini poco chiare o testo poco definito comportano un riconoscimento insufficiente che a sua volta pregiudica i risultati OCR. Perfino una lettura OCR con un solo punto percentuale inferiore si può tradurre in costi significativi associati a una gestione delle eccezioni non necessaria.

I documenti che non superano la verifica del controllo qualità e quelli non riconosciuti durante l’elaborazione OCR richiedono ulteriori operazioni di scansione, nonché l’immissione manuale dei campi indice, attività dispendiose sia in termini di tempo sia di costi. Il livello di elaborazione delle eccezioni ha inoltre un ulteriore impatto negativo sull’efficienza aziendale, poiché incide sui parametri di successo aziendale come i tempi di elaborazione delle richieste, un fattore che, negli ultimi tempi, si è rivelato determinante per i livelli di soddisfazione dei clienti.

Riduzione del tempo di preparazione dei documenti

La capacità di alimentare batch misti al momento della ricezione, senza rinunciare alla velocità, garantendo allo stesso tempo un output coerente e di alta qualità, rappresenta per le organizzazioni una notevole opportunità di incrementare i profitti. Ciò inoltre riduce drasticamente gli sprechi di tempo dovuti alla necessità di preordinare manualmente i documenti.

L’obiettivo del team Kodak Alaris Advanced Image Processing è di eliminare nel tempo completamente la preparazione dei documenti. Kodak Alaris ha alle spalle una lunga tradizione nel settore della scienza delle immagini specializzata nel garantire una qualità delle immagini senza precedenti per tutti i tipi di documenti. La tecnologia Perfect Page offre funzionalità avanzate per la valorizzazione delle immagini, anche per documenti più impegnativi e batch di documenti misti. Tutte le funzioni illustrate nel promemoria della presente guida rappresentano l’anima della tecnologia Perfect Page. Quando si prende in considerazione l’investimento in un nuovo scanner, è importante assicurarsi di valutare tutti i modi con cui le tecnologie appropriate possono agevolare la riduzione di tempi e costi dell’attività commerciale, nonché migliorare la precisione delle operazioni di scansione. Di seguito vengono forniti maggiori dettagli sulle modalità con le quali Perfect Page è in grado di ottimizzare le immagini per gran parte dei più comuni e impegnativi tipi di applicazioni di scansione.

 Kodak Alaris Perfect Page

Allineamento e ritaglio automatico: la corrispondenza in arrivo raramente viene ricevuta in pile perfettamente organizzate, soprattutto quando i documenti non hanno le stesse dimensioni. Per utilizzare le immagini per successive elaborazioni come il riconoscimento automatizzato del testo, la scrittura a mano o i segni di spunta, è necessario raddrizzarle (o allinearle). L’immagine deve essere allineata in maniera tale che i lati del documento risultino paralleli all’estremità dell’immagine di output. A seconda dell’applicazione di scansione, potrebbe essere eventualmente necessario un bordo nero. I documenti che presentano uno sfondo nero considerevole, come illustrato nella prima immagine in basso, incidono su ogni altro uso dell’immagine. È pertanto fondamentale ritagliare l’immagine in modo tale da acquisire solo l’area che rappresenta il documento.

Un’operazione di ritaglio effettuata in maniera errata può causare problemi con l’individuazione dei dati presenti sul modulo. Gran parte dei software continuano ancora a rilevare i dati usando come punti localizzatori gli angoli del documento piuttosto che i fiducial (punti di riferimento), i quali rappresentano un’alternativa molto più valida. Per i documenti più lunghi, il ritaglio deve basarsi su un’analisi a quattro angoli e non a due angoli in aggiunta al metodo della lunghezza, in modo tale da conseguire risultati superiori per le pagine che non risultano perfettamente rettangolari, come mostrato nella figura in basso.

Orientamento automatico: la capacità di alimentare i batch misti di documenti con orientamento sia orizzontale sia verticale nello scanner e ottenere una serie di immagini perfettamente orientata rappresenta un obiettivo notevole in termini di efficienza. Le aziende a volte necessitano di scansionare documenti con orientamento orizzontale per una velocità di elaborazione maggiore, oppure per ovviare determinati problemi che potrebbero compromettere l’alimentazione come bordi che si impigliano.

Spesso una rotazione fissa di 90 gradi dei documenti con orientamento orizzontale rappresenta un ottimo primo passo. Quando i documenti scivolando durante la fase di preparazione, lo scanner deve essere sufficientemente intelligente da effettuare immediatamente delle regolazioni dell’orientamento.

L’orientamento automatico deve essere basato sui contenuti, per rilevare e correggere l’orientamento dei documenti a prescindere dalle modalità di alimentazione. Per la scansione fronte-retro con orientamento orizzontale, si consiglia una combinazione delle opzioni rotazione predefinita e orientamento automatico. Inoltre, per le organizzazioni che operano a livello internazionale, questa funzione deve poter funzionare a prescindere dalla lingua utilizzata.

Luminosità automatica: non vi è alcuna necessità di utilizzare una fotocopiatrice per modificare la luminosità di un documento a basso contrasto. La tecnologia di scansione regola automaticamente l’ottimizzazione della luminosità dell’immagine, che funziona senza che si verifichi alcuna perdita di velocità o elaborazione sui documenti a colori o in scala di grigi. Aumentando al massimo la luminosità dei colori più brillanti e riducendo al minimo quella dei colori più scuri, sia la percezione della qualità dell’immagine sia la leggibilità dei documenti da parte dell’utente saranno notevolmente migliorati. Questa funzione rappresenta un vantaggio per l’archiviazione dei documenti.

Kodak Alaris Perfect Page Technology

Accentuazione: aumentando il contrasto dei bordi all’interno di un’immagine, l’accentuazione automatizzata fa sì che gli oggetti nell’immagine appaiano più definiti. Questa funzione migliora l’aspetto del documento per frequenze di lettura OCR ottimizzate.

Kodak Alaris Perfect Page

Uniformazione intelligente del colore di sfondo: i colori dello sfondo in un’immagine in scala di grigi possono risultare non uniformi. L’uniformazione dell’immagine riduce al minimo la variazione di colore, garantendo un’immagine “più pulita” e con un aspetto molto simile a un documento digitale originale. Inoltre, riduce le dimensioni delle immagini compresse. I documenti o i moduli che presentano elementi in primo piano (ad es. testo, linee, ecc.) da porre maggiormente in evidenza possono essere ottimizzati tramite la funzione intelligente del grassetto per elementi in piano.

Kodak Alaris Perfect Page Technology

Rimozione delle striature: la tecnologia di filtraggio delle striature risolve uno dei più comuni problemi di qualità dell’immagine, gestendo le linee verticali nere su un’immagine originale non allineata. Queste sono spesso causate dalla polvere che si accumula nel tempo al di sotto dello scanner. Per evitare questo tipo di problema, è importante pulire regolarmente lo scanner, sebbene la tecnologia di ottimizzazione delle immagini può ridurre o rimuovere questi difetti.

Kodak Alaris Perfect Page Technology

Riduzione delle distorsioni: un altro problema comune in caso di conversione dei documenti a colori in immagini in bianco e nero è la comparsa di piccoli (o più grandi) punti, detti comunemente “rumore”, dovuti alla polvere o alla scarsa qualità della carta, come quella riciclata. Per migliorare l’aspetto di un documento, gli algoritmi per la rimozione del rumore sono in grado di rimuovere i singoli punti (singoli pixel), gruppi di pixel (regola di maggioranza) o persino gruppi di pixel di dimensioni maggiori (rimozione del rumore dello sfondo).

Kodak Alaris Perfect Page Technology

Filtraggio di tutti i colori: l’utilizzo del filtraggio dei colori è una pratica standard durante l’elaborazione automatizzata dei moduli, per la quale è richiesta un’immagine bitonale per l’ottimizzazione delle frequenze di lettura OCR. Le aziende spesso utilizzano moduli con colori di dropout diversi combinati insieme. La tecnologia intelligente può identificare e rimuovere elettronicamente più colori dominanti o predefiniti per ridurre l’intervento manuale e garantire frequenze di lettura ottimali.

Kodak Alaris Perfect Page

Dual Stream: per la generazione di una scansione colorata è importante garantire le stesse tempistiche di una in bianco e nero. Un’immagine colorata è solitamente la scelta preferenziale a scopi di archiviazione e di ogni interazione tra utenti durante l’elaborazione. Per l’elaborazione automatizzata relativa all’indicizzazione o all’estrazione dei dati, è richiesta un’immagine bitonale (in bianco e nero) ottimizzata. La funzionalità Dual Stream crea entrambi i tipi di file durante il processo di scansione.

Segmentazione delle foto: i documenti che contengono sia testo sia immagini, come i moduli di richiesta passaporto o di pretese di assicurazione, devono essere trattati in maniera differente. Grazie alla capacità di distinguere le foto dalle aree di testo, la tecnologia è in grado di applicare diverse tecniche di elaborazione su ciascuna area e il ritaglio alle immagini colorate. Se viene richiesta un’immagine bitonale, è possibile servirsi della tecnologia del dithering automatico, la quale rende la foto simile a un’immagine nella scala dei grigi, mentre gli altri elementi come i codici a barre verranno esclusi dall’applicazione di questa tecnica, in modo tale da garantirne la riconoscibilità.

Kodak Alaris Perfect Page

Frequenze di lettura OCR e binarizzazione “iThreshholding”: la binarizzazione, ovvero la conversione di immagini a colori in immagini in bianco e nero, è un aspetto fondamentale di tutte le funzionalità di estrazione dei dati e, pertanto, è cruciale per l’elaborazione delle immagini. In un batch di documenti di qualità mista, i requisiti relativi a tale binarizzazione e all’ottimizzazione differiscono da un documento all’altro. La tecnologia intelligente analizza gli elementi in primo piano e sullo sfondo, valutandone la luminosità e il contrasto, quindi imposta i valori di soglia ottimali. In questo modo, la qualità complessiva dell’immagine e le dimensioni del file vengono ottimizzati, in particolar modo per i documenti ombreggiati/con mezzitoni che possono causare problemi con il riconoscimento dei caratteri.

Kodak Alaris Perfect Page Technology

Conclusione

L’elaborazione avanzata dell’immagine è in grado di semplificare le modalità di digitalizzazione accurata e distribuzione dei documenti e ai sistemi aziendali. La tecnologia Perfect Page offre diverse tecniche per migliorare la qualità dell’immagine senza la necessità di numerosi e macchinosi sforzi manuali durante la fase di preparazione dei documenti o anche nel successivo processo di scansione. Le funzionalità illustrate in questo articolo costituiscono solo una piccola parte di quelle offerte da Perfect Page disponibili all’interno della nostra gamma pluripremiata di scanner di documenti e software di scansione. I partner e i clienti considerano Perfect Page uno dei principali vantaggi degli scanner e dei software parte di Alaris IN2 Ecosystem. Quando si valuta una nuova soluzione di acquisizione dei documenti, è importante assicurarsi di dare a questi aspetti l’importanza che meritano per quanto concerne l’impatto sui costi totali di proprietà. Chiedere ai fornitori che si sta valutando di testare la qualità dell’immagine dei loro prodotti e valutare l’impatto sui propri processi di preparazione e post scansione dei documenti, nonché i costi associati.

La tecnologia Perfect Page consente di:

  • Ridurre la preparazione dei documenti a semplici attività come la rimozione delle graffette, senza che sia necessaria alcuna operazione di preordinamento.
  • Elaborare batch di documenti misti senza ordinarli in base a dimensioni, tipo o forma.
  • Incrementare significativamente i risultati OCR/ICR, nonché ridurre la gestione delle eccezioni a una frazione.

La tecnologia Perfect Page è parte integrante di Alaris IN2 Ecosystem e sostiene l’eccezionale qualità dell’immagine garantita da Kodak Alaris. Alaris IN2 Ecosystem è una potente combinazione di scanner, software, servizi e partnership di alta qualità, progettata per eliminare la complessità dall’acquisizione delle informazioni e consentire ai clienti di trasformare il caos di dati in informazioni critiche in grado di condurre al raggiungimento dell’efficienza.

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